Изменение юридического адреса ООО: пошаговая инструкция

Пошаговая инструкция по смене юридического адреса ООО

Протокол собрания, подтверждающего принятие учредителями решения о замене юрадреса. Протокол оформляется всеми участниками ООО, а в конце ставится подпись председателя и секретаря собрания. Когда в компании только один участник, хватит его решения.
Устав новой версии. Этот документ готовится в 2-х экземплярах. Если передается устав в комплексе, его требуется сшить. При наличии небольшого числа изменений достаточно листа с правками (также оформляется в 2-х экземплярах).
Заполнение заявки (форма Р13001). Если в уставе оговаривается сокращенныйюдрес, допускается заполнение заявление в форме Р14001.
Квитанция (подтверждение выплаты госпошлины). Стоит учесть, что размер оплаты в случае перерегистрации по форме Р13001 составляет 0,8 тысяч рублей. Допускается оплата через любое из отделений Сбербанка. Если изменения регистрируются по Р14001, платить ничего не требуется.

Посещение нотариальной конторы для заверки заявления. Это рекомендуется сделать перед передачей бумаг в ФНС. В роли заявителя выступает руководитель ООО, который должен лично явиться в нотариальной орган для заверки подписи на документе. Если гендиректор не планирует лично нести документы в налоговую службу, можно назначить доверенное лицо, но тогда у последнего на руках должна быть доверенность. Перед посещением нотариуса требуется собрать документацию по ООО (в том числе новые бумаги) и уточнить о необходимости предъявления выписки из ЕГРЮЛ.

Общие моменты

Изменение юридического адреса компании осуществляется по одной из трех схем:

Упрощенная структура, требующая минимального количество времени. Ее можно использовать при соблюдении двух требований – в уставе нет полного адреса, а также переезд организации осуществляется в пределах ведомства одной налоговой организации.
Более сложный и долгий вариант действия. В процессе его применения вносятся определенные изменения в Единый реестр регистрации, а также в уставные документы.
Самый сложный вариант. Используется в процессе кардинального перемещения компании в иной город или область с перерегистрацией ООО в ином отделении налоговой инспекции.

На операцию, связанную со сменой адреса, оказывают влияние такие важные факторы:

осуществляется переезд ООО в пределах одного города или меняется регион;
присутствует ли написание полного официального адреса в документах;
требуется ли менять юрисдикцию налоговой.

На данный момент принято две формы написания заявления в ИНФС. Обе используются в процессе смены официального адреса:

Если в уставе прописан только населенный пункт, используется форма Р14001.
При наличии полного адреса, а также когда переезд производится в пределах ведомства, задействуется Р13001.

Если же компания переезжает и меняет отделение ИНФС, изначально вносятся изменения в ЕГРИП на основании первого варианта заявления. После этого осуществляется перевод организации под ведомство иного отделения, но уже по запросу Р13001. Каждый этап стоит рассмотреть более внимательно.

Государственная регистрация в ИФНС

Известить представителей налоговой службы о намерении изменить адрес юридического лица можно, собрав следующую документацию:

Заявления, заполненные формы Р13001, Р14001.
Договор аренды помещения, находящегося по указанному новому юридическому адресу.
Запротоколированное решение всех учредителей ООО о необходимости изменения юридического адреса.
Устав ООО с измененными данными о юридическом адресе.
Чек об уплате госпошлины.

Изменения в пределах населенного пункта

Из-за особенностей регистрации сведений о юридических лицах в ИФНС для данной процедуры предусмотрен особый упрощенный порядок.

Процедура сбора и рассмотрения документов также занимает сравнительно немного времени. Вам необходимо будет написать и нотариально заверить новый устав организации (фактически просто изменить данные о регистрации в предыдущем уставе), заполнить лист Б специальной формы и собрать другие, указанные выше, базовые документы.

Смена места регистрации

Документы будут рассмотрены сотрудниками налоговой в пределах 20 дней с момента поступления и направлены к специальной комиссии.

