Приказы по основным видам деятельности

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

• Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
• Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
• Место подписания.
• Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

• Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
• Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Из каких частей состоит

В классическом представлении текст приказа включает в себя в основном два структурных элемента:

1. Констатирующая часть. Здесь происходит обоснование распорядительных мероприятий. В качестве основного объяснения может выступать необходимость реализации поставленных целей, а также определенные нормативные акты. Если действия, которые осуществляются, не нуждаются в каком-либо пояснении, распорядительная часть может быть опущена.
2. Распорядительный элемент. Здесь речь идет непосредственно о поручениях. Она начинается со слова «Приказываю», которое указывается прописными буквами в отдельной строке, начинающейся от границы левого поля.

Данная часть подразделяется на пункты, их нумерация осуществляется посредством арабских цифр. Каждый из элементов структуры должен давать четкий ответ на ключевые вопросы «зачем?», «что?», «кому?», «как?», «когда?», «почему?». Если все эти ответы будут даны, приказ можно считать действительным и актуальным.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Какая существует

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Образец документа

Документ составляется логично и последовательно, важно, чтобы в него был включен каждый нужный пункт во избежание возникновения лишних вопросов. Мы рассмотрим образец самого простого приказного документа, который может встречаться на практике и используется достаточно часто

1. Организационно-правовая форма предприятия указывается сверху посередине, а затем следует описание названия компании.
2. Далее пишется, что это ПРИКАЗ – заглавными буквами посередине следующей строки. Слева под этим словом проставляется дата, а на следующей строке по центру – название города, в котором он составляется.
3. Следующий пункт – название приказа, которое начинается с предлога «о» или «об». Строкой ниже пишется, что «в целях совершенствования документооборота» или «для повышения эффективности труда», а затем с новой строки заглавными буквами прописывается слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
4. Далее отмечается действие, которое необходимо совершить персоналу по распоряжению составителя. Например, разработать проект новой инструкции, создать новое штатное расписание, опробовать внедрение новых технологий производства и так далее. До этого обязательно указывается имя работника или имена группы работников, которым поручается проведение данного мероприятия.
5. Далее следует подпись и указание должности составителя, например – генеральный директор, начальный управления, старший менеджер и так далее.

Документы для скачивания (бесплатно)

• Приказ о наделении правом подписи
• Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки
• Приказ о создании филиала
• Приказ о сокращении штата
• Приказ об итогах инвентаризации
• Приказ об охране коммерческой тайны

Таким образом, документ имеет достаточно простую структуру, поэтому составляется достаточно быстро и просто. Это лишь классический образец, и поскольку унифицированной формы бумаги не существует, в разных компаниях могут составляться другие разновидности приказов.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее – Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
• либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Рекомендации для органов исполнительной власти);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее – Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Перечень основных приказов по предприятию

1.    Приказы при создании организации:

•    Об организационно-штатной структуре предприятия;

•    О назначении ответственных:-за хранение и ведение книги учета проверок; -за хранение и ведение книги замечаний и предложений;    -за ведение кадрового учета и движения трудовых книжек;-за ведение персонифицированного учета и представление сведений персонифицированного учета;                          -за электронно-цифровую подпись;-за пожарную безопасность;•    О разработке инструкций по охране труда;•    О введении в действие правил внутреннего трудового распорядка;•    О сроках выплаты зарплаты;•    О назначении комиссии по проведению амортизационной политики;•    О бланках строгой отчетности;•    О создании комиссии по назначению пособий по временной нетрудоспособности;(*если в организации численность более 15 чел., то создается комиссия из 3х человек. Если в организации менее 15 чел., то назначается один ответственный.)•    О возложении полномочий подписания документов;(*при отсутствии в штате ГБ для кассовых операций);•    О возложении обязанностей кассира;(*при отсутствии в штате кассира).

