Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Как заполнить книгу: образец

В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились. Она едина и содержит 13 граф:

1. Номер записи в хронологическом порядке по возрастанию.
2. Дата приема – отдельно указываются число, месяц и год (т.е. всего 3 графы).
3. ФИО сотрудника, книжку которого переместили (или внесли в нее запись).
4. Реквизит документа: серия, номер книжки (а также вкладыша при наличии).
5. Должность сотрудника, на которого ведется документ.
6. Наименование организации и отдела (при наличии).
7. Дата и номер внутреннего приказа (или другого документа) работодателя, на основании которого произведено изменение (запись, перемещение).
8. Расписка сотрудника, который уполномочен принимать её, вносить записи и т.п. (как правило, сотрудник отдела кадров и/или бухгалтер).
9. Сумма в рублях, которая получена за заполнение (поле остается пустым в большинстве случаев, т.к. подобные действия не предполагают дополнительной оплаты).
10. Дата выдачи (если работник увольняется).
11. Личная подпись сотрудника, которому она была выдана (допускается также подпись других лиц, если сотрудник по объективным, документально подтвержденным причинам не мог принять документ лично).

Титульный лист

Титульный лист также унифицирован и содержит следующие поля:

1. В верхнем поле нужно вписать полное официальное название организации, без сокращений. Например, Общество с ограниченной ответственностью «Елизария» или Индивидуальный предприниматель Светлов Владимир Игоревич. 
2. Номер тома (если до этого журнала были 5 аналогичных, соответственно, это 6 том).
3. Даты начала и окончания ведения.
4. Общее количество внесенных записей.
5. Срок хранения – он составляет 75 лет. Соответствующая дата вписывается в поле: например, до 1 сентября 2092 года.

Последняя страница

Форма последней страницы также унифицирована:

1. Руководитель ставит свою подпись с расшифровкой, прописывает должность и дату подписи по итогу заполнения журнала.
2. На этой же странице прописывается уникальный номер пломбы, наклеенной справа в вертикальном положении.

Форма книги

Форма реестра учёта имеет стандартный вид, который соответствует утверждённому Правительством РФ. Если на предприятии прежде записи осуществлялись в книгу, не соответствующей требованиям, то она должна быть закрыта. Существует прописанная процедура прекращения ведения записей в таком реестре.

Заключается она во внесении итоговой записи, в которой указывается причина закрытия, количество внесённых в реестр записей и зарегистрированных ТК и вкладышей с указанием даты закрытия и подписью уполномоченного лица. В последующем журнал передаётся в архив, где продолжает храниться. Пользоваться реестром разрешено, но запрещено вносить и корректировать какие-либо записи.

Форма действующего в настоящее время журнала учета была утверждена соответствующим Постановлением Мин. труда и Соц. развития № 69 от 10.10.2003 г. До этого действовал образец 1974 года. До сих пор нет никаких препятствий в использовании старого образца, хотя постановление вступило в силу. Допустимо продолжать ведение регистрации в книге старого образца до её окончания.

Регистрация трудовых книжек, а также вкладышей, ведётся в одном журнале до его окончания, а не до истечения календарного года.

При переходе к новому журналу установленного образца записи осуществляются под порядковым номером, следующим за тем, которым закончилась предыдущая книга.

В журнале установленной формы содержатся дополнительные справочные материалы в помощь сотруднику, осуществляющему ведение реестра. Это правила, постановления Правительства РФ, приложения, примеры заполнения бланков, формуляров, отчётов, заявок и актов, а также подробная инструкция по внесению записей в журнал.

Что делать, если раньше книга не велась

В жизни может случиться, что человек устроившись на работу специалистом по кадрам, обнаружит отсутствие книги. В такой ситуации ему нужно срочно составить докладную записку. Она должна содержать описание конкретной упущенной информации и виновника нарушения. Начинать восстанавливать информацию лучше сразу. Когда невозможно полностью ликвидировать проблему, в докладной записке следует подробно изложить суть. А конкретно: какие данные не подлежат восстановлению, и по какой причине. При проверке подобные действия помогут избежать штрафов.