Комиссия проверяет документы и проводит государственную регистрацию в том регионе, в котором вы желаете зарегистрировать ООО. При этом необходимо будет дополнительно предоставить комиссии договор об аренде помещения или собственности, а также базовый комплект документов для смены юридического адреса.

Юридическое лицо не обязательно должно быть зарегистрировано в нежилом, офисном помещении. Вполне возможно в качестве нового юридического адреса использовать жилое помещение, в котором зарегистрирован один из учредителей ООО либо участник ООО, который имеет долю не менее 50%.

Регистрация юридического лица по адресу учредителя считается одним из наиболее защищенных способов для небольших ООО. Учредители неблагонадежных организаций всегда избегают подобной ответственности.

Перерегистрация в фондах

Следом за изменением адреса юридического лица, учредители организации могут по желанию лично известить пенсионный фонд и фонды страхования об изменениях в реестре. Но, как правило, этим занимаются работники налоговой службы.

Когда сотрудники фондов будут извещены о вашей перерегистрации, они изменят данные о вашей ООО в своих записях, и вы сможете по-прежнему продолжать сотрудничество.

ЕГРЮЛ

Нужно предоставить также документы на аренду или собственность помещения, находящегося по указанному вами адресу.

До внесения данных о смене юридического адреса в ЕГРЮЛ инспекция имеет право совершить проверку действительности юридического адреса. Если результаты проверки будут неудовлетворительными, в смене юридического адреса могут отказать. При этом представители комиссии отметят, что руководители вашей ООО подставные и организация не является благонадежной.

Какие документы должен заверить нотариус

Перед подачей в налоговую службу практически все подготовленные документы (исключая чек об уплате госпошлины) должны быть заверены нотариусом. Нотариальное заверение необходимо для подтверждения подлинности документов. Во многих случаях вы будете предоставлять лишь копии настоящих документов, которые легко подкорректировать, либо документы, составленные представителями или учредителями вашей ООО специально для смены юридического адреса.

Документы для скачивания (бесплатно)

Форма Р14001
Форма Р14001
Форма Р13001
Образец заполнения формы Р13001
Приложение к форме Р14001

Заверение документов у нотариуса не отнимет много времени или средств. Процедура обезопасит процесс изменения юридического адреса для вас, контрагентов и партнеров, а также сотрудников налоговой службы и пенсионного фонда.

Несколько дополнительных рекомендаций

Облегчите себе жизнь – изначально в Уставе укажите только город, а не полный адрес, чтобы избежать лишних правок Устава. Все организации рано или поздно переезжают.
Проверьте ваш будущий адрес на предмет массовых регистраций. Сделать это можно на официальном сайте ФНС.
Как только вы получите свежий лист записи ЕГРЮЛ в налоговой, не забудьте уведомить ваш банк и контрагентов о произошедших изменениях. Для банков это особенно актуально, так как в отдельных случаях банк может приостановить операции по вашему счету, если заметит несоответствия с предыдущими данными и расценит их как подозрительные;
Если у вас нет времени для того, чтобы подготовить документы либо вы опасаетесь, что допустите ошибку и налоговая будет «гонять» вас с исправлениями, можете доверить эту работу юристам. Сейчас в интернете существует множество онлайн-сервисов, которые за пятнадцать минут готовы сделать эту работу за вас.
Прошли те времена, когда о готовности документов можно было узнать только по звонку. Теперь вы можете отслеживать онлайн действия налоговой по вашей фирме. Сервис представлен на официальном сайте ФНС.
Помните, что вся официальная корреспонденция до того момента, как не поменяется запись в ЕГРЮЛ, будет приходить по старому адресу. По умолчанию считается, что вы ее получили, даже если это не так. Поэтому, если процесс переоформления по каким-то причинам затягивается, позаботьтесь о своевременном получении всех официальных писем (например, для официальных рассылок можете арендовать по договору абонентский ящик у Почты России).
Иногда есть смысл и пожаловаться. Например, известен случай, когда налоговая отказала в регистрации по адресу, потому что на момент проверки здание оказалось закрытым. И именно так была представлена официальная причина отказа. На официальном сайте ФНС прямо заявлено, что в соответствии со статьей 137 НК каждый имеет право подать жалобу на действия своей налоговой. Примечательно, что жалобу необходимо подать в вышестоящий орган, но вы не можете направить ее напрямую, а обязательство по ее «доставке» берет на себя обидевшая вас ИФНС. Вы можете отправить жалобу по почте, но представляется более удобным сделать это через личный кабинет.

