Как правильно сделать запись в трудовую книжку о приеме на работу

Как аннулировать

Если требуется просто обозначить, что внесённая ранее запись недействительна, а не исправлять её, нужно выполнить следующие действия:

1. Порядковый номер записи фиксируется в первой графе.
2. Дата отмены предыдущей записи идёт во вторую графу.
3. В третьей графе вносится текст: «Запись № (здесь упоминается порядковый номер записи, подлежащий отмене) считать недействительной».
4. Распоряжение руководства, на основе которого аннулируется прошлая отметка, фиксируется в четвёртой графе, здесь же приводятся его дата и номер.

5. Под графой об отмене кадровик пишет свою должность, ставит подпись и дополняет её расшифровкой.

    

Хотя трудовая книжка – документ высокой важности, даже профессиональный кадровик не застрахован от ошибок при внесении записей. Их исправления обладают юридической силой, если они выполнены по всем правилам, которые предписывает надлежащая Инструкция

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

• обложка должна быть неповрежденной;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Важные аспекты

Особенности отношений в сфере найма на работу устанавливаются Трудовым кодексом и иными законодательными актами, локальными актами либо коллективным договором. Он предусмотрен законодателем в порядке исключения с учетом технологического процесса предприятия.

По большей части трудовые отношения зависят от:

• характера выполняемой работы;
• производственных условий, влияющих на исполнение трудовых обязанностей;
• психофизиологических особенностей организма работника.

Если в трудовую книжку записи не были осуществлены в установленный срок, то работодатель привлекается к мере воздействия за допущение административного нарушения. В обязательном порядке пропущенная запись должна быть восстановлена тотчас по обнаружению данного факта.

В нее сообразно указаниям статьи 66 ТК РФ вносится информация, касающаяся присуждения званий, наград, почетных грамот, благодарностей и других видов поощрений. Она заносится в раздел «Сведения о награждениях».

Как внести пропущенную запись о переводе в трудовую книжку

Первая графа заполняется по правилам, то есть нумерация не сбивается в любом случае, ставится номер записи по порядку. Во второй графе необходимо указать число, месяц, год по факту (сегодняшняя дата). Дата перехода и начала работы на новом месте (должности) прописывается в третьей графе после слова «переведен». Затем пишется, куда и на какую должность было произведено действие перевода. Документ, который является основанием изменений, необходимо указать в последней графе (наименование, номер, дата).

Чтобы избежать неприятных последствий, сотруднику выдается определенная документация подтверждения стажа (справка, копии приказа и так далее).

Пропуск записи в другой организации

Если какая-либо информация была пропущена в трудовой работодателем, который является текущим, то исправление данной ошибки делается им же в этой фирме. Намного сложнее, если специалист работает в компании и при этом был замечен пропуск, который совершил другой руководитель.

Есть два способа исправления в трудовой книжке, когда пропущена запись, где задействованы две разные организации:

1. информацию фиксирует бывший работодатель при обращении к нему владельца книжки}
2. информацию фиксирует работодатель по факту, если был предъявлен соответствующий документ, утвержденный бывшим руководителем.

По закону в обоих случаях руководители компаний не могут отказать владельцу рабочей книжки, так как любая важная запись, касающаяся сведений о работе, должна быть зафиксирована в данном документе.

Точность и соотношение предъявленных документов, которые являются основанием для записей, – это главное условие подлинности приписанной ниже информации. Именно они будут доказательной базой, а показания очевидцев (в судебном разбирательстве) – всего лишь дополнение к указанному документу, если не произошло массовое уничтожение документации.

Фиксирование пропущенной информации происходит на основании закона. Утверждение данного рода записей делается подписью и печатью руководителя или лица, имеющего право на совершение таких действий.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета, которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Порядок действий записывания временной работы

Оформляется запись в трудовой об испытательном сроке точно также, как и запись о принятии на работу на постоянной основе. Но многие не знают, как оформляется трудовая в принципе, поэтому имеет место рассмотрение поэтапно и детально всего процесса заполнения трудовой.