В некоторых случаях людям временно необходимо забрать трудовую книжку у работодателя. К примеру, для оформления каких то документов. Раньше закон запрещал это делать. Но начиная с 2015 года подобные действия стали возможны. Ответственный сотрудник в таком случае должен сделать отметку в колонке 12 о временной выдаче документа. Когда работник вернет его, потребуется сделать новую запись, свидетельствующую о возобновлении хранения книжки.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Исправление записей

Если учитывать тот факт, что записи в книгу учета заносятся от руки, то кадровик может допустить ошибку, которая непременно должна быть исправлена. Однако нет конкретных правил о том, как именно должны исправляться такие записи. Поэтому одним из вариантов по исправлению ошибок в рукописных документах и формах регистрации является зачеркивание одной чертой. При этом написанное закрепляется пометкой об исправлении и подписью сотрудника кадровой службы, который внес изменения в документ. Единственный минус данного метода – это отсутствие места для пояснения и подписи.

В связи с наличием такой проблемы, можно применить один из способов исправления ошибок в трудовой книжке, а именно под неверной записью делается пометка о том, что она недействительна, и ниже вносятся новые данные. Никакие зачеркивания не потребуются.

Опломбирование

«Правилами…» предписывается, что приходно-расходная книга подлежит скреплению сургучной печатью или пломбой.

Для простановки печатей из сургуча компания должна располагать специальными материалами. Это особая печать, обычно латунная, сам сургуч и оборудование для его плавления.

Кроме этого, есть другие отрицательные моменты: печать выходит достаточно толстой, создавая неудобства при заполнении страниц; она может просто рассыпаться от времени.

Проще всего использовать пленочное устройство для опломбировки журналов, соответствующее ГОСТ 31282-2004. В такое устройство вставляется специальная пленка с индикаторной защитой и нанесенным уникальным номером. К номеру при желании заказчика можно добавить сведения об организации.

Индикаторная защита срабатывает при попытке отклеить нанесенную пломбу. Восстановить ее невозможно. Это может быть специальный узор, который остается на бумаге, или надпись «вскрыто».

Таким образом реализуется установленное «Правилами…» требование о защите книги от несанкционированного вскрытия.

В качестве пломбы для этого вида документации нельзя использовать полоски бумаги, как принято для обычных журналов

Этот способ не предоставляет определенного законом уровня защиты, на что обязательно обратят внимание проверяющие органы

Заверяющая подпись

На последней странице книги, рядом с пломбой, указываются:

• количество страниц в прошивке (оно совпадает с номером последней страницы);
• должность, ФИО и подпись руководителя (эту документацию заверяет только первый руководитель организации);
• дата заверения;
• номер пломбы;
• ставится печать.

Печать должна быть поставлена так, чтобы оттиск накрыл подпись, концы прошивочной нити (ленты) и пломбу.

Замена книги учёта движения трудовых книжек

Законодательство не предусматривает определённого алгоритма замены журнала, в котором учитывались трудовые.

Однако пользование этими документами происходит на протяжении 10 лет, что допускает их замену. Естественно, что на многих предприятиях за этот период журналы заканчивались. В обиходе сложились правила, которые распространяются повсеместно и принимают форму установленных норм.

В первом случае, по окончании Книги учёта, заводится новый экземпляр. Последняя заполненная страница завершается записью, что журнал окончен. Он сдаётся в архив, а на новом бланке оформляется новый журнал. То есть вновь образованная Книга учёта оформляется в качестве самостоятельного документа, с новым перечнем порядковых номеров. Она утрачивает логическую и правовую связь с предшествующим журналом.

Во втором случае, последняя страница в журнале не знаменует завершения Книги учёта, а продолжает её на следующем бланке, который оформлен надлежащим образом, но учитывается в качестве единой книги, то есть продолжения первой.

Здесь могут повторяться регистрационные номера книги, а также могут использоваться те же идентификаторы при её опломбировании. Этот экземпляр нумеруется по принципу продолжения порядковых номеров. То есть последний номер в старой Книге является предшествующим для первого (следующего по порядку) номера в новом экземпляре.

Оба правила правомерны и могут использоваться с равным успехом. Самое главное – надлежащее оформление, которое требуется по нормативам.

Инструкция по заполнению при приеме на работу

• титульный лист;
• основную часть, где и делаются записи.

Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5)

Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций

Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

ВАЖНО!

Если впоследствии работник перейдет на другую позицию, вносить изменения в книгу учета не нужно!

Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

Регистрационная форма трудовой книжки

Учет документации осуществляется благодаря регистрации в определенной форме. Регистрация представляет собой занесение записи учетных данных о документе строго по установленному образцу, где должны быть указаны факты о создании трудовой книжки, ее отправлении или же получении. Регистрации подвергается вся документация, которая связана с исполнением, учетом и использованием в справочных целях. При регистрации документа происходит включение его в информационно-поисковую систему фирмы по присвоенному ему регистрационному номеру.

Понятие о регистрации документов, значение этой процедуры с юридической стороны и значимость процесса в делопроизводстве показывают, что кадровой службе любой организации приходится работать с большим числом регистрационных журналов и книг, которые в большинстве случаев не имеют строгой формы. Исключением является журнал, регистрирующий трудовые книжки. Приходно-расходная книга, предусмотренная в бухгалтерии, содержит информацию о вкладышах и бланках книжки, тогда как в книге учета движения хранятся данные о заполненных бланках книжек и их вкладышей. Вся эта работа ведется людьми из кадровой службы или теми, кто является ответственным за кадровое делопроизводство.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.

Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером. Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю

Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки

Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX. То есть если, к примеру, книжка была оформлена 30.03.2018, то нужно указать 30.03.2018

Никакие «30 марта» или «30.03.18» не допускаются (п. 1.1 инструкции № 69).

В следующую, графу 5 сотрудник отдела кадров должен внести Ф. И. О. работника полностью, а не только фамилию с инициалами.

Графа 6 предназначена для фиксации серии и номера вносимого документа (книжки или вкладыша к ней).

Далее в графе 7 необходимо отразить сведения о должности лица, являющегося хозяином трудовой книжки. При этом вносимая информация должна дословно повторять наименование его должности согласно штатному расписанию.

Структурное подразделение (отдел, департамент и др.), где трудится принятый работник, вносится в графу 8.

Графа 9 предназначена для отражения реквизитов документа, который закрепил поступление работника в штат фирмы (приказ о приеме).

В графе 10 ставит свою подпись сотрудник кадрового подразделения, который ведет учет движения книжек и получил книжку от конкретного физлица.

Если же работодатель оформил и выдал книжку работнику, не имеющему трудового стажа, то он должен заполнить графу 11, где прописать сумму, полученную от такого работника за оформление книжки. Аналогичная ситуация возникает при выдаче вкладышей к книжке.

Указанные выше записи ответственное лицо делает при каждом поступлении нового специалиста на работу.

Если же работник решил уволиться, то заполняются графы 12 и 13 книги учета трудовых книжек. В графе 12 кадровая служба прописывает дату, когда книжка была возвращена уволившемуся, а в 13 при получении расписывается непосредственно сам этот работник.

О том, что при увольнении нужно писать в трудовой книжке, см. в статье «Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Порядок исправления ошибок

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах.

Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

• Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка «исправленному верить» или «исправлено в колонке №…». При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.
• Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – «запись недействительна» и тут же вносится верная запись.

Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет.

Правила заполнения с фиксацией данных

• поступление нового бланка фиксируется накладной, товарным чеком, любым расходным документом;
• выбытие из баланса предприятия трудовой подтверждается заявлением об увольнении работника, актом на порчу документа;
• оформленные бумаги другими организациями поступают на основании приказов об утверждении сотрудника на должности и передачи на хранение в отдел кадров или подразделение, ответственное за подобные действия.

Журнал оформляют с указанием:

• номеров и серий трудовых;
• даты поступления документа и выбытия из учетной книги;
• имен лиц, которым выписан новый документ, или владельцев уже заполненных бланков.

Утверждены нововведения для предприятий, обязывающих ведение журналов на двух носителях электронном и бумажном.

Четко обозначено предназначение каждой графы на страницах книги:

• в 1 ставят номера сданных сотрудниками трудовых;
• с 2 по 4 записывают даты поступления на работу гражданина и принятия на оформление трудовой;
• 5 нужна для заполнения ФИО работника;
• в 6 строчке фиксируют серию, номер документа;
• 7 ячейка предназначена для специальности и профессии служащего;
• в 8 отделении указывают наименование учреждения, там выполняют оформление;
• 9 требуется для записей приказов, они являются основанием для выполнения обязанностей сотрудником на рабочем месте;
• в 10 разделе ставит подпись кадровик, который принял на хранение документ;
• 11 служит для денежных поступлений относительно новых трудовых книжек или вкладышей, если этого не было ставят прочерк;
• 12 и 13 графы предназначены для уволенных из компании рабочих (в одной пишут дату выдачи документа, в другой сотрудник ставит подпись о его получении).

