Составляем сопроводительное письмо с hr-специалистом

Когда сопроводительное письмо очень желательно

Начало карьеры. Вас еще не знают как профессионала, и вы пока мало что можете предложить работодателю. В такой ситуации письмо может повысить шансы на трудоустройство. Пусть в резюме еще нет больших достижений или названий известных компаний — в сопроводительном письме можно обозначить интерес к конкретной профессиональной сфере, коротко рассказать об учебных достижениях, которые характеризуют вас в положительном ключе.

Молодые специалисты могут использовать сопроводительное письмо как дополнительный ресурс, чтобы убедить потенциального работодателя в осознанном выборе должности. Самый большой риск работы с выпускниками — кратковременное сотрудничество и опасения, что молодой специалист решит сменить направление деятельности

Сопроводительное письмо поможет привлечь внимание к вашей кандидатуре, выглядеть убедительнее в глазах работодателя и, соответственно, минимизировать риск отказа.Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме»

Смена профессии. Сопроводительное письмо будет полезно, если вы решили сменить сферу деятельности. Эта ситуация похожа на начало карьеры, но с той разницей, что вы не совсем «чистый лист», ваш опыт по прежней профессии может быть чем-то полезен и на новой стезе. Главное — правильно его преподнести. Резюме расскажет о прежней карьере, а в письме вы как раз сможете пояснить значение этого опыта для новой сферы деятельности. Например, внимательность и аккуратность при работе с документами, умение быстро переключаться между несколькими задачами, сильные коммуникативные навыки ценятся независимо от профессиональной области.

Более высокая позиция. Если вы отправляете резюме на более высокую должность, чем занимаете сейчас, сопроводительный текст будет очень важен. Стоит рассказать о том, как бы вы могли расширить свою сферу ответственности, какой управленческий опыт у вас уже есть и какие задачи на прежней работе можно оценивать с точки зрения вашего потенциала как руководителя. Здесь цель сопроводительного письма — убедить возможного работодателя в том, что у вас есть все необходимые качества для перехода на новую ступень.

Неполное соответствие требованиям вакансии. Вам очень нравится вакансия, вы чувствуете, что функционал вам по плечу, но формально соответствуете не всем требованиям, перечисленным в вакансии. Подчеркнем: речь не о случае, когда у вас совсем нет релевантного опыта (такие отклики работодатели сразу отвергают). А о ситуации, когда вы лишь частично не соответствуете описанному в вакансии портрету идеального кандидата. Тогда шанс есть, потому что иногда у работодателей бывают завышенные требования. Через месяц-другой безуспешных поисков работодатель понимает, что кандидатов с таким набором опыта и навыков нет, и снижает планку ожиданий.

Кратко перечислите в сопроводительном письме, какой ваш опыт идеально подходит под эту вакансию, а каких навыков вам не хватает, и почему вы считаете, что это восполнимо (например, это навык, которому вы готовы научиться за пару месяцев).

Творческие профессии. Для соискателей творческих профессий свободный рассказ о себе и портфолио бывает даже важнее резюме. «Письмо позволяет выйти за рамки принятого формата составления резюме, продемонстрировать собственный стиль и креативность», — объясняет Полина Брежнева, эксперт сервиса «Готовое резюме».

Если вакансия предполагает работу с текстами (журналист, PR-менеджер, копирайтер), сопроводительное письмо — хорошая возможность показать свои способности.

Иногда работодатели прямо указывают, что ждут информацию о кандидате в свободной форме. Например, Артемий Лебедев

Топовая позиция. По словам Полины Брежневой, эксперта сервиса «Готовое резюме», отклик на вакансию из категории высшего менеджмента традиционно предполагает наличие сопроводительного письма, это нечто само собой разумеющееся. Управленец должен уметь презентовать себя.
«Иногда соискатели на топовые должности пишут слишком развернутые письма, — говорит Полина. — Но на самом деле хорошее письмо руководителя должно содержать только конструктивную информацию: перечислять проекты, которые он осуществил, и давать в цифрах как можно больше показателей, чего в этих проектах удалось достигнуть».

