Акт об отсутствии на рабочем месте

Обжалование и аннулирование

У работника есть несколько оснований, чтобы обжаловать решение работодателя и подать в суд. Это возможно, если сам работодатель нарушит трудовое законодательство в отношении работника. Например, составит акт и не ознакомит с ним работника или оформит его неправильно, без свидетелей и т. д. В таком случае в судебном порядке акт будет признан недействительным.

Работник, предъявивший доказательства, может настаивать на аннулировании акта, но это не обозначает, что работодатель должен выполнить его просьбу. При возникновении спорной ситуации работнику можно обратиться в трудовую инспекцию.

Что должно содержаться в документе?

Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:

• Дата и место оформления документа.
• ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
• Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
• Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
• Объяснения, данные работником касательно нарушения.
• Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
• Подписи лиц, оформлявших акт.
• Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.

Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.

Существуют особенности составления того или иного вида акта

Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника

Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.

Подробная инструкция

Как его заполнять:

1. Заголовок прописывается в центре.
2. Ниже прописывается город, где зарегистрировано предприятие, на котором работает человек. Кроме того, дата и время оформления.
3. В акте указывается, что человека нет на работе.
4. После фиксируется комиссия из свидетелей, с указанием их должностных позиций, данных с паспорта.
5. Вносятся данные сотрудника, который отсутствовал. А именно, берутся данные из его паспорта, а также реквизиты трудового контракта.
6. В тексте обязательно прописывается, что причины неявки неизвестны.

В итоговой части составленного документа вносятся подписи сотрудников, которые входят в комиссию. В ее составе должно быть не менее 3 человек.

ВАЖНО: акт относится к документам не постоянного, а временного хранения. Три года он лежит в архиве: потом ликвидируют.

Порядок составления: пошаговая инструкция

Тщательное соблюдение процедуры фиксирования прогула – очень важная задача для работодателя, поскольку в противном случае прогульщик может обратиться в суд и даже восстановиться работе. Причем суд может принять его сторону в том числе и потому, что работодатель не выполнил все обязательства по трудовому законодательству и поторопился обвинить своего работника в прогуле.

Основная задача руководства компании – убедиться в том, что причина отсутствия точно не относится к уважительным. Здесь действует логика по типу «от обратного»: гражданин сам обязан предоставить все документы, которые подтверждают уважительные обстоятельства его невыхода на работу. Если же таких документов нет, сотрудник отказывается дать письменную объяснительную или приводит в ней явно неуважительные причины (проспал, был не в настроении и т.п.), то у работодателя есть законные основания для увольнения за прогул.

Таким образом, чтобы избежать ненужных рисков, руководство обязано организовать выполнение сразу нескольких задач:

1. Письменное фиксирование факта отсутствия на его рабочем месте путем составления акта об этом событии.
2. Получение письменных объяснений сотрудника о причинах его неявки.
3. Фиксирование факта отказа гражданина пояснить причину неявки в письменном виде.

Последовательность действий в общем случае выглядит так:

Сотрудники обнаруживают, что коллега до сих пор не появлялся на работе и незамедлительно ставят начальство в известность.
Непосредственный руководитель, которому подчиняется сотрудник (прораб, начальник отдела, менеджер подразделения, директор филиала, бригадир и т.п.) пытается выйти на связь с сотрудником всеми доступными средствами по своему желанию – т.е. работодатель не обязан пытаться сделать это.
Фиксируется время начала отсутствия, а по истечении 4 часов обязательно составляется акт, который подписывается как минимум 2 (лучше 3) свидетелями – коллегами этого сотрудника. Желательно выбрать коллег из других отделов, поскольку в этом случае вероятность личных симпатий, антипатий, возможных конфликтов в будущем минимальна.
После этого если сотрудник появляется на работе, работодатель требует письменных объяснений и предоставления доказательств того, что причины неявки действительно уважительные. На написание объяснительной (ее форма свободная) у работника есть 2 рабочих дня

Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за днем появления на работе.
Также от работника нужно потребовать незамедлительно подписать составленный ранее акт.
Если он отказывается выполнять любое из этих действий, работодатель ничем не рискует – важно зафиксировать эти факты в соответствующих актах. Их форма и порядок составления аналогичны тем, что был рассмотрен выше

Документы также подписываются 2-3 свидетелями.
В случае неуважительных причин неявки работодатель вправе уволить сотрудника без отработки.