Когда уволенный не приходит за получением трудовой книжки, его уведомляют о подобной необходимости, последние разделы в регистрационном журнале используют, чтобы зафиксировать существование подобных сообщений.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец заполнения журнала учета
• Форма журнала учета трудовых книжек

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы. При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку

Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Порядок исправления записей

Журнал учета книжек не должен содержать помарки либо неточности. При допущении ошибок их требуется исправлять следующим образом:

• Зачеркивается неверная информация одной тонкой линией. Делается это для того, чтобы с легкостью можно было прочесть, что там написано.
• На следующей строке указываются правильные данные. Если в книге присутствует строка примечание, допускается внести в нее правильную информацию с обозначением необходимого столбца.

Так как все записи вносятся в книгу от руки, возможно допущение ошибок. Поэтому исправлять их следует правильно. Рядом с правильной информацией обязательно следует написать фразу: “исправленному верить”. Также следует обозначить дату исправления и поставить подпись лица вносившего исправления.

Особенности реестра

Важность учетной книги, предоставляющей полный перечень трудящихся, прошедших через компанию за все время её существования, заключена в системной регистрации строгих отчетных бланков. Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение

Законодатели определили в обязательном порядке вести подобный реестр, и, если вновь принятый на работу начальник кадров обнаружит отсутствие ведения, он обязан исправить подобное нарушение.

С первого дня исполнения обязанностей он становится ответственным за все действия, описанные в должностной инструкции, так как с этого времени происходит начисление заработной платы за исполнение всех трудовых процессов.

Вначале нужно составить сообщение руководству в виде докладной записки с описанием конкретной ситуации. Только подробным изложением сути с последующим восстановлением информации, обозначением всех обнаруженных фактов можно избежать в дальнейшем штрафных санкций, потому что незнание закона со стороны виновников не приведёт к избавлению от наказаний за его нарушение.

Как заполнять журнал трудовых книжек образец

Трудовые книжки предъявляются работниками при трудоустройстве на работу. Кадровый работник делает запись в трудовой книжке о приеме на работу и регистрирует ее в книге учета.

Форма журнала учета трудовых книжек утверждена Минтрудом России и к ее заполнению предъявляются определенные требования.

Скачать другие регистрационные журналы и книги: для регистрации командировочных удостоверений – скачать. для регистрации приказов – скачать образец. для платежных ведомостей – скачать .

Образец оформления книги учета трудовых книжек

Книга представляет собой таблицу, в которую вносятся сведения обо всех трудовых книжках персонала. Первая запись в журнал делается при приеме нового сотрудника.

Бланк журнала учета включает следующие графы:

Порядковый №
Дата приема на работу и заполнения трудовой книжки
ФИО владельца – нового работника
Серия и номер трудовой книжки
Должность сотрудника
Название работодателя и подразделения, куда он принят
Дата и номер приказа о приеме на работу
Расписка лица, ответственного за ведение трудовых книжек и внесение записей в книгу учета
Дата выдачи при увольнении
Подпись работника при получении.

Скачать образец книги учета трудовых книжек – ссылка .

Порядок ведения трудовых книжек

Каковы общие правила заполнения трудовой книжки

Прежде всего следует отметить, что согласно ст. 48 КЗоТ и повторяющему ее п. 1.1 Инструкции № 58 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника .

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней .

На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы .

Так, при заполнении трудовой книжки в нее вносят сведения о:

– работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения)

– работе (наименование предприятия-работодателя, дата приема, перевода, увольнения, дата и номер соответствующего приказа)

– поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации

– открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Информация о взысканиях в трудовую книжку не заносится .

Согласно пп. 2.1 и 2.4 Инструкции № 58 трудовая книжка заполняется в соответствующих разделах на русском и украинском языках, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия .

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц – двухзначными). Например, если работник был принят на работу 7 апреля 2010 года, то в трудовой книжке эта дата должна быть записана в таком формате: 07.04.2010.

Заметим, что записи в трудовую книжку вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения) в такие сроки .

– о приеме либо переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях – не позднее недельного срока

– об увольнении – в день увольнения .