Сопроводительное письмо писать нужно. Вот 5 основных причин, почему:

1) Не все можно рассказать в резюме. Например, как вы с помощью резюме покажете, что хотите получить именно эту работу, и как объясните, почему? Никак. В резюме этой информации нет. Зато она может быть в сопроводительном письме (если вы об этом напишете).

2) В сопроводительном письме вы выступаете не только как соискатель, но и как человек. Вы можете рассказать о своих ценностях, мотивации, интересах – работодателю это тоже интересно; для многих профессий, например, связанных с общением, личные качества и черты характера не менее важны, чем навыки и опыт.

3) Сопроводительное письмо не имеет таких строгих формальных требований, как резюме. В резюме нужно соблюсти структуру, стиль; за рамки формальных требований выступать рискованно – резюме, не соответствующее привычной форме, имеет много шансов отправиться в корзину. Сопроводительное письмо – тоже документ официальный, но у него нет строгой структуры, и стиль допустим менее официальный, более «человечный».

4) Сопроводительное письмо представляет собой мини-презентацию. Его нужно написать коротко, убедительно, информативно. Текст должен быть грамотным, логичным, структурированным. Напишете хорошее сопроводительное письмо – покажете работодателю, что умеете работать с информацией, выделять главное, рассуждать логически, презентовать себя. Для профессий в продажах, в организаторской деятельности, аналитике – в любой профессии, где речь идет о работе с информацией и общением с людьми – перечисленные качества и навыки имеют ключевое значение. Значит, сопроводительное письмо – еще одна возможность показать, что у вас эти умения есть. Зачем же упускать эту возможность?

5) Сопроводительное письмо – это хороший способ выделиться среди других соискателей, сделать так, чтобы вас запомнили

Зачастую на одну позицию работодатель получает десятки похожих резюме – у кого-то опыта и навыков чуть больше, у кого-то чуть меньше, но в целом соискатели примерно на равных – и в этом потоке желающих получить работу важно выглядеть иначе, чтобы вас запомнили и именно вас пригласили на собеседование

Очевидная структура

Сопроводительное письмо – это деловой документ, следовательно, он подчиняется основным требованиям к бизнес-переписке. Опыт многих лет практики выработал содержание, являющееся оптимальным для этого вида информации.

Приветствие. Безличные документы всегда проигрывают персонализированным. Если неизвестно имя человека, к которому нужно обратиться, используйте обращение к сотрудникам конкретного подразделения. В начале поставьте универсальное «Уважаемый..», в английском варианте «Dear..». Вполне приемлемы приветствия «Добрый день, (имя)», «Здравствуйте, (имя или должность)». Остерегайтесь неформальных обращений.

Основная часть. В ней должны содержаться короткие ответы на три вопроса, приведенные выше

Эффективна будет следующая информация:
указать, откуда вам стало известно о вакансии (не обязательно, если вы пишете через портал рекрутинга);
упомянуть должность, на которую рассчитывает соискатель;
объяснить, почему она привлекательна для вас (новые задачи, самореализация, интересный конечный продукт, и т.п.), не рекомендуется тут акцентировать внимание на ваших амбициях;
приведите ваш опыт, не значащийся в резюме, но перспективный для именно этой вакансии;
информативные дополнения к резюме: можно объяснить, например, перерыв в стаже, доказать достаточность опыта, нивелировать какой-либо негативный момент в резюме;

Заключительная фраза. Обязательно поблагодарите за уделенное внимание при прочтении вашего послания и выразите готовность встретиться для предметной беседы, собеседования, ответов на детальные вопросы.

Прощание

Ваше письмо читает живой человек, и, завершая его, необходимо корректно попрощаться. Вполне актуально нейтральное: «С уважением…» или английское «Best regards».

Контактные данные. Не лишним будет продублировать их: это единственный пункт, когда уместно полное копирование информации из резюме.

Каждый пункт не должен превышать 1-3 предложений и начинаться с отдельного абзаца.

