Форма Т-7 график отпусков

Правила заполнения графика отпусков на предприятии и его образец

При составлении графика, как правило, используется унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Государственного комитета по статистики №1. Однако обязательно придерживаться данной формы не требуется, если работодателем самостоятельно разработан шаблон графика на предприятии, то допускается и его использование, при условии внесения следующих обязательных сведений:

1. Полное наименование компании-нанимателя;
2. Коды ОКПО и ОКУД;
3. Если на предприятии действует Профсоюзная организация, то заполняется соответствующее поле: «мнение выборного профсоюзного органа», включающее в себя дату и отметку: «Учтено», если же такового органа нет, то проставляется отметка о его отсутствии;
4. Индивидуальный номер, присвоенный Приказу;
5. Дата составления распоряжения;
6. Наименование документа;
7. Далее располагается таблица, которая включает в себя поля:

• Структурное подразделение, в котором трудится работник;
• Должность сотрудника;
• ФИО лица;
• Табельный номер сотрудника, в случае его наличия;

Затем вносятся сведения о предоставляемом отпускном периоде:

• Количество дней отдыха. Если гражданин решил воспользоваться полным периодом, то проставляется, как правило, значение 28 (число суток ежегодного отпуска). Если же лицо решило разбить отпускной период на несколько частей, то поочередно, в разные поля (сверху вниз), вносится информация по каждому из отрезков времени;
• Запланированная дата начала отпуска;
• Фактическая дата начала;
• Основания для предоставления лицу отпуска (указывается реквизиты предоставленного сотрудником документа);
• Дата предполагаемого начала отдыха;
• Поле: «Примечание», в которое вносятся дополнительные сведения, не указанные ранее, но имеющие весомое значение для сторон трудовых отношений.

Внизу графика проставляется подпись руководителя кадрового отдела, на которого была возложена обязанность по разработке и контролю за оформлением документа. После составления, график должен быть предоставлен каждому подчиненному для ознакомления под личную подпись, кроме того, на нем проставляются автографы всех руководителей структурных подразделений, имеющихся в компании. Последним график получает руководитель организации, который утверждает документ путем визирования собственной росписью и главной печатью. На протяжении следующего года в документ могут вноситься те или иные изменения, если сотрудникам необходимо будет подкорректировать утвержденные ранее сроки.

Кто вносит изменения?

Внести изменения в график работодатель не может. Это если инициатива исходит от него.

Но, в следующих случаях возможны вариации:

1. Отпуск работника перенесен.
2. Продлен.
3. Сотрудник отозван с отдыха.
4. Когда в организацию устроилось определенное количество новых работников.

Все эти случаи требуют внесения изменений, а последний – даже составления «дополнительного» графика, основывающегося на данных основного.

О периодичности внесения изменений ничего сказать нельзя, поскольку каждый рабочий день может привнести что-то новое, что повлияет на изменение конечного документа.

Кто подписывает график отпусков? За ведение графика отпусков, как правило, отвечает служба кадров, что влияет на технологию работы с ним. Сколько хранится график отпусков?

ВНИМАНИЕ. Срок хранения графика отпусков в организации – 1 год

То есть до образной замены «старым-новым». Или иначе – версией, идущей после актуальной. От предпоследней же избавляются в общем порядке.

График отпусков – важный элемент в жизнедеятельности любой компании. Ведь, как говорится, работа работой, а отпуск – по расписанию.

Утверждение плана отпусков

Составленное и подписанное начальником ОК расписание утверждается руководителем:

• Путем написания резолюции на самом документе (подпись и предписание исполнения составленного плана);
• Оформлением приказа, с указанием ответственных за исполнение документа лиц, выделения средств, для выплат отпускных. Такой документ характерен для крупных учреждений.

Дата составления расписания, дата резолюции или издания приказа должна соответствовать требованиям статьи 123 Трудового кодекса.

А вот необходимость заверения печатью подписи директора предприятия законом не предусмотрено.

Сопутствующие документы

В процессе оформления происходит составление некоторых дополнительных документов.

Приказ

После того как ответственный компетентный работник проверяет правильность заполнения документа, можно приступать к его утверждению. Сделать это можно непосредственно на бланке или издать специальный приказ.