При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. С каждой подобной записью работник должен быть ознакомлен под

роспись в личной карточке по форме № П-2.

Запись о наименовании работы, профессии или должности выполняется в соответствии с Классификатором профессий.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов . то согласно с п. 3.1 Инструкции № 58 она дополняется вкладышем . Он вшивается в трудовую книжку и заполняется работодателем в том же порядке, что и непосредственно трудовая книжка. Заметим, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным .

При каждой выдаче очередного вкладыша на титульной странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью Выдан вкладыш с указанием серии и номера вкладыша.

ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ

ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

* Дубликат

Рекомендации по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовые книжки работников, вкладыши в них, а также запасные бланки книжек и вкладышей подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями пункта 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

Форма регистрации трудовых книжек

Материалы по теме:

Бланки

• Личная карточка работника Т-2
• Табель учета рабочего времени
• Журнал регистрации приказов по личному составу
• Журнал учета листков нетрудоспособности
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Нормативные акты

• Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы
• Решение Верховного Суда Российской Федерации от 10 ноября 2011 г. № ГКПИ11-1719
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 04.10.2014

Статьи

• Внедряем профстандарты. Инструкция для тех, у кого нет времени и знаний
• Как правильно провести служебное расследование: этапы, сроки и формы документов
• Сроки хранения кадровых документов

Вкладыши: что это такое?

Вкладыш – это продолжение ТК, в которой заполнены все листы и разделы. Имеет стандартную форму, но меньший размер: 9 разворотов для фиксации сведений о месте работы, 8 – для награждений. Регистрация вкладышей – бланков строгой отчётности – осуществляется точно так же в реестре, но, кроме того, в ТК ставится ещё и штамп о выдаче такого бланка.

Вкладыш без трудовой не действителен, а подшивается между обложкой и последней страницей.

Если работник пришёл на предприятие с уже существующим вкладышем, то последний не подлежит регистрации, учётная запись производится только в случае выдачи нового формуляра.

Что это за документ и зачем он нужен

Если все критерии убедили руководителя в профессионализме гражданина, он будет включен в штат, а личностный документ — передан на хранение в отдел кадров.

Кроме бережного отношения к бланкам их регистрируют в отдельной книге, предназначенной только для учета движений трудовых и вкладышей. Подобная регистрация необходима в компаниях любого статуса. Заполняют журнал по определенным законодательством правилам, исключающим произвольную форму.

В производственном выпуске книга состоит из множества страниц, каждая разделена на графы, а формат прошел через утверждение Минтрудом РФ. Для бланка строгой отчетности выделяют место в бухгалтерском сейфе, так как это работа материально ответственных финансистов, на которых возложена обязанность проведения данной процедуры.

Руководитель назначает любого сотрудника из штата бухгалтерии, в должностной инструкции прописывают данную обязанность. Хотя на небольших по численности предприятиях начальством может быть назначено любое должностное лицо в приказном порядке для ведения журнала, будь то ответственный за кадровую службу, секретарь или экономист.

Как поставить пломбу

Опломбировка – очень важный процесс с точки зрения сохранности документа, а также – соблюдения норм трудовой инспекции. Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером (8 цифр). Средняя стоимость 50-70 рублей (актуально на сентябрь 2017 года). Размер изделия 25*70 мм, имеет золотой оттенок. Производится из ПВХ, имеет специальный слой, пропитанный клеем.

При любой попытке сорвать пломбу она разрушается из-за того, что остается слой со словом «VOID», как показано на рисунке.

Последовательность работы следующая:

Сначала нужно сделать отверстия для сшивания (в большинстве случаев книги поступают уже с готовыми отверстиями).
Далее нужно сшить книгу и оставить свободные концы шнуры (каждый по 7-10 см).
После этого достать пломбу из упаковки и осторожно снять с нее слой.
Аккуратно расположить шнуры так, чтобы они были плоскими и не запутались. Также не следует складывать их слишком близко.
Наклеить поверх них пломбу.
Номер пломбы обязательно указать в соответствующем поле.

Как осуществляются записи?

Тринадцать существующих на развороте журнала граф имеют строгое предназначение. Записи вносятся аккуратно шариковой ручкой ответственным лицом. Пробелов в колонках не должно быть: если отсутствует нужная информация, ставится прочерк.