Что представляет собой сопроводительное письмо

Письменное сопровождение резюме, или отклик на вакансию – это дополнительная информация, предоставляемая потенциальным соискателем в придачу к официальным данным об образовании и опыте работы, содержащихся в резюме. Часто эта информация попадает на глаза работодателю до того, как он рассматривает резюме.

Претенденты на работу, не привыкшие к подобной практике, часто упускают этот момент из своего внимания или сознательно предпочитают не тратить на него время, ведь основные данные уже приведены в резюме. Иногда такой подход может стоить кандидату потенциальной должности.

Более четверти менеджеров по кадрам по результатам опроса признались, что не стали знакомиться с резюме кандидата из-за неудачного сопроводительного текста, а также многие НR-специалисты взяли за правило вообще не рассматривать резюме, если сопроводительная информация отсутствует.

ВАЖНО! Соискателю стоит подавать такое сопроводительное письмо, даже если в описании вакансии не содержалось такого требования: такой текст считается в серьезных фирмах самим собой разумеющимся

Как написать сопроводительное письмо для конкретной вакансии: пример

Вакансия «Продавец-консультант». Полный текст объявления – на рисунке.

Плюсы этого текста:

Информативное вступление, из которого ясно, от кого пришло резюме и на какую вакансию. Прятать факт отсутствия работы не имеет смысла. Особенно в данном случае: в объявлении указано, что работодатель готов рассматривать кандидатов без опыта. Но даже если такой ремарки нет, в сопроводительном письме лучше сразу указать, что вы – молодой специалист. При этом можно сразу, в следующем предложении, уравновесить этот «недостаток» чем-нибудь существенным. Например, можно упомянуть вуз, если он известный и престижный, и специальность, если она соответствует вакансии. Можно упомянуть об имеющемся опыте, даже непродолжительном. Если работодатель готов взять на работу специалиста без опыта, возможно, он даст вам шанс. Если же работодатель ищет специалиста с опытом, и сразу не поймет, что вы не соответствуете требованиям – скорее разочаруется, когда разберется, и до собеседования дело вряд ли дойдет.
В идеале сопроводительное письмо должно быть адресным – когда вы его отправляете конкретному человеку (это может быть HR-менеджер, руководитель подразделения, руководитель компании, секретарь директора, могут быть другие варианты). Зная адресата, упоминайте его имя в обращении: «Добрый день, уважаемый Сергей Владимирович!». Если адресат вам неизвестен, можно обратиться к менеджеру по персоналу – если в объявлении есть признаки, что поиском специалиста занимается HR-менеджер. Самая общая формулировка – «Уважаемый представитель компании !». Обращение должно быть, ведь так или иначе письмо будет читать конкретный человек.
В тексте упоминается рекомендатель – человек, который может подтвердить факт сотрудничества с соискателем и поделиться впечатлениями. Эта информация повышает степень доверия к соискателю, помогает выглядеть серьезнее, солиднее

Если у вас нет опыта работы вообще – даже в рамках преддипломной практики или стажировок – в роли рекомендателя могут выступить ваши преподаватели, руководители практики, научный руководитель.
Автор описывает непродолжительный опыт, причем делает это так, что значимость этого опыта кажется большой – поскольку молодой специалист не выполнял работу механически, а использовал приобретенные в вузе знания для повышения эффективности своей работы (на, казалось бы, такой «несерьезной» должности, как промоутер).
В письме упоминается достижение – то, что соискатель внес дельное предложение, которое было принято в работу
Порой опытные соискатели упускают этот момент – важность упоминания в сопроводительном письме и резюме достижений – поэтому, если вы найдете, чем похвастаться, возможно, окажетесь достойным конкурентом более опытных специалистов.
Важно, что соискатель подчеркивает готовность работать на данной должности какое-то время (не акцентирует внимание на карьерных перспективах), причем соискатель готов освоить наиболее трудоемкий участок работы, который не у всех вызывает энтузиазм – обслуживание на кассе. Работодатель может понять из этого текста, что специалист не попытается через пару месяцев пойти на повышение; напротив, он намерен получить результат именно на этой позиции.
Соискатель демонстрирует, что он понимает, где хочет получить работу – создается впечатление, что за деятельностью компании (именно в той сфере, которая его интересует) кандидат следит продолжительное время, знает о достижениях компании (работодателю такая осведомленность всегда приятна).
В последних предложениях автор подчеркивает, что в качестве цели рассматривает возможность работать как часть коллектива, принимать активное участие в достижении общих целей
Обратите внимание, что соискатель упоминает нацеленность на результат – это качество работодатель отметил как желаемое в объявлении о вакансии

