Как писать протокол совещания

Образец

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

Справка

Краткая форма

Данный вид протоколирования содержит информацию о рассмотренных вопросах и принятых решениях. Также в кратком протоколе указываются фамилии выступивших и ответственных за принятые решения лиц. Краткая форма не фиксирует полных ход события, а лишь дает информацию о принятии решений по определенным вопросам.

Краткий протокол образец

Справка

Полная форма

Данная форма протокола содержит более подробную информацию о ходе мероприятия. Можно сказать, что в данном случае в документе отображается в хронологической последовательности все событие. Кроме того, полное протоколирование подразумевает и подробное изложение докладов и выступлений участников, их позицию, прозвучавшие мнения и вопросы.

Полный протокол образец

Справка

Стенографическая форма

Представленный образец протокола заполняется на основании стенограммы мероприятия либо диктофонной записи. Объем данного документа значительно превышает вышеуказанные формы, так как дословно описывает мероприятие. Проще говоря, все высказывания, доклады и вопросы, озвученные в ходе мероприятия, фиксируются в данной форме.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

1. Обязательные реквизиты:

• дату и номер;
• наименование организации;
• вид документа с указанием мероприятия;
• место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

1. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
2. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
3. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

• Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
• Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
• Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

Обратите внимание! Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

1. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

3 случая, когда прибегают к протоколированию

Подготовка протокола совещания – не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Это связано с тем, что в данном документе необходимо указать очень большой объем информации, который чаще всего не ограничивается парой страниц текста. Для того чтобы акт был составлен корректно и никакие детали не были упущены, лучше приступить к его подготовке заранее, сделав определенный проект протокола совещания

Но прежде важно определиться, какого типа мероприятие необходимо будет в нем зафиксировать и как должен быть оформлен сам документ. Далее обсудим, какие именно собрания важно протоколировать и как это делать правильно.

1. Совещание

   Данный тип мероприятий может проводиться согласно годовому плану предприятия, а также срочно или вне очереди.

   Если оно запланированное, то для секретаря это существенно облегчает ход работы. Можно заранее составить шаблон протокола и наметить основные вопросы, которые будут обсуждаться. Это сократит время на заполнение документа во время совещания.

   В данном случае в протоколе указываются вопросы, которые планово решаются из года в год, текущие задачи и цели фирмы. Помимо этого, уточняют список лиц, ответственных за принятие решений, а также основные выводы и предложения. 

2. Заседание

   Данное мероприятие имеет несколько разновидностей. Выделяют заседания органов управления, учредителей, экспертной комиссии. Обычно на такого рода переговорах обсуждают не текущие задачи, а более глобальные цели деятельности компании. Поэтому заседания чаще всего бывают довольно затяжными.

   Например, на них рассматривают, насколько эффективно фирма работала в последние годы, и определяют на основании этого направления дальнейшего развития. То есть, если совещание проводят для решения текущих задач, то заседание – для обсуждения стратегических вопросов.

   Протокол хода заседания также должен фиксировать все обсуждаемые на нем темы. При этом могут отсутствовать конкретно принятые решения, но все основные события переговоров должны быть отображены в данном документе.

   Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

   Отличительной особенностью заседания экспертной комиссии является то, что оно должно проводиться ежегодно, а вопросы, обсуждаемые на нем, обычно не меняются из раза в раз. Например, на таком собрании утверждают номенклатуру дел, перечень документов, подлежащих уничтожению и т. п. Если будут ликвидированы бумаги без официально оформленного протокола, то это может быть расценено как незаконная процедура. При этом сама форма документа может дублироваться.

3. Собрание 

   Собрание и заседание – схожие мероприятия, поэтому протоколы для них оформляются практически одинаково. Разница в том, что на заседании обычно присутствует ограниченный круг лиц, в то время как в собрании может участвовать весь трудовой коллектив. Поэтому и количество участников собрания, и сроки его проведения могут быть в разы больше. Бывает довольно проблематично заполнять протокол в ходе самого мероприятия, гораздо удобнее воспользоваться записывающими устройствами, а документально оформить все после его завершения.

   Используя аудио или видеозаписи, можно без труда заполнить бланк протокола. При этом не обязательно подробно записывать предложения каждого выступающего.

   Обычно, чтобы принять решение на собрании, прибегают к методу голосования. Поэтому в протоколе фиксируются лишь обсуждаемые вопросы, количество присутствующих, проголосовавших «за», «против» и воздержавшихся.

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня

При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

В каких случаях требуется протоколирование

Многие сотрудники секретариата не понаслышке знают, что оформление и составление протокола является долгим и утомительным занятием. Связано это с тем, что данный документ содержит в себе огромное количество информации, объем которой не ограничивается одной-двумя страницами. Кроме того, чтобы оформление образца протокола было наиболее корректным, а сам документ более информативным, необходимо приступить к данному процессу как можно раньше.