Пошаговая инструкция

Перед тем, как заниматься сменой адреса ООО без изменения Устава или с внесением в него корректировок, нужно выбрать юрадрес, который будет совпадать с фактическим расположением компании. В противном случае ИФНС может отказать в регистрации изменений, поскольку налоговики проведут проверку и выявят несоответствие между адресами.

Кроме того, выбранный адрес не должен иметь признаков массовости, для чего его можно проверить на сайте ФНС. Массовость адреса — это еще одна причина, по которой налоговики отказывают в регистрации компании по новому адресу.

Пошаговая инструкция смены юрадреса ООО предусматривает:

подготовку документации в налоговую инспекцию. В пакет документов также входит протокол или решение учредителей о смене адреса, на основании которого издается новая редакция Устава (если подробный адрес фиксируется в Уставе);
подачу пакета документов в ту же ИФНС, где компания стоит на учете. Сделать это может как генеральный директор лично, так и иное лицо на основании доверенности, оформленной нотариально;
получение новой выписки из ЕГРЮЛ и Устава с отметкой ИФНС. Документы выдаются по истечении 5-ти рабочих дней в старой налоговой (этот момент указывается в заявлении) или же в новой инспекции, если новый юрадрес принадлежит к другой ИФНС;
уведомление контрагентов и банков. Это непременно нужно сделать, поскольку реквизиты компании изменились.

Внебюджетные фонды уведомлять о смене адреса ООО не нужно — это делает налоговая инспекция самостоятельно.

Общие требования к юридическому адресу

Раньше основным и, надо сказать, единственным требованием к юридическому адресу было его назначение – это нежилое помещение, желательно в виде офиса. Теперь налоговый орган предъявил требование о количестве зарегистрированных организаций на один адрес – не более пяти. Причем это требование абсолютно неофициально, нигде оно не закреплено документально, но именно им руководствуются налоговые органы. Часто при этом не учитывается площадь помещения: одно дело – зарегистрировать 5 компаний в кабинете площадью 10-15 кв. м, и совсем другое дело – на офисной площади более 100 кв. м. Тем не менее, принцип остается прежним – не более 5 компаний. Собственники помещений нашли выход и из этой ситуации и стали дробить помещения на, надо признаться, не всегда существующие офисы и комнаты, увеличивая тем самым количество «немассовых» юридических адресов и, в итоге, зарегистрированных организаций по своему адресу.

Что касается самого помещения, то каждый инспектор в территориальной ИФНС во время личного осмотра принимает решение, подходит ли помещение под понятие «офисное» или нет, может ли в нем размещаться руководитель организации или нет.

Домашний адрес

Отдельно стоит сказать об использовании домашнего адреса (адреса прописки руководителя или учредителя) в качестве юридического. Законодательство позволяет использование жилого помещения для размещения руководящих органов организации и, соответственно, указание домашнего адреса в качестве адреса места нахождения организации при условии, что данная квартира:

находится в собственности руководителя (или учредителя) компании;
он там прописан;
имеется согласие всех сособственников квартиры на использование ее в качестве юридического адреса компании.

При этом учредитель может предоставить свой домашний адрес только при условии владения долей более чем 50% уставного капитала ООО (АО), для которого планируется использовать его домашний адрес. Правда, есть один нюанс — формально допускается использование домашнего адреса учредителя только при внесении изменений в сведения о компании, то есть при смене адреса. Это следует из трактовки , который гласит, что документы, подтверждающие использование адреса единоличного исполнительного органа (то есть руководителя) или учредителя, владеющего более 50% уставного капитала, предоставляются в регистрирующий орган при внесении изменений в сведения об адресе компании. Про использование домашнего адреса учредителя в качестве юридического при первичной регистрации компании нигде речи нет.