Один из наименее удачных маневров, которые может сделать кандидат в последних предложениях – это подчеркнуть, как важна для него работа, поскольку он преследует свои личные цели (достойный заработок, стабильная зарплата, карьерный рост и пр.). Никто не отрицает наличия личных целей, но в сопроводительном резюме лучше сместить акцент на вклад, который вы можете сделать в общее дело.
В последнем предложении автор подчеркивает, что готов прийти на собеседование. Пусть этот прием стандартный, но он работающий – вы ненавязчиво подталкиваете работодателя к встрече с вами.
Письмо обязательно нужно завершить подписью. Не будет лишним написать в этом блоке контактный телефон – на случай, если работодатель тут же захочет позвонить и задать вопросы или пригласить на собеседование.

Что писать в сопроводительном письме на вакансию

Деловая записка, которую вы прикрепите к резюме, должна иметь чёткую логическую структуру. Оперируйте фактами, а не абстрактными понятиями и личными желаниями.

Лаконичное вступление

В дружелюбном доверительном стиле расскажите, почему вас заинтересовала конкретная должность. Аргументированно объясните ваши мотивы и продемонстрируйте искреннюю заинтересованность в обоюдовыгодном сотрудничестве. Вступительная часть должна побудить потенциального работодателя прочитать документ до конца и непременно изучить ваше резюме уже сейчас, без промедления.

Компетентность, опыт и квалификация

Цель этого информационного блока – привлечь внимание работодателя к конкретным аспектам вашего профессионального опыта, которые можно успешно использовать на благо компании без необходимости посещения курсов переквалификации. Излишек информации заставит нанимателя анализировать большой объём фактов, что может вызвать нежелание читать ваше послание дальше и вынудить адресата отказаться от изучения резюме

Результат очевиден: вакантное место в компании предложат другому соискателю

Излишек информации заставит нанимателя анализировать большой объём фактов, что может вызвать нежелание читать ваше послание дальше и вынудить адресата отказаться от изучения резюме. Результат очевиден: вакантное место в компании предложат другому соискателю.

Постарайтесь сформулировать ваши профессиональные умения и навыки так, чтобы они соответствовали требованиям к данной вакансии. Без лишнего пафоса приведите несколько реальных фактов, которые помогли вам стать высококвалифицированным и компетентным специалистом в конкретной нише профессиональной деятельности.

Почему вы

Проявите интерес и энтузиазм к следующим аспектам деятельности фирмы:

  • успехи коммерческой деятельности организации;
  • знание и понимание потребностей представителей целевой аудитории;
  • миссия и концепции развития компании;
  • участие персонала в общественной жизни социума;
  • польза, которую приносят компетентность и профессионализм сотрудников.

Получить детальную информацию о работе организации вы сможете на официальном сайте и общественных мероприятиях, в торговых точках, а также при посещении главного офиса либо регионального филиала компании. К тому же в этом вам обязательно поможет «сарафанное радио». Друзья, родственники, коллеги, а также обычные потребители услуг и товаров непременно поделятся мнением о работе конкретной организации. При этом получить информацию о вашем работодателе вы без труда сможете на одном их тематических форумов в интернете.

Заключение

Резюмируя вышеперечисленное, продемонстрируйте готовность встретиться с работодателем лично и информативно ответить на все его вопросы. Напишите, что будете ждать его ответ на ваше предложение, а также сообщите, что сможете перезвонить ему в любое удобное время.