Унифицированная форма, как и в случае с графиком, отсутствует, поэтому предприятие может разработать собственный шаблон. Сотрудников необходимо ознакомить с документом под роспись. Допустимо дополнение с помощью столбца, в котором сотрудники будут ставить подпись и дату, в которую произошло ознакомление.

Заполнение столбцов 7-10 осуществляется вручную на протяжении года с того момента, как сотрудник ушел на отдых по факту. Если за этот период произошли определенные изменения, и время отдыха переносится, в столбце 8 указывается информация об этом.

В столбце 9, в свою очередь, проставляются реквизиты приказа. Столбец 10 заполняется в случае наличия примечаний. Например, может быть указана причина (основание) переноса.

Заявление

Если работник был предупрежден работодателем менее, чем за 2 недели до начала отдыха, он может рассчитывать на подачу письменного заявления, на основании которого произойдет перенос этого периода на другой срок.

Документ может не составляться, если было принято решение об использовании отпуска в соответствии с графиком. Однако в законодательстве предусмотрено несколько ситуаций, в которых подача заявительной бумаги – обязательная процедура:

• использование отпуска происходит ранее 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности;
• применение дней отдыха осуществляется на основании соглашения, заключенного между работником и работодателем;
• сотрудник имеет отношение к категориям, которые могут рассчитывать на получение от работодателя отпуска в любое удобное время.

Журнал

Журнал извещения сотрудников составляется на крупных предприятиях, в которых действует несколько подразделений. С его помощью можно упростить процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и отметить, кто из них еще не был ознакомлен.

Форма составления

Безусловно, график относится к разновидности локальных нормативных актов. Данный документ устанавливает очерёдность предоставляемых отпусков, оформляется в соответствии установленным правилам и обязательный к исполнению как со стороны работодателя, так и указанных в графике сотрудников.

Для составления такого документа предусмотрена специальная форма Т-7, которой работодатель может воспользоваться, но данная форма не является обязательной, законодательно разрешено использовать и иные образцы оформления документа. Исключение составляют предприятия, входящие в государственный и муниципальный аппарат.

Бланк по форме Т-7

Как видно, документ имеет чёткую структуру, содержит 10 основных граф:

1. Полное наименование предприятия.
2. Должность сотрудника, соответственно штатного расписания.
3. ФИО должностного лица.
4. Табельный номер работника (указывается при наличии).
5. Длительность (количество дней).
6. Дата начала и окончания срока отдыха (запланированные).
7. Фактические даты.
8. Предполагается в случае переноса.
9. Даты перенесённого отдыха.
10. Примечания.

Заполненный образец бланка Т-7

Категории работников

Существует достаточно большое количество категорий работников, которым в соответствии с современным трудовым законодательством РФ работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и учесть их мнение при составлении графика отпусков. К ним относятся:

• сотрудники моложе 18 лет;
• работники, занятые по совместительству;
• женщины, уходящие в отпуск по беременности и родам;
• работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев;
• мужья, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам;
• один из родителей для сопровождения ребенка младше 18 лет, поступающего в заведения среднего профессионального образования или высшего образования, находящиеся в другой местности;
• женщины, имеющие двух или больше детей младше 12 лет;
• лица, обладающие званием Героя Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• лица, обладающие званием Героя Советского Союза или Героя Российской Федерации, или полные кавалеры ордена Славы;
• супруги военнослужащих имеют право выйти в отпуск одновременно с отпуском военнослужащих;
• лица, пострадавшие от радиационного воздействия из-за испытаний на Семипалатинском полигоне;
• граждане, пострадавшие от радиационного воздействия из-за катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• лица, получившие знак «Почетный донор России».

Также в ст. 123 ТК РФ сказано, что утверждение графика отпусков происходит с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации. Этот орган в течение пяти рабочих дней со дня ознакомления с проектом графика отпусков обязан составить и отправить работодателю обоснованное мнение по проекту в письменной форме.