Порядок заполнения

Вопрос о том, кто обязан составить акт о прогуле, на законодательном уровне не регулируется. Это значит, что строго не определено конкретное должностное лицо, которое формирует документ. Из общей практики бумагу может оформить:

• непосредственный руководитель отсутствующего работника;
• коллега;
• кадровый работник;
• юрист организации;
• секретарь организации и т. п.

Акт об отсутствии работника на месте работы содержит следующую информацию:

• наименование учреждения, адрес его местонахождения;
• наименование документа;
• номер по регистрации и дата формирования;
• Ф.И.О., должность лица, оформившего бумагу;
• Ф.И.О., должности присутствующих в процессе составления сотрудников;
• подписи всех указанных лиц, свидетельствующих о факте нахождения вне рабочего места;
• Ф.И.О., должность отсутствующего работника;
• описание ситуации, связанной с нарушением;
• указание длительности отсутствия работника.

Дата оформления акта о прогуле совпадает с датой самого проступка, то есть составить документ нужно по факту нарушения.

Бланк следует подписать не менее чем двум свидетелям. Это значит, что подписывает документ как его непосредственный составитель, так и еще как минимум два коллеги. В таком случае в процессе судебного разбирательства документ будет иметь большую юридическую значимость.

Работник, получивший дисциплинарное взыскание по материалам акта, может не согласиться и направить исковое заявление в суд, оспаривая факт прогула. В этом случае, если акт составлен с нарушениями, взыскание может быть отменено. Еще одна причина, по которой бумага может утратить свою силу, — доказательство сотрудником уважительности причины отсутствия.

Частыми ошибками при составлении акта являются:

• нет указания на период отсутствия (время ухода, прихода);
• нет даты отсутствия;
• отсутствуют удостоверяющие подписи свидетелей.

Как правильно составить акт об отсутствии сотрудника

Рассмотрим подробнее акт о прогуле образец заполнения.

Этот документ оформляется на стандартном листе бумаге либо от руки, либо с использованием компьютера. На предприятии может использоваться заранее разработанный шаблон этого документа.

В верхней его части желательно указать название хозяйствующего субъекта и наименование отдела.

Посередине следующей строки записывается название документа, его номер при регистрации, а ниже место и дата его составления.

Далее, ответственное лицо вписывает «Мною» и указывает полные свои Ф.И.О. и должность. Ниже после слов «в присутствии» указываются аналогичные сведения по двум привлеченным в качестве свидетелей людям.

В следующем разделе записывается информация об отсутствии работника, при этом указывается место его работы, профессия и полные личные данные.

Потом указывается дата и время его отсутствия.

Когда провинившийся сотрудник отказался дать какие-либо пояснения о случившемся, соответствующая запись делается в акте ниже.

Указанные сведения, зафиксированные в акте, удостоверяют своими подписями свидетели, который также проставляют при этом должности и Ф.И.О.

Такие же данные вносятся уполномоченным лицом, составившим этот документ.

Форма

У этого документа нет обязательной формы. Соответственно, оформлять акт разрешается в свободном стиле. Для этого подойдет обычный альбомный лист бумаги. Хотя для большего упрощения данной процедуры многие организации создают специальные шаблоны. Обычно фирменный бланк уже содержит все важные сведения. Ответственному лицу лишь остается внести информацию в соответствующие графы.

По сути, здесь имеется две заинтересованные стороны: сотрудник и работодатель. Каждая из них должна получить на руки одну копию. Соответственно, документ оформляется в двух экземплярах, которые обладают одинаковой юридической силой. Также не имеет значения, на компьютере заполнен документ или от руки. Главное, чтобы здесь были проставлены «живые» подписи всех ответственных лиц.