Такая инициатива позволит напрямую связаться с компетентным специалистом и выяснить все детали, а также алгоритм дальнейших переговоров.

Проанализируйте, насколько ваше деловое сообщение соответствует основным рекомендациям экспертов современного рынка труда.

  1. Краткость, информативность, ненавязчивость и лаконичность.
  2. Отсутствие плагиата, а также стилистических и грамматических ошибок.
  3. Наличие информации, которая удостоверяет ваши знания о структуре организации и особенностях коммерческой деятельности фирмы.
  4. Присутствие УТП, которое демонстрирует энтузиазм и заинтересованность в обоюдовыгодном сотрудничестве.
  5. Текст занимает не более 1–1,5 страницы формата А4.
  6. Наличие в документ правдивой информации о том, что вы готовы сделать для компании.

Грубые ошибки при составлении сопроводительного письма

Перед отправкой послания с резюме специалист должен поставить себя на место проверяющего и взглянуть на текст с его позиции. Если письмо смогло заинтересовать, значит оно составлено грамотно. Лишней информации в бумаге быть не должно. Ее наличие утомляет читателя. Вычурные фразы могут вызвать неловкость и смятение у читающего. Такая записка отпугнет потенциального работодателя. Текст бумаги лучше переписать.

Если человек направляет резюме сразу в несколько организаций, лучше выполнять действие поочередно. Текст записок должен различаться. Письмо, получившее отклик, нужно отложить. Его текст требуется использовать для дальнейшего устройства на работу.

Не стоит употреблять шаблонные «мертвые» фразы в сопроводительном письме. Это утомит работодателя и отобьет желание рассматривать ваше резюме.

Не нужно упоминать о желании перейти на новую ступень в карьерной лестнице. Это отпугнет специалиста, занимающегося пополнением кадрового состава. Сотруднику организации нужно закрыть пустующую позицию, а не пригласить в организацию нового топ-менеджера. Информацию о том, что в учреждении потенциального работника привлекает карьерный рост, лучше убрать из текста записки.

Не следует пытаться объяснить что-то в сопроводительном письме. Например, если трудовой стаж претендента прервался более, чем на полгода, о факте лучше умолчать. Вдаваться в подробности можно на собеседовании, если специалист отдела кадров задаст подобный вопрос.

В сопроводительном послании информация должна быть лаконичной и четкой. Работодатели устали от банальных формулировок. Однако проявлять креатив тоже не стоит. Лучше отказаться от указания положительных качеств, если человек не может выполнить действие грамотно.

Основные ошибки при составлении

Неправильно составленный текст может не только снизить общее впечатление от кандидатуры соискателя, но и вообще лишить его шансов на трудоустройство.

Фразы «по стандарту» снизят до нуля ценность и информационную наполненность. Они же могут дать понять кадровику, что письмо просто копируется для направления по различным вакансиям, следовательно, индивидуальный интерес к конкретной должности не настолько сильно проявляется.

Не нужно излагать иными словами сведения, изложенные в резюме соискателя. Специалист по набору персонала ценит свое время и тратить его на повторное изучение информации не намерен. Исключение здесь можно сделать лишь для контактной информации. Ее лучше повторить.

Такой стиль в деловой переписке недопустим. Юмор, не соответствующий культуре конкретной организации, также не создаст благоприятных впечатлений. Неформальное обращение, использование жаргона, не установленных правилами знаков препинания, смайлов — табу.

Слова общего характера. Не применяйте слов и выражений общего характера, которые не несут четкой мысли. Так, вместо «Опытный работник» используйте фразу «Я занят в сфере деятельности более 10 лет».

Ошибки орфографические и пунктуационные недопустимы для сотрудника, претендующего на вакансию. Неграмотно оформленное письмо сразу оттолкнет возможного работодателя.

Таким образом, пример успешного сопроводительного письма — это документ с такими признаками, как:

  • четкая строгая структура;
  • краткость и при этом содержательность;
  • оформление в деловом стиле;
  • отсутствие языковых ошибок различных видов.