Мнение профсоюза по проекту графика отпусков может содержать разногласия с работодателем, и работодатель может согласиться с ним или в течение трех дней после получения. Часто проводятся консультации с профсоюзом с целью достижения приемлемого для обеих сторон решения.

Однако бывает, что стороны не приходят к взаимопониманию. В таком случае работодатель имеет право утвердить график отпусков, но профсоюз в свою очередь может его обжаловать в государственную инспекцию труда или же в суд.

В законодательстве не утверждено, обязан ли работодатель информировать работников об утвержденном графике отпусков. Но практика показывает, что лучше это сделать. Кроме того, необходимо или в самом графике, или в листе ознакомления предусмотреть графу об ознакомлении работника с графиком.

Также работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска за две недели до его начала письменно, под роспись.

Посмотрите видео о составлении графика отпусков:

Когда используется

В действующем законодательстве прописано, что составлять локальный акт организации требуется один раз в год. Выполнить процедуру должен человек, который занимает главную руководящую должность в организации.

Утвержденный график нельзя исправлять. Единственное исключение из правил – корректировка документации в связи с вышедшим приказом об изменении сроков отпусков.

Следует помнить, что внести изменения в бланк невозможно, если администрация компании и ее профсоюзный орган будут выступать против осуществления процедуры. Чтобы попросить перенести время отдыха и изменить график работы, работник должен написать заявление. Бумага выпускается строго в письменной форме.

Начинать составление бумаги требуется в ноябре. К 18 декабря график должен быть утвержден. Если в течение года на работу в компанию устроились новые специалисты, их не нужно вписывать в локальный акт организации. Если им будет положен отпуск за отработанный период, срок и время отдыха согласовываются с руководством фирмы.

Действующее законодательство позволяет компании самостоятельно выбрать человека, который будет отвечать за утверждение документа. Обычно предпочтение отдают работникам профсоюза. Кроме того, если в фирме имеется орган, основная деятельность которого – защита прав рабочих, бумага в обязательном порядке согласовывается с ним.

Работники, информация о которых содержится в документации, должны в обязательном порядке ознакомиться с актом. Несмотря на то, что графа «подпись» отсутствует в бланке, сотрудники должны оставить соответствующий реквизит на бумаге.

Чтобы упростить процесс ознакомления, некоторые предприятия предпочитаю добавлять дополнительный столбец в бланк. В отведенном разделе работник и оставляет подпись, которая и подтверждает, что он изучил все положения бумаги.

Пошаговое проведение процедуры

1. Приказ о подготовке графика.
2. Проекты графиков на структурных подразделениях.
3. Согласование с профсоюзом.
4. Сводный график.
5. Утверждение руководителем.

Как заполнить документ по правилам?

График составляется в свободной форме. Порядок составления может быть закреплен во внутренних документах организации. Это могут быть как кадровые документы, например, инструкция по делопроизводству, так и нормативные акты, например, коллективный договор.

Для удобства можно воспользоваться унифицированной формой № Т-7. Обязательные графы документа:

Структурное подразделение, к которому относится работник.
Должность согласно штатного расписания
ФИО.
Табельный номер.
Сколько дней отпуска будет составлять продолжительность основного оплачиваемого отпуска сотрудника в будущем году. Справка: если отпуск разделен на части, то это заполняется отдельной строкой.

Дата начала отпуска. Обычно в этой графе указывается только месяц, а конкретное число ухода на отдых выбирается позже по договоренности с нанимателем

Важно! по правилам, при заполнении 1-6 граф документ утверждается руководителем, а остальные графы заполняются по факту в течении следующего года, на который составляется график.

Дата, фактического ухода в отпуск.
Основание для переноса отпуска.
Дата предположительного отпуска в текущем или следующем году.
Примечание. Эта графа предусмотрена для специалиста, который следит за соблюдением графика

Он может вносить сюда изменения и корректировки.

• Скачать бланк графика отпусков унифицированной формы Т-7
• Скачать образец заполнения графика отпусков унифицированной формы Т-7

Законодательство РФ не обязывает нанимателя знакомить своих подчиненных с графиком отпусков под роспись. Однако, это лучше сделать, чтобы в дальнейшем избежать конфликтных ситуаций. Поставить роспись об ознакомлении сотрудник может на оборотной стороне документа. На некоторых предприятиях для этой цели заводят специальный журнал для ознакомления.