Форма

У этого документа нет обязательной формы. Соответственно, оформлять акт разрешается в свободном стиле. Для этого подойдет обычный альбомный лист бумаги. Хотя для большего упрощения данной процедуры многие организации создают специальные шаблоны. Обычно фирменный бланк уже содержит все важные сведения. Ответственному лицу лишь остается внести информацию в соответствующие графы.

По сути, здесь имеется две заинтересованные стороны: сотрудник и работодатель. Каждая из них должна получить на руки одну копию. Соответственно, документ оформляется в двух экземплярах, которые обладают одинаковой юридической силой. Также не имеет значения, на компьютере заполнен документ или от руки. Главное, чтобы здесь были проставлены «живые» подписи всех ответственных лиц.

(Видео: “Что делать, если работник не приходит и на звонки не отвечает”)

Для чего нужен акт

Соответственно, это дело еще должно иметь продолжение. Ведь через определенное время выяснится, почему работник не пришел. Так, если он не представит доказательства уважительной причины, ему будет оформлен прогул со всеми вытекающими отсюда последствиями. Если работник не явился по причине серьезной болезни, не имел возможности сообщить об этом своему руководителю, это может считаться уважительной причиной. Соответственно, акту не дают дальнейший ход.

Необходимость фиксации нарушения

Любые нарушения трудовой дисциплины должны быть зафиксированы документально, если наниматель желает отреагировать на данный поступок. Отсутствие бумажного оформления не позволяют применять взыскания к виновнику. Более того, зафиксировать и оформить бумаги следует в строго установленные сроки, их пропуск также не позволит наказать провинившегося.

Наниматель обязан поэтапно произвести следующие действия:

1. В день неявки на работу, по прошествии четырех часов или ранее, составить акт об отсутствии сотрудника. Сам по себе он еще не влечет никаких взысканий.
2. После явки работника получить с него письменную объяснительную, в которой он разъяснит причины своего поведения и прогула. Объяснение пишется в том случае, если никаких документальных оснований для неявки нет.
3. Если прогульщик отказывается дать объяснения своим действиям, то отказ фиксируется еще одним актом.
4. Издается приказ о применении взыскания к сотруднику.

На основании акта и объяснительной от самого работника, принимается решение о мере наказания.

Трудовой кодекс устанавливает, что при определении наказательного действа необходимо соизмерять тяжесть самого проступка и применяемое взыскание. Так за опоздание человека нельзя уволить, а вот за прогул наниматель имеет право применить крайнюю меру, но имеет право и смягчить наказание до выговора или предупреждения.

На что обратить внимание при оформлении акта

При оформлении акта, также как и при его написании, можно опираться на собственное видение документа, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особенных требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

Важно соблюсти условие: в акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны. Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы

Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Акт составляется в двух экземплярах:

• один из которых остается в компании,
• второй передается оппоненту.

При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.

Образец составления акта об отказе подписать акт

На сегодняшний день не существует стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри компании. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

• дату составления,
• номер документа,
• населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма и ее название.

В основной части следует указать:

• кто именно отказывается подписать акт (если это представители другой организации – ее наименование, должности и ФИО работников, если сотрудник самого предприятия – только должность и ФИО),
• ссылку на акт, который отказывается подписывать вторая сторона (его номер и дату написания), а также коротко передать суть вышеозначенного документа,
• если оппонент приводит какие-то объяснения своему отказу, их также нужно сюда включить (чем подробнее будет описана эта часть, тем лучше).

В акт необходимо обязательно внести данные обо всех людях, имеющих отношений к его составлению (членах комиссии или свидетелях), с указанием их должностей, фамилий-имен-отчеств.

При наличии каких-то дополнительных документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.

Кто составляет акт об отсутствии на рабочем месте

Чаще всего документ составляется сотрудниками кадрового подразделения. Причем необязательно руководителями. Обязательно присутствие 2-3 свидетелей, которые проставляют свои подписи в акте и тем самым подтверждают отсутствие работника. В акте указываются не только фамилии, имена, отчества, но и должности таких свидетелей.

Юридическое значение будет иметь и акт, составленный непосредственным руководителем отсутствующего работника. Присутствие минимум 2 свидетелей также необходимо. Желательно привлечь сотрудника кадрового подразделения, который поможет оформить такой документ правильно.

