Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Оформляем уничтожение документов

Повторим, что для уничтожения документов экспертная комиссия составляет соответствующие акты. Для коммерческих организаций форма акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. Для правильности оформления можно руководствоваться примерной формой акта, которая приведена в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. Для наглядности приведем пример такого акта ниже. Уничтожение документов происходит путем их передачи на утилизацию бумагоперерабатывающим организациям или организациям, собирающим вторсырье. Кроме того, фирмы, занимающиеся ведением архива организаций на основании договора, могут предложить не только сдачу документов в макулатуру, но и их шредирование.

    Общество с ограниченной    ответственностью "Марс"                          Утверждаю    (ООО "Марс")             Акт                                     Директор ООО "Марс"                                                     Копылов /Г.Д. Копылов/      20.01.201010 N 1                               20.01.2010         г. Кострома    О выделении к уничтожению    документов, не подлежащих    хранениюНа основании ______________________________________________________________               (название и выходные данные перечня документов с указанием                                  сроков их хранения)___________________________________________________________________________отобраны   к   уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение следующие документы----T---------T-------T-------T------------T----------T---------T---------¬¦ N ¦Заголовок¦Крайние¦ Номера¦Индекс дела ¦Количество¦  Сроки  ¦Примеча- ¦¦п/п¦ дела или¦  даты ¦ описей¦     по     ¦  ед. хр. ¦хранения ¦ние      ¦¦   ¦групповой¦       ¦       ¦номенклатуре¦          ¦  дела   ¦         ¦¦   ¦заголовок¦       ¦       ¦    или     ¦          ¦и номера ¦         ¦¦   ¦   дел   ¦       ¦       ¦ номер дела ¦          ¦статей по¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦  по описи  ¦          ¦ Перечню ¦         ¦¦   ¦         ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦...¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦   ...   ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 12¦График   ¦  2008 ¦04/2008¦    04-10   ¦     1    ¦  1 год, ¦         ¦¦   ¦отпусков ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 693 ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦ 13¦Табели   ¦  2004 ¦06/2004¦    06-13   ¦    12    ¦  5 лет, ¦         ¦¦   ¦учета    ¦       ¦       ¦            ¦          ¦ ст. 586 ¦         ¦¦   ¦рабочего ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦¦   ¦времени  ¦       ¦       ¦            ¦          ¦         ¦         ¦+---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+---------+¦   ¦   ...   ¦  ...  ¦  ...  ¦     ...    ¦    ...   ¦   ...   ¦         ¦L---+---------+-------+-------+------------+----------+---------+----------      19 (девятнадцать)                     1998 - 2008Итого ------------------------------ дел за -------------------------- годыНачальник отдела архивации           Пучкина                 /А.И. Пучкина/СогласованоПротокол ЦЭК (ЭК)   19.01.2010   18от ---------- N --Документы в количестве 19 (девятнадцать)  ед. хр. весом 9 кг. 500 г сданы вООО "Переработка вторсырья" на переработку по приемо-сдаточной накладной от04.02.2010 N 16.Изменения в учетные документы внесены.Начальник отдела архивации                 Пучкина           /А.И. Пучкина/

Примечание. Шредер — прибор для уничтожения бумаг. Шредирование — разрезание документов на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.

Уничтожение бумаг в шредере может быть стандартным (фрагментирование на части не более 3,9×50 мм) и конфиденциальным (части не более 0,78×11 мм). После операции уничтожения в базу данных вносится соответствующая запись, вследствие чего ведение истории этих документов прекращается. Тарификация осуществляется по весу в килограммах.

Запись «Изменения в учетные документы внесены» означает, что в формах номенклатур или в описях дел (в учетных документах), куда были впервые внесены подлежащие уничтожению документы, в графе «Примечания» указаны номер и дата настоящего акта, в соответствии с которым данные документы должны быть уничтожены.

Уничтожение документов по истечении установленного срока их хранения является правом, а не обязанностью организации.

Отметим: уничтожение бухгалтерских документов производится в таком же порядке, как и кадровых.

На уничтожение трудовых книжек составляется отдельный акт. Согласно п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям порчи трудовых книжек, например, из-за небрежного отношения с ними. Приведем пример указанного акта.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией. Подготовка к уничтожению:

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Комиссия по уничтожению документов

  Чтобы определить, какие документы уже не понадобятся и сроки хранения их вышли, нужно создавать специальную экспертную комиссию (ЭК). Если фирма у вас большая и документов накапливается достаточно много, комиссию можно создать постоянную. В обратном случае, если к процедуре уничтожения вы планируете прибегать раз в год или реже, ЭК можно создавать по мере необходимости.