В графике необходимо фиксировать все изменения, связанные с предоставлением отпусков , а также ссылаться на документы, которые послужили основанием для этих изменений.

Изменения:

Отпуск может быть перенесен на другой срок. Дата перенесенного отпуска заносится в графу 7 – дата, с которой работник фактически ушел в отпуск. В графе 8 указывается основание для переноса (заявление работника, приказ нанимателя).

Отзыв из отпуска. Если сотрудника пришлось отозвать с отпуска по производственной необходимости, изменения так же должны быть зафиксированы в графике. Основанием в этом случае будет являться приказ нанимателя.

Деление отпуска на части. Если отпуск предоставляется частями (например, работник изъявил желание взять не весь отпуск сразу), и ранее это не было отражено в графике, изменения должны быть отражены в документе. Основание (заявление сотрудника)

Важно! при делении отпуска на части, одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней

Со всеми вносимыми изменениями в графике отпусков необходимо ознакомить сотрудников. Для этого на оборотной стороне документа вносится запись: с изменениями ознакомлен, и ставятся соответствующие подписи.

Трудовой Кодекс Российской Федерации не обязывает нанимателя вносить изменения в уже утвержденный график. Поэтому, если в организацию будут приняты новые сотрудники, можно либо оформить новый документ для вновь прибывших, либо отпустить их отдыхать на основании заявления.

Нужно ли утверждать приказом и когда?

Ответим на вопросы: кто утверждает и когда должен быть утвержден. Утверждается график приказом руководителя, который должен быть составлен не позднее двух недель до начала очередного календарного года. Документ не имеет унифицированной формы и может составляться в произвольном виде.

Пример распоряжения: (указывается календарный год).

1. Инспектору по кадрам ознакомить работников с настоящим графиком отпусков и составить всю необходимую документацию для предоставления очередных отпусков.
2. Главному бухгалтеру обеспечить своевременный расчет работников в связи с уходом в очередные отпуска.

Приказ подписывают руководитель предприятия и ознакомленные лица.

• Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
• Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Нормативная база

Процедура оформления этого документа устанавливается на базе коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Причем представители организации Роструд убеждены в том, что график отпусков может различаться в зависимости от конкретного структурного подразделения.

Особенно актуальным такой подход считается для больших организаций с внушительной численностью сотрудников. В данной ситуации подготовку проектов осуществляет руководитель подразделения, который впоследствии передает документы в кадровый отдел.

Важную роль играет включение в документ сведений о длительности отпуска, которая зависит от числа дней, а также о продолжительности неиспользованного отдыха. Стоит включить в документ и новичков, которые пришли на предприятие недавно и не успели проработать 6 месяцев.

Право на пользование отпуском за первый год работы возникает по истечении полугода непрерывной трудовой деятельности. Поэтому следует учесть, что новички должны иметь возможность использования положенных дней.

Есть несколько вариантов длительности отпуска. Выбор конкретного способа зависит от категории, к которой относится специалист:

Точные графики определены в Приказе Минздрава России №869н от 26 октября 2017 года. Так, в 2020 году эта возможность доступна для граждан определенных годов рождения. В настоящее время строгих межведомственных регламентов в данном направлении не имеется.

Изменения и дополнения в графике отпусков

Любые отклонения сроков реальных отпусков от тех, что зафиксированы в утвержденном на предприятии графике, оформляются отдельными приказами о вносимых изменениях.

Если работник хочет изменить дату начала отпуска и/или его продолжительность после утверждения графика, то он должен подать заявление с просьбой изменить эти данные. На основании этого руководитель предприятия издает приказ о внесении дополнения и/или изменения в график отпусков.

Тот же порядок действий производится в случае, когда сотрудник отзывается из отпуска по инициативе работодателя, но при обязательном согласии сотрудника (наличие заявления).

Так как в унифицированной форме нет соответствующей графы, то

• в графу 10 вносится примечание о том, что работник отозван из отпуска и с какой даты,
• в графу 8 – реквизиты приказа (основания для переноса отпуска),
• в графу 9 – предполагаемая дата оставшейся части отпуска.