Уважительные причины отсутствия, по которым нельзя уволить

Если работника нет на его месте работе нельзя сразу говорить о прогуле. В жизни бывают самые разные ситуации, среди них может случиться так, что работник не смог сразу известить работодателя о происшедшем и у него есть уважительная причина.

Поэтому, когда установлено отсутствие сотрудника на рабочем месте в рабочее время нужно попытаться всеми доступными способами установить, почему его нет на работе. Это могут быть звонки домой, запрос через телеграмму, электронную почту, письмо и т. д.

Список причин, когда работник не является нарушителем трудовой дисциплины, не закреплен законодательно, но к ним можно отнести следующее:

• Сдача в поликлинике работником крови (донорство).
• Болезнь или травма у сотрудника или члена его семьи.
• Исполнение сотрудником предусмотренных законодательством государственных и общественных обязанностей.
• Дорожно-транспортные происшествия.
• Заключение его под стражу.
• Катастрофы и другие стихийные бедствия.
• Опоздания из-за сбоя графика работы общественного транспорта.
• Приостановка трудовой деятельности, если в компании определенное время не выплачивается зарплата и работник предварительно сообщил руководству о своем решении приостановить работу.
• Когда сотрудник приступил к выполнению своих трудовых обязанностей по старому графику, если уведомление о новом распорядке работы не было доведено до него соответствующим образом.

Такие причины будут приняты как уважительные даже в ситуации, когда сотрудник не смог вовремя уведомить кадрового специалиста либо ответственное лицо о неявке на работу. Однако по требованию закона такие причины должны подтверждаться соответствующими документами. В случае, когда работник сразу не предоставляет их, администрация должна со своей стороны запросить такие бланки.

Внимание: вместе с подтверждающими документами работнику нужно предоставить в письменном виде объяснительную записку с причинами прогула. Тогда в этой ситуации неявка признается уважительной, а потому причины для увольнения за прогул нет.. https://www.youtube.com/embed/BiAoG4eG7M4

Если обнаружена ошибка

Нередко случается, что после того, как документ был распечатан и подписан, в нем бывают замечены сведения с фактическими ошибками, например, неправильно указаны дата, должность и т.д. Конечно же, такие ошибки нужно исправить. Это оформляется принятым законодательно способом:

• зачеркивают слово или число с ошибкой таким образом, чтобы его было видно; достаточно зачеркнуть одной чертой;
• далее сверху надписывают правильный вариант, рядом указывают: «Исправленному верить»;
• затем ответственный за составление акта работник ставит свой «автограф» в подтверждение подлинности внесенных изменений.

В каких случаях оформляется акт?

Согласно Российскому Законодательству прогул работника — это его отсутствие на рабочем месте без наличия уважительной причины более четырех часов. В соответствии с положениями статьи 191 ТК РФ, отсутствие служащего на работе — это неисполнение им своих прямых рабочих обязанностей.

Данный факт попадает под категорию дисциплинарной ответственности. Предусматривается наказание в виде взыскания денежных средств с заработной платы вплоть до увольнения.

Если причиной увольнения сотрудника становится прогул, то составляется акт об его отсутствии на рабочем месте.

Документ, подтверждающий отсутствие сотрудника на рабочем месте, является официальным подтверждением нарушения дисциплины на предприятии. За нарушение правил работник привлекается к дисциплинарной ответственности.

В случае опоздания или иных обстоятельств составляются акты, являющиеся основанием для увольнения.

Уважительные причины для составления акта об отсутствии на рабочем месте делятся на два вида:

• Субъективные уважительные причины;
• Объективные уважительные причины.

Субъективные причины связаны непосредственно с сотрудником. Как правило, это его заболевание. В качестве доказательств болезни послужат следующие документы:

• Информация от врача о его посещении;
• Больничный лист;
• Информация из амбулаторной карты о медицинском осмотре.

Некоторые сотрудники компании должны периодически проходить медицинские осмотры. Уважительная причина — это болезнь ребенка. Ситуация аналогична с болезнью взрослого. Однако в этом случае больничный будет выдан не во взрослой, а в детской амбулатории.