Однако на практике, по крайней мере, в Москве, такая возможность присутствует и МИФНС № 46 позволяет регистрировать новые компании на домашние адреса как руководителя, так и учредителя, если он владеет долей более 50% в уставном капитале регистрируемой компании.

Недостоверность адреса

В 2016 году налоговыми органами были предприняты первые робкие попытки наведения порядка в ЕГРЮЛ путем массовой рассылки всем юридическим лицам требования подтвердить свой юридический адрес. В Москве рассылку проводила межрайонная ИФНС № 46. Для подтверждения адреса было достаточно предоставить копию договора и свидетельства о праве собственности на юридический адрес, чтобы налоговая инспекция поставила галочку о том, что компания действующая. Многие тогда спокойно выдохнули, не подозревая, что их ждет в 2017 году. То была первая ласточка, отделившая мертвые организации от работающих.

В 2017 году налоговики решили основательно подчистить ЕГРЮЛ и стали фильтровать адреса на предмет «массовости». Учитывая, что на тот момент большинство юридических адресов являлись массовыми, под удар попали практически все компании, зарегистрированные в Москве.

Территориальные налоговые органы начали составлять списки «массовых» адресов (напомню, это адрес, по которому зарегистрировано более 5 фирм). Далее события развивались по двум направлениям: некоторые ИФНС требовали, чтобы организации просто подтвердили свой юридический адрес документально, причем настойчиво хотели получить эти документы лично, из рук руководителя. Другие же ИФНС одним легким движением руки всем компаниям, зарегистрированным по массовым адресам, вносили в ЕГРЮЛ запись о недостоверности сведений об адресе места нахождения. Такая практика распространена и сейчас. Что же можно и нужно делать в подобных ситуациях?

Внесение изменений в Устав по форме Р13001

Подготовьте Решение единсвенного учредителя (если он один) или протокол Общего собрания (если участников несколько) о смене юридичекого адреса ООО.
Положения действующего законодательства устанавливают, что заявление в ФНС должно быть подано не позднее трех суток после подписания протокола (решения). При несоблюдении данного срока, Вы можете быть оштрафованы на сумму до 5000 рублей (ч.3 ст.14.25 КоАП).
Заполняя форму заявления вручную, необходимо соблюдать следующее: писать нужно лишь чернилами черного цвета и заглавными печатными буквами. При указании данных в электронной форме, требуется печатать заглавными буквами: шрифт — Courier New, высота — 18.
Поле с адресом заполняется в соответствии с ФИАС, также необходимо использовать сокращения согласно списку допустимых сокращений
Пустые листы формы заявления не подлежат нумерации, не выводятся на печать и не включаются в состав заявления, представляемого в ФНС.
Руководитель ООО ставит на листе М заявления Р13001 свою подпись (ее подлинность фиксируется нотариально) перед предоставлением документа на госрегистрацию. Поля фамилия, имя, отчество и подпись заявителя заполняются от руки и только при лице, уполномоченном на совершение нотариальных действий. Нотариус должен прошить заявление.
Если заявление подает доверенное лицо, он обязан предъявить нотариальную доверенность (Федеральный закон N 129-ФЗ, глава III, ст.9, пкт.1).
При регистрации изменений согласно форме Р13001 руководитель постоянно действующего исполнительного органа является заявителем.
Документы прошивать не нужно. Устав, решение учредителя или протокол Общего собрания, если они состоят из нескольких страниц, достаточно будет скрепить скрепкой, потому что в налоговой данные документы будут сканировать. Заявление по форме Р13001 прошивается нотариусом.
Квитанцию об уплате необходимо приложить к заявлению P13001. Хотя данные об оплате должны быть в ГИС ГМП и инспектор не вправе требовать от вас подтверждения оплаты, но мы всё же рекомендуем вам захватить квитанцию с собой.
Перед подачей заявления Р13001 в ФНС его нужно заверить нотариально. Страницы заявления прошиваются и нумеруются нотариусом. Нотариус так же может подать ваши документы в ФНС, подписав их своей электронной подписью, как правило это оплачивается отдельно. Уточните об этой возможности при визите к нему. Это упростит процедуру подачи, исключив из неё визит в ФНС.
При обращении в ФНС руководитель должен подать весь пакет документов и предъявить документ удостовреяющий личность (как правило паспорт).
Через 5 рабочих дней, руководитель ООО получит Устав в новой редакции и лист записи из единого государственного реестра юридических лиц, с указанием сведений об изменённом адресе на электронную почту, укзанную в заявлении.