При разделении отпуска на части в графике должна быть отражена соответствующая информация

А также необходимо наличие документа, подтверждающего согласие на это как работника, так и нанимателя. Например, заявление сотрудника о том, что он не против разделения отпуска с резолюцией руководителя предприятия.

В случае предоставления отпуска сотрудникам, принятым в компанию после даты утверждения графика отпусков, возможны два варианта ведения документации:
составление дополнительного графика, утвержденного как приложение к основному,
не составляя дополнительных графиков, предоставлять новым сотрудникам отпуск на основании их заявления и приказа руководителя.

Форма графика Т-7

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 под №1 подарило общественности целую россыпь унифицированных форм самых распространенных в управленческой практике документов.

Коснулось это и графика отпусков, чья форма формализована и закодирована с помощью короткого «Т-7» (шаблон в эксель и ворд представлен ниже).

Данная форма сама себя не исчерпывает.

Она может быть изменена под конкретные нужды организации, адаптирована под ее особенности, специфику и т.д.

Это значит, что никто не запрещает работодателю добавлять столбцы в табличную форму, видоизменять графы и т.д.

ВАЖНО. Главное, видоизменяя график отпусков, оставить все те реквизиты, наличие которых обязательно для каждого предприятия вне зависимости от формы, численности рабочих единиц и т.д.. Данные, подлежащие внесению в график: когда и в каких случаях фиксируются?

Данные, подлежащие внесению в график: когда и в каких случаях фиксируются?

Собственно, в таком документе, как правило, отражаются оплачиваемые отпуска, т.е., иными словами, ежегодный оплачиваемый отпуск.

ВНИМАНИЕ! Только те отпуска, что подлежат оплате или, хотя бы, частичной оплате, могут быть внесены в график отпусков. Связано это в первую очередь с тем, что очередность предоставления отпусков, за которые не положены отпускные, никак не может быть установлена

Связано это в первую очередь с тем, что очередность предоставления отпусков, за которые не положены отпускные, никак не может быть установлена.

Потребность в них возникает спонтанно, эпизодически, что не требует отражения в графике сведений.

Как в графике отпусков отразить нереализованный отпуск за прошлый год? Что делать? Тут может быть два варианта: либо он перенесен и это отражается в соответствующей графе графика, либо не предоставлен работодателем в связи с производственной необходимостью, по иным, независящим от работника причинам (подобные неурядицы отмечаются в специально предназначенной для этого графе «примечание»).

В любом случае, если отпуск не реализован в данном году, то он переносится, по согласованию, на следующий год, а в графике он отмечается традиционно (не лишним, правда, будет отметка в графе «примечание»).

Скачать бланк графика отпусков унифицированная форма т 7 вы можете здесь.

График отпусков в excel (таблица) вы можете скачать тут.

Для чего нужен график отпусков сотрудников

К составлению графика отпусков, форма которого предложена в постановлении №1 Госкомстата, работодателю следует подходить ответственно.

Даже в сравнительно небольшой организации, требуется соблюдение очерёдности в предоставлении ежегодного отдыха. Для удобства предварительно может составляться таблица. В ней можно отобразить пожелания сотрудников относительно предполагаемых дат отдыха, разбивки на части и прочую информацию.

Для чего стоит включать все эти данные в отдельно составляемый и утверждаемый работодателем график ежегодного отдыха? Чтобы:

• выполнить требование, содержащееся в п. 1 ст. 122 ТК, которым обязывает работодателя ежегодно обеспечивать сотрудников оплачиваемым отдыхом;
• избежать сбоев в функционировании организации из-за временного отсутствия отдельных специалистов;
• соблюсти права работников и обеспечить им возможность для восстановления сил;
• поддерживать необходимый микроклимат в организации. Для этого открывается, во всеобщем доступе, объективная картина поочерёдного предоставления ежегодного отдыха в более приемлемый сезон;
• облегчить ведение бухгалтерского и налогового учёта.