1. Работодатель должен поставить в крайней левой колонке цифру, свидетельствующую номеру записи в трудовой работника.
2. Далее, необходимо поставить дату, которая является датой заполнения бланка, например «30.06.2015 г.».
3. Следующая графа повествует о должности, на которую вас взяли на работу. Например: «Принята на должность старшего менеджера».
4. Следующим пунктом пишется номер и дата вынесения приказа о привлечении вас к работе на испытательном сроке. Данный приказ выносится по организации предварительно, после подписания вами трудового договора. Запись может выглядеть так: «Приказ № 145 от 29.06.2015 г.».

Только после всего этого ставится печать и подпись работодателя. На этом внесение информации заканчивается.

Помните о том, что все записи должны быть сделаны очень аккуратно и преимущественно без грамматических ошибок. Допустимо использовать черную или синюю пасту.

Если сотрудник не прошел испытательный срок?

К сожалению, иногда принятые на испытательный срок сотрудники не отвечают требованиям работодателя, и с ними приходится расставаться. Но что делать с открытой записью в трудовой книжке о принятии на должность.

Для того, чтобы грамотно разрешить ситуацию, кадровик должен ознакомиться с правилами оформления бланка в данной ситуации.

Кадровику необходимо поставить порядковый номер записи, дату ее написания. В третьей графе нужно написать причину увольнения. Как правило, она звучит так: « Уволена в связи с неудовлетворительным результатом испытания». Далее необходимо сослаться на статью 71 ТК РФ. Затем ставится номер приказа, подпись и печать работодателя. Работнику вы должны объяснить, в чем его недочеты и пожелав счастливого пути отпустить в огромный мир трудовых отношений.

Исправление ошибок в документе

Постановление Минтруда № 69 от 10.10.2003 утвердило Инструкцию о заполнении книжки. Здесь же содержатся рекомендации по исправлению тех сведений, которые сделали ошибочно.

Если в записи допущена ошибка, исправлять её следует в соответствии с общими правилами:

• запрещается зачёркивать неверную запись;
• запрещается пользоваться корректировочной жидкостью;
• следует объявить об ошибке новой отметкой, расположенной под ошибочной;
• исправления может внести представитель того же предприятия, где была совершена ошибка, или другой фирмы, где человек работает по настоящее время, на основе документа с предыдущего места найма после увольнения сотрудника.

Временный контракт

Любые трудовые отношения между работниками и нанимателями должны быть зафиксированы. Их наличие в общем случае подтверждает договор, а также запись в трудовой – при срочном трудовом договоре либо бессрочном. Если оформление этого документа сопровождает установление конкретного периода, во время которого сотрудник должен выполнять свои трудовые функции, то такой договор считают срочным.

Под данное определение попадает:

• сезонный труд;
• временные работы;
• осуществление реконструкции;
• пусконаладочные работы;
• деятельность лиц, занимающих выборную должность;
• гражданская альтернативная служба.

Заключают срочные контракты обычно при наличии одного или нескольких факторов:

1. необходимость заместить временно отсутствующего сотрудника;
2. невозможность предоставить рабочее место на неопределенный срок в связи с характером выполняемых обязанностей.

Также см. «Как оформляют замещение на время больничного». и «Оформляем срочный трудовой договор на время декретного отпуска».

Обратите внимание: максимальный период для срочного контракта не может превышать 5 лет. В ином случае договор классифицируют как бессрочный

Также см. «Типовой трудовой договор: кто, для чего и когда может его заключать».

Внесение сведений об увольнении

Увольнение – достаточно важный процесс производства записей в трудовой, так как на основании достоверно внесённых сведений будет осуществлён приём на последующую должность в новой организации.

В случае ошибочно внесённой записи, трудовая книжка может быть признана недействительной до момента исправления ошибки. Директор может за это время потерять интересующую его должность, а вы можете стать ответчиком в судебных тяжбах.

Особенно серьёзные проблемы может повлечь ситуация, в случае отказа работодателя в приёме на работу, после увольнения в порядке перевода. Тогда запись оказывается недействительной. Поэтому не вносите подобных записей без веских на то причин.

Для того, чтобы вы издали приказ об увольнении путём перевода, директор должен вам предоставить подтверждение с нового места работы, что его действительно туда берут.

Это может быть:

• копия приказа;
• удостоверенное заявление;
• уведомление о приёме на работу.