Если работник принимает активное участие на судебном заседании в качестве:

• истца;
• ответчика;
• потерпевшего;
• свидетеля или подсудимого, работодатель не имеет право его уволить.

В ситуациях, когда сотрудник находится под следствием или принимает в нем непосредственное участие, применяется выше перечисленное правило. В этом случае в качестве подтверждающего документа служит повестка в суд или к следователю. К этой группе можно отнести вызовы в полицию или сотрудничество с членом избирательной комиссии.

Если в доме гражданина произошла поломка в водопроводе или другая серьезная авария, сотрудник также может не прийти на работу. Однако если это плановый ремонт или технический осмотр, это не повод отсутствовать на работе.

В случае, если работник отсутствовал менее 4 часов и появился на рабочем месте, то составляется специальный акт об опоздании на работу.

Объективные уважительные причины

Под объективными причинами, в результате которых сотрудник отсутствовал на рабочем месте, считаются различные ситуации непреодолимой силы. Это, как правило:

• аварийные ситуации на дороге;
• погодные условия;
• военные действия;
• техногенные катастрофы.

Если работник не согласен со своим увольнением и считает поступки работодателя незаконными, то он обращается в суд. В большинстве случаев суд принимает решение о восстановлении лица на работу.

Прогулом считаются:

• Ситуации, в которых работник оставляет свое рабочее место без уважительной причины на неопределенный срок;
• Самостоятельное использование дней отгулов, а также самостоятельный уход непосредственно в отпуск.

На судебном заседании будет выявлена законность увольнения сотрудника и наличие уважительных причин его отсутствия на работе.

Прогулом не считается ситуация, в которой работник воспользовался законными днями отгула без разрешения работодателя.

Как правильно составить акт об отсутствии работника на рабочем месте в 2020 году

Заполняется акт следующим образом:

• В верхней части указывается название документа. Здесь должна отображаться его суть;
• Отмечается город, в котором организация зарегистрирована;
• Пишется дата составления документа;
• Указываются все члены комиссии, которые будут подтверждать факт прогула. Пишутся ФИО и должности сотрудников;
• Подробная информация о работнике, в отношении которого составляется акт;
• Проставляется дата прогула и время. Если работник отсутствовал в течение определенного времени, указывается промежуток времени, когда сотрудник отсутствовал;
• Указывается, что работник говорит в свое оправдание. Если он не объясняет причину отсутствия, об этом также должно быть указано в документе.

Работодатель имеет право составлять несколько актов. Например, определенный период работник отсутствовал. На этот период составляется акт, который подписывается комиссией. Но выясняется, что и после этого периода сотрудник не вышел на работу. В таких ситуациях нужно еще раз составить акт, придерживаясь тех же правил. При этом количество повторных актов неограниченно.

Что делать, если работник отказывается знакомиться с актом

После оформления документа его нужно предоставить увольняемому сотруднику, чтобы он ознакомился и подписал акт. Но можно столкнуться с проблемой, когда сотрудник не желает это делать. Главная причина таких действий заключается в том, что работник не согласен с увольнением и информацией, указанной в акте. Хотя и в такой ситуации работнику следует подписать документ. Ведь так он подтверждает только то, что ознакомлен с ним. Уже после этого у него имеется право подать судебный иск, чтобы оспорить решение работодателя.

Но практика показывает, сотрудник даже не желает ознакомиться, соответственно, и подписывать документ. В этом случае работодателю необходимо сделать в акте соответствующую отметку. Также рекомендуется направить сотруднику извещение о том, что данный акт был составлен. При судебных разбирательствах такой документ станет дополнительным подтверждением того, что сотрудник был уведомлен о составлении акта.