2.    Приказы по кассовой дисциплине:

•    О назначении комиссии по инвентаризации кассы;•    О порядке и сроках сдачи выручки в банк;•    О закреплении ответственного за КСА и ведение книги кассира;(*если есть КСА)

3.    Ежегодные приказы:

•    О проведении переоценки ОС на 01.01._____ г.;•    Об утверждении учетной политики;•    О назначении комиссии по проведению инвентаризации ТМЦ;•    О назначении комиссии по списанию материалов;(*если состав комиссий не меняется, тогда нет необходимости делать их заново)

4.    Приказы по топливу (если есть автомобили и списание топлива):

•    О назначении ответственных за техническое состояние автомобилей;•    О нормах расхода топлива;•    О повышении/понижении норм расхода топлива;•    О назначении комиссии по замеру топлива;

5.    Приказы по заработной плате и кадрам:

•    О приеме на работу; •    Об увольнении по соглашению сторон; •    Об увольнении в связи с окончанием контракта; •    Об увольнении в связи с расторжением контракта с предварительным испытанием; •    Об увольнении в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения; •    Об увольнении за прогул; •    Об отстранении от работы; •    О предоставлении отпуска; •    О выплате компенсации; •    О переносе отпуска в связи с болезнью; •    Об установлении ненормированного рабочего дня;•    Об изменениях в штатном расписании; •    О переводе на неполный рабочий день;•    О премировании;•    О наложении дисциплинарного взыскания;•    О переводе на другую должность;•    Об удержании из заработной платы стоимости трудовой книжки;•    Об удержании алиментов;•    О предоставлении отпуска по уходу за ребенком;•    Об изменении фамилии;

6.    Прочие приказы:

•    Об использовании мобильной связи;(*у кого заключен договор с мобильным оператором)•    О сроках выдачи денежных средств под отчет;•    О распространении рекламных материалов неопределенному кругу лиц;(*визитки, листовки и т.д.)

Деление приказов на различные группы

Сегодня приказы принято делить на две группы:

• приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
• приказы по личному составу.

Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

• приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается , а
• приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов – по основным вопросам деятельности.

Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

• определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
• распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
• с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
• с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
• с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника – приказ о проведении инвентаризации).

Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых – облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

Что такое приказы по основной деятельности

Приказ — это основной распорядительный документ предприятия. В номенклатуре дел организации издание таких распоряжений, как правило, разделяется на две большие группы: приказы по основной деятельности и по личному составу. Рассмотрим первую группу.

Речь идет о локальных нормативных документах, отражающих управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации товаров и т.п.

Как правило, локальный нормативный акт готовит то структурное подразделение, деятельность которого связана с его исполнением.

В статье мы приведем образцы приказов по основной деятельности предприятия, которыми можно пользоваться в повседневной работе.

Среди распоряжений по основной деятельности (ОД) особое место занимают приказы по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам. Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

Приказы по основной деятельности — это какие

Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу.

Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.

Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности. К ним относятся следующие распоряжения:

• о вступлении в должность руководителя;
• о возложении на руководителя обязанностей главного бухгалтера;
• о назначении временно исполняющего обязанности руководителя;
• о наделении правом подписи;
• о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;
• о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства компании-аутсорсеру;
• о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в здании;
• об утверждении штатного расписания;
• о создании обособленного подразделения;
• о введении в действие новой редакции «Правил внутреннего трудового распорядка»;
• о порядке выдачи работникам трудовых книжек;
• об обеспечении охраны коммерческой тайны;
• об использовании мобильной связи;
• об утверждении перечня материально ответственных лиц;
• о заключении договоров о полной индивидуальной материальной ответственности;
• об организации приема-передачи дел и инвентаризации;
• о графике работы организации в майские праздники;
• об организации расследования несчастного случая.

Как оформляется

Требования к оформлению ряда документов, отнесенных к разряду организационно-распорядительных, закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003. В этом документе указаны состав реквизитов и требования к их оформлению. Здесь же размещены схемы расположения реквизитов на бланке.

В тексте обычно указываются следующие:

• наименование организации;
• название документа;
• дата и регистрационный номер;
• тема;
• текст приказа;
• место для подписи должностного лица, утверждающего распоряжение, с указанием должности;
• отметка об исполнителе;
• место для виз согласования, если это необходимо.

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности.

Реестр изданных приказов

Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет.

Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Для регистрации локальных нормативных актов используется журнал. На законодательном уровне не прописано каких-либо требований к такому документу. Смысл же его сводится к тому, чтобы там можно было фиксировать следующие сведения:

• регистрационный номер;
• дату подписания приказа;
• наименование документа, его краткое содержание или описание предмета;
• данные лица, ответственного за подготовку проекта распоряжения (исполнителя);
• отметку об исполнении;
• примечания, если таковые имеются.

Журнал регистрации локальных нормативных актов используется на протяжении календарного года. Каждый год начинается новый журнал (книга), и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново.