На основании этого документа и поданного вам от увольняющегося заявления, вы должны сделать приказ, а оба основания вложить в личное дело и после увольнения оставить себе. В случае непредвиденных обстоятельств вы окажетесь полностью подстрахованными и снимете с себя ответственность за произошедшее.

Если вы сделали всё надлежащим образом, но неприятный инцидент всё же произошёл, вам не останется ничего другого, кроме исправления записи. Лицо, которое не приняли на планируемую им должность, может написать вам заявление об исправлении записи, в которой причиной увольнения является инициатива директора.

Вам придётся издать приказ о том, что внесённую запись за соответствующим номером нужно считать недействительной, и внести новые сведения об увольнении по собственному желанию или по инициативе работника, со ссылкой на п.3 статьи 77 ТК РФ.

При увольнении директора по собственному желанию у него не должно возникнуть никаких проблем, независимо от формы собственности предприятия, с которого он увольняется. Трудовое законодательство РФ указывает на необходимость беспрепятственного расторжения договоров в этом случае.

Единственное условие – подать заявление за две недели до срока увольнения. Если существует необходимость рассмотреть этот вопрос на собрании учредителей – собрание должно уложиться в обозначенный двухнедельный срок.

Кто подписывает трудовую книжку при увольнении генерального директора:

1. Лицо, которое подписало приказ о его назначении.
2. Работник кадровой службы или лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек.
3. Председатель собрания учредителей, на основании принятого решения.
4. При отсутствии необходимости в собрании – он сам.

Выбор наиболее адекватного из перечисленных вариантов заключается в установленном на предприятии (в организации) порядке и наличии специалистов, отвечающих за кадровое делопроизводство.

Образец записи в трудовую книжку об увольнении генерального директора:

Увольнение директора запись в трудовой книжке — образец:

Как правильно сделать корректировку?

Общий алгоритм корректировки сведений о работе или награждениях таков:

1. В первой графе ставят очередной номер, следующий по порядку за номером последней записи;
2. Во второй графе − дату создания исправляющей записи;
3. Третью графу начинают со слов «Запись за номером … недействительна»;
4. Продолжают третью графу корректным вариантом записи;
5. В четвертой графе ссылаются на приказ, содержащий корректные сведения, а если сам приказ был издан ошибочно – то на реквизиты приказа, аннулирующего ошибочный.

Исправления в трудовой книжке записи внесенной ошибочно — образец:

Бытует мнение, что фраза «Запись за номером таким-то недействительна» и последующие правильные сведения должны оформляться двумя записями под разными номерами. Однако специалисты признают такой подход неверным и рекомендуют и то, и другое записывать под одним номером.

Это следует из логики самого факта исправления: фраза о недействительности прежней записи обязательно должна быть подкреплена «действительным» вариантом, а «действительный» вариант не может быть занесен сам по себе и стать отдельной самостоятельной записью, ведь работника не заново принимают на работу или увольняют, а лишь повторяют старую запись в корректном варианте.

Если дело касается первой страницы ТК, где записаны данные о владельце, то схема внесения корректировок будет такая:

1. Одной тонкой чертой зачеркивается неверная (или изменяемая, дополняемая) запись;
2. Рядом аккуратно вписывается актуальная информация;
3. На обложке с внутренней стороны ссылаются на документы, которыми подтверждается корректировка;
4. Ссылка на документы заверяется печатью организации и подписывается сотрудником, отвечающим за ТК.

Исправление в трудовой книжке — образец: Пошаговая схема внесения исправлений на титульную страницу ТК.

Испытательный срок и для чего он нужен

Молодые люди, не имеющие опыт работы, часто сталкиваются с тем, что при приеме на ту или иную должность им предлагают пройти так называемый испытательный срок. Люди, далекие от юриспруденции, практически не представляют себе, что обозначает этот термин.

В соответствии со статьей 70 ТК РФ, испытательный срок это определенный период, в течение которого работник выполняет возложенные на него обязанности. По факту окончания испытательного срока работодателем делается вывод – годится ли работник на должность или нет. Как правило, длительность испытательного срока может быть установлена совершенно разная, начиная от нескольких дней и заканчивая сроком в полгода.