Составление отдельного документа находится в интересах обеих сторон трудовых отношений. Это позволяет решать не только проблемы отдыха сотрудников, но и другие, относящиеся к разным аспектам функционирования организации.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Скачать форму T-7 в формате MS Word.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

Права отдельных категорий работников при составлении графика отпусков

Во время составления графика отпусков необходимо учитывать, что некоторые категории работников (список представлен в таблице ниже) имеют право получить очередной отпуск в определенное время. Например, женщины, у которых двое (и больше) детей, возраст которых до 12 лет, имеют первоочередное право на отпуск в летнее время. Такие же льготы предусмотрены для отцов-одиночек, Ветеранов войны и труда, сотрудников младше 18 лет, опекунов или попечителей, Ветеранов боевых действий, людей, имеющих звания Героя России, Героя Советского Союза, полных кавалеров орденов Славы. Кроме того, одновременно с мужем (женой) могут уйти в отпуск и супруги военнослужащих.

Порядок составления

Этот документ составляется в обязательном порядке, вне зависимости от численности штата компании.

График составляется на 1 календарный год, причем оформить его можно в любое время, но не позднее 17 декабря. Поэтому расписание на 2019 год нужно составить до 17 декабря 2018 года. При этом руководство компании может принять решение и о более ранней дате, указав ее в соответствующем приказе.

Мнение эксперта
Саломатов Сергей
Эксперт по недвижимости

Ранее мы рассказывали о том как оформить отпуск с последующим увольнением, советуем вам ознакомиться с этой информацией тут.

На первом этапе ответственное лицо изучает пожелания сотрудников о том, какое время отдыха для них было бы удобнее всего. Для этого можно получить устное подтверждение от сотрудника о его намерениях (точный диапазон дат или желаемый месяц), а затем зафиксировать их в черновом варианте (в виде простой таблицы).

Важно понимать, что выражение желания об удобном времени отпуска не является для работодателя прямым указанием к действию – эти пожелания следует учитывать только по мере возможности. Однако на законодательном уровне закреплено несколько категорий сотрудников, отпуск для которых предоставляется именно в то время, которое они указали:

1. Мужья жен, которые в данный момент не работают (в отпуске) в связи с беременностью, родами.
2. Совместители внешние и внутренние.
3. Работники, которым не исполнилось 18 лет.
4. Чернобыльцы.
5. Сотрудники, которые имеют официальный статус почетного донора РФ.

С этих категорий работников лучше собрать заявления, в которых они укажут желаемые даты своего отдыха в будущем году. Заявление составляется в произвольном виде, причем в случае изменения решения сотрудник должен составить новое заявление.

Таким образом, порядок действий выглядит таким образом:

1. Сначала руководитель издает приказ. В документе указывают предельные сроки оформления расписания, а также ответственных лиц, которые непосредственно должны выполнить эту работу. Эти сотрудники должны поставить свои подписи в конце документа в подтверждение своего ознакомления с ним.
2. Далее начальник отдела кадров или другой сотрудник собирает предварительные сведения от работников о желаемом времени отпуска, выделяя среди них льготные категории, описанные выше. При этом если работник не определился, то решение о конкретных датах принимает уже сотрудник отдела кадров.
3. Затем составляется сам график по форме Т-7 или в произвольном виде, утвержденном руководством.
4. После этого документ утверждается начальством. В связи с этим необходимо издать еще один приказ, в приложение которого и войдет собственно график отпусков.
5. С этим приказом должен лично ознакомиться каждый сотрудник, поставив свою подпись. Обычно перечень подписей также выносится в приложение, которое располагается после самого графика. Подпись сотрудника означает его согласие с датой выхода на отдых. В противном случае документ не будет иметь юридической силы для работника.
6. После утверждения документа необходимо внести соответствующие пометки в табель учета рабочего времени (по мере того, как сотрудники фактически уходят на отдых).
7. Затем при необходимости в расписание могут быть внесены различные изменения (по желанию сотрудников и при наличии возможности). Порядок оформления изменений описан в соответствующем разделе.

Зачем требуется заполнять график отпусков

График отпусков, пример унифицированной формы Т-7, которого можно обнаружить здесь, это документ, который представляет собой расписание ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников.