В состав ЭК можно включить несколько квалифицированных человек, которые и будут решать – понадобятся в будущем какие-то документы из уничтожаемых, или нет. Для подстраховки можно пригласить специалиста Росархива.

Как только с составом определились, готовим приказ вот такого плана. В приказе закрепляем:

• создание ЭК;
• состав комиссии.

С приказом знакомим всех членов комиссии.

Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя.

Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.

Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы. Все чаще организации стали использовать электронный документооборот

Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2019 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2019 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Этапы утилизации

Рабочая документация подразделяется на виды по степени значимости и ее актуальности. От этого зависит срок годности хранения. Бумаги распорядительного типа актуальны только на ограниченное время и не относятся к важным: их утилизация или вторичное использование не контролируется. Но для бумаг строгой отчетности, т. е. архивных документов, существует определенная процедура по списанию и уничтожению.

Условия хранения документов в архиве регламентированы и предполагают их сортировку по годам и спецификации. Поэтому при полном соответствии требований хранения этап сортировки по датам можно опустить. Контроль за периодичностью чистки возлагается на архивариуса. Этапы:

• создание комиссии;
• проведение самой процедуры ознакомления;
• оформление акта результатов экспертизы;
• составление описи дел, подлежащих уничтожению;
• оформление акта на продление хранения для нужных бумаг;
• окончательное согласование и подписание документации главным руководителем.

При правильном ведении архива, ежегодной утилизации бумаг, сохраняется закономерность, которая обеспечивает порядок: точную сортировку по дате и специализации, местонахождение документов, подлежащих проверке и списанию. Время работы комиссии сокращается минимально, а сам процесс в разы облегчается.

Форма актов

Акт о выделении документации к уничтожению

Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

• наименование документа;
• наименование организации;
• дату составления;
• наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
• перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
• Ф.И.О. и подписи членов комиссии.

Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

• «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
• Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
• Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
• Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
• Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.

При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в законодательстве

Порядок хранения, передачи в архив или уничтожения неактуальных уже документов содержится во многих правовых актах:

• закон 125-ФЗ (о создании и работе архивов);
• правила работы архивов от 06.02.2002 (о ведении документации);
• приказ Минкультуры №558 (о типовых управленческих документах);
• приказ Минкультуры №1182 (о сроках хранения);
• постановление ФКЦБ №03-33/пс (о документах АО).

Из анализа этих правовых актов можно добыть немало полезной информации о том, как законно избавиться от макулатуры. Причём уничтожение документов может производиться по выбранному вами методу:

• бумаги можно сжечь;
• порвать вручную;
• использовать шредер;
• сдать в пункт приёма макулатуры.

К сведению Варианты: в первых двух случаях нужно будет составить произвольный акт об уничтожении, где прописать место, время уничтожения и ответственного исполнителя. А в последнем – взять накладную или оформить акт приёма-передачи.

Правила уничтожения бухгалтерской документации

Уничтожение бухгалтерских документов происходит в несколько этапов:

1. Создание экспертной комиссии на основании приказа руководителя компании. В приказе следует указать состав комиссии, цель, с которой она была сформирована. В комиссию должны входить представители разных подразделений фирмы, в т.ч. бухгалтерии. Именно члены комиссии определяют, насколько ценным является документ, и можно ли его уничтожить.
2. Экспертиза ценности документов. На этом этапе устанавливают время хранения конкретной документации. Отбираются бумаги, которые продолжат храниться (в архиве или организации) и те, которые подлежат утилизации. Все действия заносятся в протокол. Экспертиза электронной документации проводится аналогично.
3. Составление акта о выделении бухгалтерских документов к уничтожению (можно составить по форме приложения № 21 к Правилам хранения архивных документов, утв. приказом Минкультуры России № 526 от 31.03.2015).
4. Утилизация документов. Способ уничтожения должен быть определен в акте. Просто выбросить бумаги или электронные носители (например, вместе с бытовым мусором) нельзя, так как это может привести к попаданию важных сведений в руки злоумышленников.
5. Оформление акта об уничтожении документов после их утилизации.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

• подача грузового автомобиля-уничтожителя;
• перенос бумажной массы грузчиками;
• ликвидация всей документации (в присутствии заказчика);
• перевоз отходов;
• составление свидетельства о предоставлении профессиональных услуг.