Испытательный срок помогает работодателю выявить именно «того», нужного специалиста, а молодому специалисту разобраться в том, нужна ли ему эта должность или нет.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой.

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере, но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно. Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки.

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования, по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации.

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору.

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать. Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2020) выглядит следующим образом:

Статус трудовой книжки

Запись приема на работу в трудовой книжке является обязательной, но статус данного документа постепенно становится все меньше.

В СССР трудовая книжка была фактически единственным законным подтверждением стажа работника. Только с ней можно было заявить о своих претензиях на пенсию. Со временем система упрощала жизнь работнику, давая возможность подтвердить стаж иным образом.

Например, с 1997 года ФСС и Пенсионный фонд также стали вести учет стажа работы, так что с этого времени оформление пенсии фактически перестало зависеть от трудовой книжки. Каждый желающий сегодня может получить выписку о своем стаже, согласно с данными ПФ России.

Основания для подсчета стажа

Копии приказов о принятии на работу и увольнении также стали служить в качестве документов, подтверждающих стаж работы. Таким образом, теперь совершенно необязательно иметь трудовую книжку для того, чтобы начать оформлять пенсию – ранее без нее пенсионное дело заводить было нельзя.

Тем не менее, трудовая книжка является обязательной к оформлению на основном месте работы. Если сотрудник, по сути, может хоть на каждое место работы устраиваться без трудовой книжки, то работодатель о ее наличии должен позаботиться. Выходит, что трудовая книжка больше нужна работодателю, чем работнику. Для последнего достаточно, чтобы работодатель правильно проводил удержания и начисления на заработную плату.

Квалификация

Ранее в трудовую книжку необходимо было вносить абсолютно все изменения в статусе работника. Фактически единственным документом, который подтверждал смену квалификации, была именно трудовая книжка. Сегодня это делать не обязательно – о карьерном росте сотрудника информацию можно почерпнуть из его резюме, а не из трудовой. В случае возникновения вопросов можно обратиться к предыдущему работодателю. С одной стороны, это упрощает работу, с другой – появляются возможности для предвзятого отношения к работнику со стороны бывшего работодателя. Для работников же подобные нововведения хороши в том смысле, что некоторые отрицательные моменты трудовой деятельности можно скрыть.

Расчет пенсии

Ранее трудовая книжка сильно влияла на получение пенсии, потому что ею фиксировалась непрерывность стажа. Сегодня эта функция утрачена, так как величина начисленной пенсии находится в зависимости не столько от стажа, сколько от величины отчислений в Пенсионный Фонд. Минимальный стаж для того, чтобы получить пенсию, сегодня составляет 5 лет, к 2025 году возрастет до 15. Молодые россияне (родившиеся после 1967 года) имеют широкие возможности касательно получения пенсии и выбора пенсионного фонда, который будет обеспечивать их старость. Поэтому вопросом, как заполнить трудовую книжку при приеме на работу, озабочены больше кадровики.

Непрерывность стажа

Получение больничного листа сегодня также практически не зависит от стажа, а следовательно, и от заполнения трудовой книжки. С 2007 года непрерывность стажа не влияет на расчет больничного листа.

В целом, такой анахронизм, как непрерывность стажа, практически полностью остался в прошлом. Сегодня работник для получения хорошей пенсии фактически должен заботиться о правильности отчислений, приличном доходе и отсутствии нарушений трудовой дисциплины.

Награды

Не является обязательной сегодня запись о награждениях и поощрениях, хотя подобные разделы в трудовой книжке остались. В советское время они играли значительную роль в карьере работника – сегодня это осталось в прошлом. В основном такие записи делают в бюджетной сфере, особенно в государственной и муниципальной службе. В остальных же сферах деятельности такие записи не делают, а законодательно это в строгом порядке не регулируется.

Правила оформления

Как записываются даты?

Официальные бумаги не обходятся без сносок на время, когда происходит событие. День и месяц года обозначаются двумя знакоместами, год – четырьмя. Написание производится общепринятыми цифрами десятичной системы, называемыми арабскими.

Например, при заполнении титульного листа трудовой книжки год рождения владельца книжки 25 ноября 1980 года, запись выполняется цифровым значением, таким как 25.11.1980.