Что указать

Вне зависимости, пишите вы короткое или полное письмо, сопровождающее резюме, важно правильно его начать. Если вы знаете, кто именно будет рассматривать эти документы, то лучше вставить личное обращение:

  • «Уважаемая Ангелина Викторовна!»
  • «Здравствуйте, Валерий Петрович!»

Если же вам неизвестно, кто именно будет его читать, то начало составить лучше так:

  • «Уважаемые господа!»
  • «Здравствуйте!»
  • «Добрый день!»

При выборе полного варианта укажите, как вы узнали о должности. Также следует написать, что она вас заинтересовала.

Укажите свои профессиональные достижения, но не стоит расписывать весь опыт работы. Не дублируйте резюме.

Важно также правильно его закончить. Посмотрев, как писать этот документ, вы увидите, что завершать его лучше словами:

«Благодарю за внимание. Спасибо за время, выделенное на прочтение резюме

Спасибо за время, выделенное на прочтение резюме.

При возникновении вопросов, мне можно позвонить по номеру (495)1111111″

Не забудьте добавить:

Какими словами писать сопроводительное письмо?

Очень важно в сопроводительном письме использовать именно те ключевые слова, которые хотел бы увидеть в кандидате потенциальный рекламодатель.  Используемые Вами ключевые слова, должны совпадать с требованиями к кандидату из описания вакансии. Другими словами, требуется говорить с ним на его языке, чтобы на собеседование пригласили именно Вас

Три главные категории ключевых слов:

1. Навыки

Самое главное, продемонстрировать рекрутеру в сопроводительном письме, что Вы обладаете именно всеми необходимыми навыками, которые они хотят видеть в кандидате на эту должность.

Слова говорящие о навыках: анализировал, планировал, разрабатывал, создавал, обучал и так далее. На английском: analyzed, planned, designed, created, taught and trained.

«Работая в компании А, я анализировал результаты моих младших коллег и следил за выполнением квартального плана. Будучи самым опытным сотрудником департамента В, мне было доверено обучать все новых сотрудников компании, а также разрабатывать новые методики и процессы».

2. Ориентация на результат

Все работодатели хотят найти сотрудника, который будет обеспечивать положительные результаты и принесет пользу организации

Именно поэтому критически важно связать ваше умение достигать результаты с содержанием сопроводительного письма. Лучше всего использовать цифры, которые смогут продемонстрировать ваш вклад и влияние на процессы/задачи

Слова с ориентацией на результат: увеличил, сократил/понизил (расходы),  улучшил, внедрил, произвел и так далее. На английском: increased, reduced, upgraded, implemented, generated and produced.

«Работая руководителем проектов, я смог увеличить годовой оборот компании на 20%. В то же время, благодаря моим рекомендациям по улучшению процесса А и внедрению продукта В, мне удалось понизить квартальные расходы на 43%».

3. Достижения и заслуги

Будущий работодатель с гораздо большей вероятностью поверит в то, что Вы станете успешным сотрудником, если будет знать, что на предыдущих местах работы Вас оценивали соответствующим образом.  Самый лучший способ — подобрать правильные слова, которые продемонстрируют ваши признания и достижения.

Ideally, recognition phrases will include the type of individual who noted your achievement and the basis for your recognition.

Слова, демонстрирующие наличие достижений и заслуг: награжден, повышен, был выбран, получил премию, оценен, зачислен. На английском:  awarded, promoted, selected, received a bonus for, recognized, chosen and credited.

«Я был признан лучшим сотрудником года, увеличив свои собственные результаты/ результаты команды в 2 раза.»

«За разработку плана по оптимизации расходов, я был награжден/повышен президентом компании до старшего сотрудника.»

«Я неоднократно получал квартальную премию в повышенном размере за досрочное выполнение своих проектов.»

«Мне было доверено регулярное представление компании А, на всех профессиональных семинарах и конференциях. В связи с качественным выполнением данной задачи я был неоднократно награжден своим непосредственным руководителем».

Поделитесь в социальных сетях:vKontakteFacebookTwitter
Напишите комментарий