Совещание

Известно, что совещание является одним из важнейших событий в жизнедеятельности любой организации. Оно может быть как плановым, организуемым через определенные временные промежутки, так и носить срочный характер. В любом случае ход данного события должен быть зафиксирован в протоколе совещания.

В данном случае важно понимать, что в ходе совещания всегда рассматриваются текущие вопросы и задачи, требующие решения. Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д

Заседание

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д. При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения. Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Отметим, что заседание экспертной комиссии должно проводиться регулярно (раз в год) с целью рассмотрения ежегодно возникающих вопросов. К примеру, заседание о рассмотрении новой номенклатуры дел, описи личных дел, документов, выделенных к уничтожению и т.д. В данном случае каждое принятое решение ЭК должно фиксироваться в протоколе, в противном случае та же процедура уничтожения документов может стать незаконной при отсутствии основополагающего документа (в данном случае протокола). При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации. По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия.

Пример протокола собрания

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Для чего нужен протокол проведения совещания

Специальный документ, который составляется с целью фиксирования всех основных вопросов, обсуждаемых на собраниях трудового коллектива, в деловой практике называется протоколом совещания. Законодательство не требует обязательного ведения таких протоколов, чаще всего порядок их оформления закреплен во внутреннем документообороте организации. Тем не менее иногда это бывает просто необходимо.

Независимо от того, в какой сфере действует фирма, каковы масштабы ее деятельности и численность персонала, периодически везде проводятся собрания коллег с целью обсуждения тактических и стратегических целей функционирования предприятия. Это нужно для того, чтобы вовремя определить пути развития бизнеса и способы решения текущих задач.

Не все подобные собрания фиксируются протоколами, и это вполне нормально. Руководство предприятия может самостоятельно решать, какие совещания должны быть запротоколированы, а какие нет.

Главная цель ведения подобных актов – фиксация всех основных вопросов, обсуждаемых на собрании, предложений, выдвинутых сотрудниками, и принятых решений.

Лучше, когда протоколы ведутся подробно, и вся информация прописывается особенно тщательно.

Чаще всего данный документ составляется в обязательном порядке, когда на собраниях обсуждаются стратегически важные для организации вопросы или в них участвуют представители фирм-партнеров, государственных органов, иных служб.

Основными функциями ведения протоколов совещания являются:

• Закрепление на бумажном носителе информации о количестве сотрудников, присутствующих на собрании, а также имен выступавших коллег.
• Фиксирование ключевых вопросов, обсуждаемых на совещании.
• Документальное отображение решений, принятых в процессе коллегиального обсуждения основных проблем фирмы.

Другими словами, протокол рабочего совещания призван регистрировать все решения, которые были приняты к исполнению в результате совместного обсуждения трудовым коллективом целей и задач деятельности предприятия.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

_________________________________________________________________

(полное наименование акционерного общества)

ПРОТОКОЛ

заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества

(правления, дирекции)

г. _________________ «___»__________ ____ г.

Место проведения заседания: ____________.

Время проведения заседания: __ час. __ мин.

На заседании присутствуют __ из __ членов коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции) АО «_______»: ____________, __________, ____________, ___________, __________.

Коллегиальный исполнительный орган акционерного общества (правление, дирекция) в соответствии с абз. 1 пункта 2 статьи 70 Федерального закона «Об акционерных обществах» вправе принимать решение по вопросу повестки дня.

    На заседании присутствуют приглашенные: ______________________________.

                                        (фамилия, имя, отчество, должность)

Повестка дня:

1. Решение вопросов управления оперативной (текущей) деятельностью Общества;

2. Обеспечение реализации решений общего собрания акционеров;

3. Осуществление хозяйственной политики Общества в целях повышения прибыльности и конкурентоспособности;

4. Утверждение корпоративных актов управления;

5. Разработка организационной, управленческой и производственно-хозяйственной структуры Общества;

6. Рассмотрение иных вопросов, переданных Генеральным директором.

    Слушали   по   первому   (второму   и   т.д.)   вопросу  повестки  дня:

____________________________ с предложением ______________________________.

    (фамилия, инициалы)                                 (тезисы)

Голосовали:

«За» — ________.

«Против» — ____.

«Воздержались» — ___.