Источники:

1. https://ppt.ru/forms/sluj-akt-ob-otsutstvii
2. https://assistentus.ru/forma/akt-o-nevyhode-na-rabotu/
3. https://online-buhuchet.ru/akt-o-progule-rabotnika-obrazec/
4. https://rabotniky.com/akt-o-progule/
5. https://russiansu.ru/progul/kak-sostavit-akt-o-progule-sotrudnika.html
6. https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/akt_ob_otsutstvii_na_rabochem_meste_-_obrazec/
7. https://docinfo.net/akt-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste/
8. https://clubtk.ru/kak-oformit-uvolneniye-za-progul
9. https://znatoktruda.ru/progul/akt/
10. https://buhproffi.ru/dokumenty/akt-ob-otsutstvii-na-rabochem-meste.html
11. https://kadriruem.ru/akt-o-progule/
12. https://nsovetnik.ru/akt/kak_sostavlyaetsya_akt_o_progule_rabotnika_blank_obrazec/

Подпишитесь на свежие новости

Акт как документ

Согласно теории делопроизводства, акт является информационно-справочным документом, цель которого – документально подтвердить произошедшее событие.

В канцелярии и других отделах акты могут оформляться по самым разным случаям. Вряд ли представляется возможным перечислить их все, а значит, и виды актов. Так, например, только в архивном деле и только утвержденных официально форм актов набирается с десяток. Кроме правил архивов, есть множество других документов, регулирующих самые разные производственные и бизнес-процессы, которые содержат собственные формы актов.

Отдел кадров прибегает к составлению актов в основном, когда нужно подтвердить факт совершения дисциплинарного поступка работником.

Приведем фрагмент документа «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению», утвержденного Росархивом (далее – Методические рекомендации).

Это общие правила составления актов, к которым следует прибегать в случае, если для составляемого документа нет утвержденной формы (как, например, форма акта о несчастном случае на производстве, которая утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 24.10.2002 № 73).

Порядок действий при оформлении документа

В первую очередь необходимо выяснить, действительно ли работник отсутствует по неуважительной причине. Для этого необходимо связаться с ним по имеющимся контактным данным. В век интернета сделать это можно и с помощью социальных сетей. Если сотрудник вышел на связь, изложил причину прогула, и вам она показалась уважительной — вы имеете полное право не составлять «Акт». Безусловно, если подобный случай произошёл впервые или подопечный стоит на хорошем счету и портить его «Послужную книжку» порочащей записью вам не хочется. Во всех иных случаях юристы настоятельно рекомендуют зафиксировать факт невыхода на работу документально.

Если связаться с работником не получилось, либо причина его отсутствия показалась вам неуважительной, необходимо составить документ, фиксирующий неисполнение служебных обязанностей. Для этого следует пригласить не менее двух свидетелей и в их присутствии зафиксировать факт.

После того, как акт был составлен, не забудьте предоставить его для ознакомления работнику, в отношении которого он был составлен. Если безответственный сотрудник так и не появится в стенах организации, следует отправить документ по почте.

Основной причиной восстановления сотрудника на работу по решению суда очень часто является факт его не ознакомления с документом.

Если работник не выходит несколько дней подряд, чтобы обезопасить себя, выполняйте указанную последовательность действий ежедневно: попробуйте связаться с сотрудником, отметьте факт его отсутствия в графике, в присутствии свидетелей составьте «Акт».

Оформить «Акт» вы можете и постфактум. Однако стоит учесть, что срок давности по привлечению не вышедшего на работу сотрудника к ответственности составляет от 1-го до 6-ти месяцев.

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Такой документ ответственное лицо должно составлять сразу же, как стало ясно, что работник не появился на своем рабочем месте в начале дня, и продолжает там отсутствовать уже длительный период времени. В случае, когда такая ситуация возникает несколько дней подряд, то на каждый факт неявки нужно оформлять отдельный акт.

Закон не определяет, каким именно способом нужно составлять документ — на бумаге от руки, либо набирать на компьютере и затем распечатывать.

Строгих требований к информации, которая должна там содержаться нет. Акт можно составлять на фирменном бланке или можно создать готовый шаблон, и при необходимости внести в него свои сведения.

Начинается составление документа с указания его наименования. Если производится нумерация актов, то после названия записывается порядковый номер. Также необходимо проставить место и дату составления.