В бумагу включают весь перечень лиц, которые должны отправиться на отдых. Бланк фиксирует время и очередность. Задумавшись, как заполнить график отпусков, если отпуск разделен на части, владелец бизнеса не должен забывать, что основная цель документации – обеспечение бесперебойного функционирования учреждения.

Бумага относится к локальной документации компании. Ее должны исполнять как рядовые работники предприятия, так и лица, занимающие руководящие должности.

На практике бывают исключения. Работник может перенести очередной отпуск по собственному желанию, однако действие требуется согласовать с администрацией организации.

Руководитель фирмы может потребовать объяснить причину, в связи с которой человек желает отправиться на отдых в другое время. В учет могут быть приняты форс-мажорные обстоятельства. Внести корректировки в график рабочего времени можно и по инициативе предприятия. Причиной выполнения действия может служить производственная необходимость.

Любые изменения, которые вносятся в документацию, должны быть обоснованы и подтверждены приказом высшего должностного лица организации.

От составления графика нельзя отказаться. Если документация отсутствует в компании, это является нарушением прав сотрудников. Руководителя, который не обеспечил своевременное составление бумаги, сотрудники контролирующих органов могут привлечь к административной ответственности.

Порядок оформления

Данный процесс включает в себя следующие подготовительные этапы:

• Согласование формы документа (унифицированный бланк Т-7, собственно разработанный образец). Данный пункт более подробно мы опишем ниже.
• Оформление приказа об утверждении очерёдности ухода на отдых.

• Включение отпусков в график. Данная процедура подразумевает факт учёта таких отпусков, как:

  • ежегодный оплачиваемый отдых. Средняя длительность составляет 28 дней. В данном случае следует учитывать, что некоторые категории сотрудников (педагогические работники, должностные лица, находящиеся на государственной службе, сотрудники, имеющие инвалидность и др.) имеют удлинённый период;

  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Назначается лицам с особыми производственными процессами (работа на вредном производстве и опасных условиях, в суровых климатических зонах, работникам с ненормированным графиком трудовой деятельности);
  • отпускные дни, которые не были использованы и перенесённые на следующий календарный год.

• Расчёт количества дней, которые необходимо учесть в документе. Для того, чтобы произвести точные вычисления, требуется:

  • определить дату окончания очередного года со дня поступления на должность;
  • следующий шаг – на дату, определённую выше, распределить отпуска таким образом, чтобы не оставалось «лишних» дней, которые работник не использовал.
• Учитывать пожелания сотрудников. При утверждении документа работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников.
• Уведомление трудящихся об отпуске. Образец данного документа вы найдете ниже.

• Внесение изменений в график. Составляя подобные бумаги, следует понимать, что документ создаётся на довольно продолжительный период – календарный год, следовательно, корректировка сведений вполне возможна. Внесение изменений применяется в случаях:

  • переноса отпуска с согласия работника (например, при задержке выплаты денежных средств, начисляемых не менее, чем за три дня до предполагаемой даты ухода);

  • переноса определённого количества отпускных дней, по причине досрочного отзыва сотрудника. При возникновении подобной ситуации, работник имеет право использовать оставшиеся дни в любое удобное для него время;
  • переноса отпускного периода по заявлению сотрудника. В данной ситуации следует учесть следующее, если работник входит в льготную категорию лиц, работодатель обязан удовлетворить просьбу, в обратном случае, руководитель может пойти на встречу работнику, но в перечень обязательств это не входит.

Соответственно, это является основанием для внесения изменений. В документе это отражается в следующем:

• в 8 графе указывается основание переноса;
• 9 графа определяет новый отпускной период, в соответствии с данными, обозначенными в приказе;
• в 10 графе вносятся различные примечания.

Порядок внесения изменений, рассмотренный выше, применяется касательно работников, которые были изначально включены в график. Если сотрудник был принят на должность после данного процесса, сведения о его отпуске будут оформлены следующим образом:

• Составляется дополнительное приложение, которое утверждается руководителем (дополнительный бланк, содержащий только данные нового сотрудника).
• Работник подаёт соответствующее заявление на предоставление основного оплачиваемого отпуска, после чего работодатель издаёт приказ.