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Экспертиза ценности документов

Утилизация может проводиться с участием экспертной комиссии и без нее. Экспертная комиссия по уничтожению документов работает, когда срок хранения не является единственным критерием, на котором основано решение об уничтожении документов. Проведение экспертизы ценности позволяет выявить значимость для дальнейшей работы, научного мира или в истории.

Основная функция ЭК — это организация ежегодной проверки и списания документации. В состав включаются ИТР работники и руководящие лица – руководители компании:

• начальник отдела кадров;
• главный бухгалтер;
• главный юрист компании;
• начальник отдела по специализации.

Проверка комиссии оформляется соответствующим протоколом, где указаны состав комиссии, перечень рассматриваемых документов, сроки и вынесенный вердикт. ЭК влияет на ход дела следующим образом:

Срок хранения истек, ЭК признает документ не нужным — подлежит уничтожению.
Срок хранения не истек — вне зависимости от важности, документ продолжает храниться в архиве.
Срок хранения истек, но ЭК вынесла решение о необходимости сохранения документа — бумаги подлежат хранению до указанного комиссией срока.

После составления актов, описи и протокола проводятся их согласование и последующее утверждение генеральным директором. Далее оформляются документы на хранение и уничтожение, в зависимости от решения ЭК. Для ненужных бумаг проводится процесс утилизации.

Физическое уничтожение

Утилизация — это физическое уничтожение документов различными способами. При этом запрещается выбрасывать документы на свалку, рвать или использовать вторично в качестве черновиков. Утилизация должна исключить возможное восстановление, даже частичное.

Шредирование бумаг

Шредирование — измельчение бумаги. Способ официально принятый на вооружение, используется без ограничений. В зависимости от мощности шредера, можно справиться с любым количеством документов: от нескольких листов до объемов, насчитывающих тонны. Этот метод экономит большое количество бумаги, позволяя использовать макулатуру в дальнейшей переработке.

Сжигание бумаг

Является одним из самых дешевых способов, но отличается высокой токсичностью при сжигании, что при больших объемах может привлечь внимание службы экологии. Кроме того, этот способ возможен только на предприятиях, где есть работающие печи или возможность организовать безопасность этого процесса

Закапывание

Этот метод нерационален ни в экономическом, ни в практическом плане. Для рытья траншеи нужно нанимать технику и людей, что само по себе затратно по времени и деньгам. Кроме того, бумаги могут быть выкопаны, что чревато распространением секретной информации. К этому способу прибегают в случаях, когда бумагу нельзя использовать в шредированном виде, также нельзя ее сжигать, например, при радиоактивном или бактериологическом заражении.

Химическая обработка

Теоретически этот способ можно использовать, но практически он сложен в техническом плане (требует выполнения техники безопасности по работе с кислотами или щелочами). Кроме того, он неоправданно дорогостоящий. Его используют преимущественно в случаях, когда бумага подлежит уничтожению на месте ее хранения.

Выездное уничтожение

В этом случае выбор способа утилизации и сама процедура ложатся на сотрудников компании, предоставляющих подобные услуги. Как правило, такие организации имеют в своем арсенале необходимое оборудование и могут предложить все виды уничтожения документов.

Преимущества работы с компаниями по утилизации

Фирмы, оказывающие подобные услуги, могут предложить не только разные способы уничтожения документов, но также проконсультируют компанию о текущих нормативных документах, которыми нужно руководствоваться (поскольку изменения в законодательстве происходят нередко).

Для исключения утечки информации, т. е. предоставления качественных услуг, с компанией составляется договор, в котором должен присутствовать пункт, что организация, оказывающая помощь по утилизации, обязуется обеспечить конфиденциальность информации. Кроме того, после уничтожения бумаг шредером, при невозможности их восстановления, они могут быть использованы как макулатура, что позволит частично вернуть деньги за оплату услуг.

Разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения

17 марта 2020

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее — Перечень), а также Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция), разъясняем следующее:

В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» от 23 мая 1996 г. N 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Приказы Росархива об утверждении Перечня и Инструкции были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года.

Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива N 236, приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. N 1964.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236.

В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.