Полный перечень документов

Таким образом, для осуществления этой юридической операции руководство компании должно подать в регистрирующий орган такие документы:

Оригинал паспорта гендиректора.
Оригинал ИНН генерального директора.
Копия документа, который подтверждает право собственности на новое здание (офис), если оно было приобретено.
Копия договора аренды на новый офис, если он был сдан в аренду.
Заявление, которое заполняется по специальной форме Р14001.
Протокол решения (он составляется по произвольному образцу, приведенному далее).

Если же в результате изменений понадобится также внести поправки в Устав, то дополнительно к этим бумагам предоставляют:

Заявление единого образца Р13001.
Оригинал Устава (вместо него допускается принести лист изменений) – в обоих случаях нужны 2 экземпляра.
Квитанция, подтверждающая факт оплаты государственной пошлины. На сегодняшний день понадобится оплатить 800 рублей.

Таким образом, существенное отличие второго варианта состоит в том, что необходимо оплатить государственную пошлину и принести оригинал Устава. Во всех остальных моментах порядок смены и перечень документов совпадают.

Р13001

Заявления установленной формы можно распечатать и заполнить самостоятельно. При этом нужно учесть несколько требований:

Заполняется черной ручкой разборчивым почерком (все буквы только печатные, прописные – во всю величину клетки) или в печатном варианте шрифтом Courier New, кегль 18 (цвет шрифта авто).
Никаких исправлений и помарок не допускается.
Допускается отправить заявления как физически (по почте), в ходе личного визита, а также по электронной почте (сканом или фото высокого разрешения).

Форма Р13001 состоит из 5 страниц

Важно понимать, что подобных форм существует несколько (в зависимости от того, какие именно изменения требуется зафиксировать). Однако их образец единый, отличаются только поля, которые нужно заполнить

Р14001

Заявление состоит из 6 страниц. Требования по его заполнению точно такие же – либо прописными буквами и символами по размеру всего поля (черной ручкой), либо в печатном варианте (Courier New, 18). В данном случае подпись заявителя тоже должна быть заверена нотариусом, за что взимается отдельная плата.

Подтвердить действующий адрес

Если запрос пришел из МИФНС № 46

Такое развитие маловероятно, но все еще возможно. Несмотря на то, что большинство рассылок были в 2016 году, некоторые организации продолжают получать «письма счастья» из межрайонной ИФНС № 46 и сегодня. Все, что необходимо сделать, – отвезти в инспекцию подтверждающие юридический адрес документы и сдать их в канцелярию. Обычно это копия договора аренды, копия свидетельства о праве собственности арендодателя на помещение. Однако расслабляться не стоит – рано или поздно к вам придет запрос из территориальной ИФНС.

Если запрос из территориальной ИФНС по месту учета компании

Этот случай уже сложнее. Налоговая инспекция изначально определяет ваш юридический адрес как «массовый», и, чтобы компания осталась на нем, вам придется доказать, что она действительно располагается по этому адресу.

Первое, что необходимо сделать – детализировать адрес. Такая процедура необходима всем, у кого юридический адрес указан с точностью до номера дома или корпуса (строения). Законодательство требует указывать адрес таким образом, чтобы место нахождения компании можно было идентифицировать. По-русски говоря, найти точный кабинет, где она располагается. Поэтому сначала производится регистрация изменений и указывается адрес с точностью до помещения, кабинета, офиса, комнаты и т.п.