Чем совершаются записи?

Как письменные принадлежности, используются перьевая, гелевая и шариковая ручка, оснащаемые световодостойким пишущим наполнителем. Вносить записи разрешается только тремя цветами: чёрным, синим, фиолетовым.

О полноте информации

Сокращать слова при заполнении, запрещается. Для примера, написание слова «Приказ» пишется полностью и не сокращается до двух букв – «Пр.». Правило учёта – аккуратность и полнота, исключающая двоякое толкование.

Зачёркивать или нет?

Во время жизнедеятельности происходят события, меняющие информационное поле человека. Замена фамилии, получение образования или новой специальности, переход на вновь избранную работу и прочее. Всё должно скрупулёзно учитываться. Что же делать с информацией уже внесённой?

Правила установили следующее. Зачёркивать разрешается только на первой странице, да и то, только информацию, меняющуюся безвозвратно. Например, изменение фамилии или имени. В остальных разделах помарка в трудовой книжке запрещается, какие бы изменения ни происходили с владельцем.

Сроки на внесение сведений

Правилами оформления книжки установлен семидневный срок на учёт информации, относящейся к трудоустройству, перемещению, повышению квалификационного уровня, награждению.

Факт окончания рабочих отношений заносится последним днём работы согласно тексту Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ). Всякая запись дублируется в личной карточке, о чём уведомляется работник, своей подписью, подтверждающий ознакомление.

Как сделать запись о приеме на работу в трудовой книжке

Все записи в трудовой вносятся по следующим правилам:

• необходимо делать отсылку на соответствующий приказ от руководства;
• даты оформляются арабскими цифрами: число и месяц фиксируются в двухзначном режиме, а год – в четырёхзначном;
• никакие сокращения не допускаются, всё нужно писать полностью, даже такие мелочи, как «приказ» вместо «пр.», «пункт» вместо «п.» и т.д.;
• на территории Российской Федерации записи вносятся на государственном языке – русском;
• работник должен знакомиться с каждой внесённой записью, подтверждая этот факт подписью в личной карточке;
• графа о приёме на предприятие не заверяется печатью;
• подробности условий приёма недопустимы, т.е. неправильно писать такие формулировки, как «с испытательным сроком», «по срочному трудовому контракту», «принимается на работу временно».

Запись о приёме оформляется следующим образом:

1. В третьей графе под названием «Сведения о приёме на работу» по центру в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, а ниже, в скобках, сокращённое название. Эти названия должны соответствовать тем, которые записаны в учредительных документах предприятия. Обычно эта запись делается от руки, но в крупных компаниях с большим потоком новых сотрудников изготавливается штамп, содержащий полное и краткое наименование, и оттиск этого штампа заменяет рукописный текст.
2. Под наименованием предприятия пишется «принят» или «принята», а далее указываются следующие факторы:
   • структурное подразделение (отдел) компании;
   • должность (специальность или профессия).
3. На уровне записи о приёме в первой графе (№ записи) проставляется порядковый номер на основе сквозной нумерации, то есть, даже если это первая запись, которая пишется в конкретной компании, она следует за уже существующими записями.
4. На этом же уровне во второй графе происходит заполнение даты в нужных клеточках.
5. В четвёртой графе записывается тот организационно-распорядительный документ (чаще всего, это приказ руководителя), на основании которого человек принимается на работу. Указывается порядковый номер документа и дата его оформления.

Внесение записей о приеме

Правильная запись в трудовой книжке о приеме на работу должна производиться в следующей последовательности.

Заголовок

Название работодателя указывается в графе 3 раздела, который содержит сведения работе, отдельной строчкой. Поскольку название организации считается заголовком, напротив него (в 1 и 2 графе) не указываются ни порядковый номер, ни дата. Наименование работодателя должно быть указано в полном и сокращенном варианте.

Пример  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу :

Общество с ограниченной ответственностью »} Кипарис»}

(ООО «}Кипарис»})

              1 / 01.02.2013 / Принят водителем/ Приказ от 01.02.2013 № 16-к

В соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ, работодатели, являющиеся юридическими лицами, обязаны вести трудовые книжки на всех работающих свыше 5 дней сотрудников. При определении реквизитов, являющихся наименованием организации, следует обратиться пункту п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Указанный документ предусматривает следующие требования относительно правильного названия юридического лица:

• Наименование должно быть закреплено в ее учредительных документах}
• Название должно быть указано полностью, без каких либо сокращений}
• Если в учредительных документах присутствует сокращенное наименование организации, оно должно приводиться в скобках под полным наименованием или после него.