Первым делом в акте записываются сведения о сотруднике, который составляет документ — его Ф.И.О., а также занимаемая должность. Далее, такую же информацию требуется записать на свидетелей, которые могут подтвердить факт прогула работника.

Внимание: рекомендуется приглашать минимум двух человек, и они должны работать в иных отделах, чем прогулявший работник — это позволит обеспечить их непредвзятость как к самому прогульщику, так и произошедшему событию.

Затем в акте указываются данные работника, который не вышел на свое рабочее место. Здесь записываются его Ф.И.О., точные дата и время, когда было установлено, что сотрудника нет на месте, общая его продолжительность отсутствия.

На случай, если придется участвовать в судебном разбирательстве по причине неправомерного увольнения за прогул, в акте рекомендуется подробно описать — на каком именно месте должен выполнять свои обязанности этот сотрудник, где именно оно располагается, как выглядит окружающая обстановка и т. д.

На следующем шаге в акте необходимо максимально подробно привести разъяснения работника по поводу его отсутствия. Его объяснения нужно записывать слово в слово, не искажая и не изменяя смысл сказанного.

Если во время предпринятых попыток связь с работником установить не удалось — например, ему звонили по телефону, а он не брал трубку. Необходимо подробно указать, какие использовались средства связи, точное время, когда это происходило, чем все закончилось.

На этом составление документа завершается. Сначала бланк подписывает его составитель, а после этого приглашенные свидетели. Каждый из них должен проставить подпись в отведенной для этого графе и рядом указать дату, когда это было сделано.

Структура документа

Для того чтобы акт имел юридическую силу, он содержать такие данные:

1. Название компании, где имело место совершение дисциплинарного проступка.
2. Наименование документа: акт о непредоставлении письменного объяснения работником.
3. Номер акта.
4. Место, где располагается предприятие (город, поселок, село и т.д.).
5. Дата, когда был составлен и подписан акт.

ФИО и должности всех членов комиссии.
Суть проступка, ФИО и должность провинившегося сотрудника.
Указание на то, что нарушитель не принес объяснительную в течение 2 дней с момента совершения проступка или просто отказался от ее предоставления. В случае если причина отказа была названа, ее требуется зафиксировать.

Подписи всех членов комиссии и самого работника-нарушителя.

Когда руководитель получит документ, он должен будет принять решение о том, какой вариант взыскания наложить.

Кто следит за рабочим временем персонала

В каждой достаточно крупной организации есть сотрудник, который отвечает за учет рабочего времени персонала. Обычно это:

• специалист кадрового отдела;
• представитель охранной службы;
• руководитель того или иного структурного подразделения;
• секретарь.

В специальном журнале этот человек отмечает время прибытия коллег на работу, а также время их ухода домой.

Все опоздания, прогулы, отлучки с рабочего места по профессиональным нуждам и личным делам и переработки также вносятся в учетный документ.

Такая практика позволяет работодателю точно знать, сколько времени провел тот или иной его подчиненный на своем рабочем месте, отработал ли положенные часы, насколько точно он соблюдает трудовую дисциплину и действующий на предприятии режим труда и отдыха.

Пример оформления и последующие действия

При наличии такого акта работодатель может наложить на работника правомерное взыскание, что будет трудно оспорить в суде. Но потребуется соблюсти процедуру оформления документа.

Поэтому работодателю нужно поэтапно:

1. Установить, что работник действительно отсутствует на работе и это похоже не прогул.
2. Попытаться связаться с работником, если он сам не сделал этого.
3. Оформить докладную записку, ее примерную форму можно также легко и бесплатно скачать из интернета.
4. Заручится разрешением руководства для оформления акта.
5. Составить акт в присутствии свидетелей, а возможно и самого работника.
6. Получить от работника письменное подтверждение причины неявки на работу.
7. Отобразить в акте факт отсутствия документа, доказывающего уважительность невыхода на работу.
8. Получить от работника подпись на составленном акте, вручить ему один экземпляр документа. Если работник откажется подписывать документ, этот факт также следует отобразить на бумаге.
9. Предоставить акт вместе с другими документами на рассмотрение руководству для принятия дальнейшего решения в отношении данной ситуации.