    (если решение принято) Постановили:

    ______________________________________________________________________.

                           (содержание решения)

Председатель коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции): _____________/____________/

Секретарь: ______________/___________/

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

• Протокол: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Протокол» по всему сайту
• «Протокол заседания коллегиального исполнительного органа акционерного общества (правления, дирекции)».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Протокол заседания ревизионной комиссии общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о созыве внеочередного общего собрания участников общества
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества с ограниченной ответственностью по вопросу о проведении годового/внеочередного общего собрания участников общества
• Протокол заседания ликвидационной комиссии общества с ограниченной ответственностью о распределении между участниками общества оставшегося после расчетов с кредиторами имущества ликвидируемого общества с ограниченной ответственностью
• Протокол заседания комиссии по социальному страхованию по вопросу обращения в ФСС в целях выделения ассигнований на детские оздоровительные путевки
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены (денежной оценки) имущества (или цены размещения, цены выкупа эмиссионных ценных бумаг общества)
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества по вопросу определения цены отчуждаемого или приобретаемого имущества (услуг) по крупной сделке
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества о вынесении вопроса об одобрении крупной сделки на общее собрание акционеров
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении крупной сделки
• Протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества об одобрении сделки, в совершении которой имеется заинтересованность

Как организовать совещание и вести протокол

У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание. 

Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов. 

А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола. 

Для чего нужен протокол в делопроизводстве? 

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации. Протокол — один из них

Что же это? Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания. 

Как правильно подготовиться и организовать совещание? 

Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам. 

Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи. 

В этом документе отражены:

• вопросы и темы обсуждения;
• ФИО участников;
• место встречи;
• дата;
• время. 

В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.

Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу. 

Как вести протокол совещания 

1. Оформление. Заголовок — содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа. Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя. 

2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.

3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.

4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.

5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д. 

6. Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.

Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протоколаВы узнаете на наших курсах. 

Оставьте заявку на обучение уже сегодня иполучайте престижные профессии будущего!

Выводы о ведении протокола совещания

Подведем итоги относительно оформления и хранения протоколов совещания:

1. Форму данного документа утверждает руководство организации или его структурного подразделения.
2. Протокол заполняется прямо во время совещания. Для этого назначается ответственный сотрудник, чаще всего это делопроизводитель, которые исполняет обязанность секретаря заседания.
3. Как написать протокол совещания? Чтобы данные в нем были максимально корректными, допускается фиксирование событий совещания с помощью специальных устройств. Аудио или видеозаписи прикладываются к протоколу. Стенограммы выступлений используются для того, чтобы точно отображать содержание докладов, вопросы и решения, принятые по ним.
4. Обычно протокол составляется в одном экземпляре. Большее количество оригиналов данного документа может понадобиться в том случае, если в заседании принимают участие представители сторонних организаций, например, на этапе ведения переговоров о сотрудничестве.
5. Копии документа можно составлять в неограниченном количестве. Их используют, например, для того, чтобы довести принятые на собрании решения до всех структурных подразделений предприятия. В таком случае каждая копия оформляется личной подписью и печатью руководителя.

Для более достоверного отображения информации используют аудио и видеоматериалы, которые позволяют точно воспроизвести содержание докладов выступающих, вопросы и решения по каждой проблеме, обсуждаемой на совещании.

Руководство компании должно придерживаться следующих правил, чтобы сделать собрания трудового коллектива более эффективными:

Тему совещания нужно определить заранее

Также важно понимать, какие итоги вы хотите получить от данных переговоров.

Повестка дня также должна быть разработана заблаговременно. Важно правильно составить перечень вопросов, переходя от простых к более сложным.

До совещания всех участников необходимо ознакомить с повесткой дня.

Важно заранее определить круг лиц, присутствие которых на собрании желательно, и своевременно оповестить их об этом

Если кто-то не может посетить собрание, необходимо подготовить для него копию протокола.

Заранее необходимо определить, где будет проходить заседание. Продуктивность и эффективность переговоров во многом зависит от деловой обстановки.

В результате протокол совещания оформляют в одном экземпляре, а при необходимости делают нужное количество копий.

Данный документ подписывается секретарем, руководителем и членами заседания.

Составляют протокол на белом листе бумаги формата А4 либо на фирменном бланке организации. Законодательно данный вопрос никак не регламентируется, поэтому каждая фирма может решать самостоятельно, как именно оформлять протокол — от руки или в печатном виде. Необязательно заверять документ печатью предприятия, так как с 2016 года юридические лица могут не использовать штампы для внутренней документации.

Когда протокол совещания заполнен, оформлен соответствующими подписями и печатями, его помещают на хранение с другими документами, фиксирующими собрания в организации. По прошествии определенного срока эти документы отправляются на хранение в архив, где они должны находиться не менее трех лет (согласно законодательству) или более длительный срок, если это регламентировано внутренними распоряжениями фирмы. Далее архивированные протоколы уничтожаются в порядке, установленном законодательством РФ.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

Итак, в любой организации с определенной периодичностью проводятся совещания трудовых коллективов. Они необходимы для решения как текущих, так и стратегических задач фирмы, обсуждения острых вопросов, путей развития и антикризисного управления. Не все собрания оформляются протоколами, это допустимо. Руководство организации может самостоятельно решать, какие мероприятия необходимо оформлять документально, а какие можно проводить без протокола.

ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ ЖИТЬ ПО-ДРУГОМУ! | Разбор с Петром Осиповым. Бизнес Молодость