В первой колонке проставляется порядковый номер регистрируемого документа (ТК или нового выданного вкладыша).

В три последующие графы вносится информация о дате принятия на работу, сдачи книжки (вкладыша) в ОК. Между указанными датами может пройти срок в пять, а то и семь дней.

Это связано с тем, что уже существующие документы могут быть переданы в отдел кадров в течение пяти дней с момента занятия должности, а случае заведения новой трудовой – в течение 7 дней, которые нужны для её оформления. Сроки определены соответствующими статьями ТК РФ и положениями Правил ведения и хранения – статья 66 и пункт 8.

Пятая колонка – место для внесения личной информации о владельце трудовой книжки.

В шестой указываются номер и серия ТК, форма которых может отличаться в зависимости от года издания формуляра.

Седьмая графа – указывается должность сотрудника или его функция на предприятии согласно штатному расписанию, а в восьмой – наименование подразделения (отдела, департамента, цеха и т. п.), где осуществляется трудовая деятельность. В девятой прописывается документ, давший основание для приёма на работу.

Согласно Правил…, п. 45, десятая колонка – это место для личной подписи уполномоченного лица, принимающего ТК.

11 графа – стоимость нового формуляра трудовой или вкладыша, оформляемого впервые. Если работником предоставлена была уже используемая книжка (вкладыш) или бланк был выдан безвозмездно, то в соответствующей графе ставится прочерк.

12 и 13 — заполняются при увольнении: в первой ставится дата получения на руки ТК, во второй – личная подпись за книжку или вкладыш.

Учет бланков трудовых книжек — бланк:

Выдача на руки

Кадровики уступают просьбам трудящихся, если им нужна трудовая книжка по различным причинам. Для этого требуется обратиться в отдел с заявлением, обозначить в ходатайстве подробности. В свою очередь, сотрудник зафиксирует временную выдачу документа в 12 пункте, возвращение его тоже будет отмечено новой записью о продолжающемся хранении трудовой.

Регистрационные действия по трудовым книжкам служат документооборотом внутри организации. Если работодатель посчитает нужным, он выдаст необходимую справку. Обычно её запрашивают судебные инстанции.

Учет и ведение книг не требуют особых знаний от служащих, на которых возложен подробный труд. Достаточно скрупулёзно соблюдать несложные правила делопроизводства по регистрации документов в журнале.

Дополнительная информация представлена на видео.

Как происходит документооборот трудовых книжек в организации?

При поступлении на работу работник предоставляет свою трудовую кадровику или руководителю организации. На основании её наличия происходит его трудоустройство на работу.

Если она отсутствует – работнику могут завести новую книжку.

В обоих случаях её вносят в учётные записи. На основании существующих записей учёта работник может гарантированно передать свою книжку работодателю.

После её регистрации осуществляется надлежащий контроль, а учтённые документы владелец трудовой может затребовать в любое время.

При отсутствии учётных записей вопрос о передаче документа может стать спорным, а при утере трудовой доказать факт передачи, без наличия учётного контроля, будет предельно сложно.

В случае пропажи или порчи трудовой, работодатель в первую очередь обращается к записям, в которых указаны:

1. факт и время получения ТК от работника.
2. Выдача работнику по требованию под расписку, например для снятия копии.
3. Выдача на руки при увольнении.

Ведение учётных записей освобождает работодателя от неправомерной ответственности за чужой документ, который был выдан его владельцу.

В то же время работник, передавший на хранение свою трудовую, прекращает нести за неё ответственность.

Основной учёт получения и выдачи трудовых книжек работников осуществляется в специальном журнале. Он также как и ТК относится к документам повышенной степени отчётности. Его ведение является регламентированным.

Что такое журнал по учету трудовых книжек?

Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала – А4.

Эта книга имеет производственный выпуск, ее можно приобрести. Так же допускается изготовление этого документа в учреждении при условии соблюдения специальных требований.

Учет документов производится сотрудником кадровой службы. В него заносятся данные принятых книжек сотрудников, которых оформляют на рабочее место. Так же в него записываются сведения из впервые созданных книжек, и тех, которые выдаются работникам.

Вкладыш тоже регистрируется, если он присутствует в книжке. В ситуации, когда вкладыш был получен работником в другом учреждении, требуется внести лишь сведения, которые есть в его трудовой книжке. Данные из вкладыша записываются в следующую строку журнала.