В случае если работодатель является индивидуальным предпринимателем, должны указываться его фамилия, имя и отчество.

Пример того,  как правильно внести запись в трудовую книжку о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю:

Индивидуальный предприниматель Сергеев Иван Петрович

5 / 10.07.2012 / Принят товароведом / Приказ от 10.07.2012 № 7-к

Номер

Непосредственно под заголовком, без пропуска дополнительной строчки, в графу 1 вносится порядковый номер.  Номера с 1 по 9 не требуют добавления 0 перед соответствующей цифрой.

Дата

Что касается указания даты трудоустройства, она должна вноситься в графу 2. Следует помнить, что датой приема является дата первого рабочего дня и ни в коем случае не дата внесения сведений.  Ошибочное внесение сведений о начале работы повлечет за собой неправильный  расчет трудового стажа.

Неопытных кадровиков не должно смущать то, что дата первичного оформление трудовой книжки, проставляемая на титульном листе и дата начала работы могут не совпадать.  Такое несоответствие может быть вызвано тем, что оформление титульного листа при первичном трудоустройстве должно быть произведено не позднее недельного срока со дня трудоустройства.  Между тем как в содержательной части сведений, указывается фактическая дата начала работы.  Таким образом, учитывая указанные обстоятельства, несоответствие вполне может иметь место.

Сведения о работе

Сведения о наименовании структурного подразделения и должности вносятся в графу 3. Следует отметить, что структурное подразделение должно быть указано только при условии, что оно отражено в трудовом договоре,  между тем как наименование должности, специальности и профессии происходит в любом случае.

Следует обратить внимание на случаи, когда в соответствии с ТК РФ при выполнении обязанностей по некоторым должностям, профессиям или специальностям положены определенные льготы (компенсации) или предусмотрены какие-либо ограничения. При указанных обстоятельствах, наименование должности должно  строго соответствовать названию, указанному в квалификационных справочниках

Основание для внесения сведений

Далее в четвертую графу вносятся реквизиты (дата и номер) приказа в соответствии с которым сотрудник принят на работу.

Следует обратить внимание, что все записи удостоверяются подписью и печатью работодателя  только при увольнении сотрудника.  Заверка каждой сделанной записи прямо противоречит пункту 3.1 Инструкции

Когда делается

Приведённые выше документы оговаривают сроки внесения записи в книжку – не позднее 7 дней с момента события, в данном случае с момента приёма на предприятие.

Рекомендуется не спешить сразу после заключения договора, а выждать 5 дней, иначе может возникнуть ситуация, что при внесённой записи новый сотрудник не вышел на работу в назначенный день или решил уволиться менее чем через 5 дней.

В таком случае трудовые отношения расторгаются, а запись аннулируется. Фактически, если сотрудник выходит на работу в назначенный день и остаётся дольше 5 дней, то дата приёма записывается «задним числом», то есть фиксируется именно первый день выхода, который случился 5 дней назад.

Заключение

Правильно ли внесена информация, зависит от сотрудника кадровой службы. Если допускается ошибка либо вносится информация частично, или она вовсе отсутствует, то результат отразится на владельце трудовой книжки.

Полнота записей – это рабочее резюме, которое не нужно специально составлять. Потенциальному работодателю достаточно вникнуть в содержание, чтобы получить заключение о ценности личности.

Кто следит за полнотой, точностью и правильностью ведения своей книжки, самостоятельно пишет рабочую биографию. В молодом возрасте это может показаться пустяком, но достигшие пенсионного возраста точно знают, насколько важны записи рабочего пути.

Специалисты кадровых служб тоже люди, а им свойственно ошибаться. Знание тонкостей заполнения трудовой книжки, контроль, своевременное исправление и дополнение содержащихся сведений – это залог успешного трудоустройства, получения льгот и преимуществ, предусмотренных трудовым и пенсионным законодательством.