В зависимости от каждой конкретной территориальной ИФНС на этом процедура проверки адреса может закончиться, а может, и нет. Обычно следующий этап – выездная проверка, но не налоговая (не пугаемся!), а проверка нахождения компании по своему юридическому адресу. Налоговый инспектор выезжает по адресу, где он должен увидеть табличку с названием компании, реальный офис и довольное лицо находящегося внутри офиса директора. В этом случае большая вероятность, что проверка на этом закончится и вашу фирму оставят в покое.

Однако многие налоговые инспекции не утруждают себя выездами, а инспектора, не выходя из своего кабинета, составляют «Акт осмотра помещения», где указывают факт отсутствия нахождения компании по этому адресу. То есть, по сути, выносят последнее предупреждение. Какие варианты есть у фирмы? Только смена юридического адреса на другой – «немассовый». Это может быть реальный офис, где вы располагаетесь, либо отсутствующего в списках массовых адреса, либо домашний адрес, по которому прописан директор либо учредитель компании.

В пределах своей ИФНС не всегда возможно сменить юридический адрес

В настоящее время существует порочная практика со стороны ИФНС, которая часто не позволяет сменить адрес даже в пределах одной и той же ИФНС. Это так называемые «закрытые» налоговые, и они больше не позволяют компаниям менять адреса! Звучит неправдоподобно, но это именно так и есть. На сегодняшний день в Москве существует целый ряд ИФНС, которые не позволяют менять адрес и неофициально предлагают компаниям «переехать» в другую налоговую.

Перевод компании в другую ИФНС затруднителен

Часто компании хотят сменить номинальный юридический адрес на свой реальный, где находится офис. В большинстве случаев этот новый адрес относится к другой территориальной налоговой инспекции, то есть смена адреса превращается в «переезд», а сделать это сегодня, надо отметить, очень сложно. Многие ИФНС отказываются принимать компании из других инспекций! Осталось всего несколько налоговых инспекций, которые готовы принять на свою территорию организации из других инспекций, а стоимость юридического адреса для подобного переезда уже давно превысила 50 тыс. руб.

Перевод компании на домашний адрес директора/учредителя

Это на сегодняшний день самый простой и наименее болезненный вариант, несмотря на то, что можно даже при такой смене адреса получить отказ. Тем не менее это – наименее затратный вариант: платить в таком случае придется нотариусу за удостоверение заявления и госпошлину в размере 800 руб. Необходимо помнить, что должны быть получены письменные согласия всех сособственников квартиры и, если это адрес учредителя, его доля в уставном капитале компании должна быть более 50%.

Отдельно скажу, что если домашний адрес находится в другом регионе, то перевести компанию даже на него практически не представляется возможным – вам будут приходить отказ за отказом со стандартной формулировкой «указаны недостоверные сведения в отношении адреса места нахождения».

Заключение

В итоге можно сказать, что 2017 год стал переломным, если не больше – судьбоносным для ЕГРЮЛ. Такой массовой зачистки он еще не видел. Как обычно, под каток борьбы с фирмами-однодневками попали и вполне благонадежные работающие компании, для которых вопрос их адреса места нахождения неожиданно стал таким актуальным. При этом стало затруднительно поменять адрес даже на адрес реально действующего офиса, невозможно перевести компанию из одного региона в другой. С одной стороны, ИФНС просит подтвердить юридический адрес, с другой стороны, не дает возможности исправить ситуацию.

Учитывая, что отсев массовых адресов до сих пор продолжается, все, кого это не коснулось, должны быть готовы к описанному выше. Проверьте свой адрес, внесите по нему уточнения, получите подтверждение собственника, отправьте юриста в ИФНС для общения с инспекторами в отношении вашей организации, но только не сидите, сложа руки.

Смена юридического адреса ООО

Пошаговая инструкция по смене юридического адреса ООО

Общие моменты