Реестр изданных приказов и журнал

Изданные на предприятии документы подлежат обязательному процессу регистрации в целях дальнейшего ведения учетных мероприятий. Что касается локальной документации, то она не только должна быть утверждена руководящим звеном, но и иметь собственный номер, под которым вносится информация в журнал, специально предназначенный для подобных целей.

Если на предприятии имеется разделение распоряжений на определенные категории, лучше сразу обеспечить им отдельную регистрацию и хранение. Это позволит избежать дополнительной затраты усилий на проведение классификации бумаг согласно срокам их действия.

В целях регистрации документа применяется специализированный журнал. Что касается законодательного уровня, он не содержит каких-либо прописанных требований к данному документу. Его смысл состоит в обеспечении возможности фиксации определенных данных:

• номер регистрации;
• дата, в которую документ был подписан;
• название и краткая структура;
• данные об ответственных лицах;
• исполнительские отметки;
• примечания.

Заголовок самого рассматриваемого документа должен давать четкий и детальный ответ на вопрос «О чем», в частности – «О назначении ответственного лица» или «Об утверждении правил внутреннего порядка». Суть дела должна быть отражена в одном заголовке, а точка в конце не ставится.

Что касается подготовительных мероприятий по формированию приказа, то они осуществляются в несколько стадий, и вот основные из них:

1. Изучение существа вопроса, обеспечение сбора необходимого набора сведений. Это нужно для того, чтобы создать мощную базу для дальнейшего формирования приказа.
2. Подготовка проекта. Составляется «скелет», прописывается текст, разъясняется и определяется основная суть документа.
3. Согласование. Происходит обсуждение бумаги с представителями отдельных звеньев организации.
4. Подписание бумаги со стороны руководителя. Руководитель подписывает документ, и это значит, что с данного момента он вступает в силу и начинает действовать.

Таким образом, составление документа – простой, но длительный процесс, который требует определенного количества времени и внимания.

Инструкция по созданию и отправке на согласование приказа по основной деятельности представлена ниже.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

Приказ

Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

• по основной деятельности;
• по личному составу.

Приказы по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. Эти приказы называют инициативными. Но приказы могут издаваться и во исполнение законодательных актов, нормативных правовых актов и распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти, вышестоящих организаций.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке этого вида документа в текстовой форме.

Пример оформления приказа

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.

Приказы по личному составу в основном оформляются в унифицированных формах, утвержденных органами статистики и подготовленными по постановлению Правительства Российской Федерации.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

• констатирующей (вводной);
• распорядительной.

Констатирующая часть

Если приказ издается по инициативе руководителя, то в констатирующей части излагаются цели и задачи управленческих действий, предписываемых приказом, т.е. дается объяснение необходимости издания приказа.

В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов, Правительства Российской Федерации, правительства субъекта Российской Федерации, федерального органа исполнительной власти, иных органов управления, в констатирующей части указывают вид документа, организацию-автора, номер, дату и заголовок этого документа. Например: Во исполнение приказа Федерального агентства по образованию от 16.11.2009 Ne 109 «Об отчетах по выполнению учебных планов».

Распорядительная часть

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки без абзаца.

Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт приказа может содержать различные по характеру исполнения действия. Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, создать, организовать и т. д.).

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя — определенного должностного лица или целого структурного подразделения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один общий пункт для всех предписываемых действий.

В отдельном пункте приказа называются лица> на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».

В практике управления часто встречаются случаи, когда издаваемый приказ отменяет ранее изданный или его отдельные пункты. В этом случае в текст необходимо включать пункт следующего содержания: «Приказ «О….» от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то используется стандартная формулировка:

«Пункты 2, 5, приказа «О….» от 00.00.00 Ко 00 считать утратившими силу (отмененными)».

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой (юрисконсультом), которая, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным нормативным, правовым и распорядительным актам. Контроль правильности оформления приказов является обязанностью службы делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (датой приказа является дата его подписания). Регистрация приказов проводится отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года и, как правило, состоят из порядковых номеров.

Все приказы (подлинные экземпляры) формируются делопроизводственной службой в дело, например «Приказы Генерального директора по основной деятельности». Внутри дела приказы систематизируются по номерам и хронологии.

Правоведение

Как оформляется

В рамках этой бумаги указывается состав реквизитов, а также требования к их оформлению. Здесь же размещены и схемы расположения основных реквизитов. Тело документа обычно содержит несколько пунктов:

• название компании;
• наименование документа;
• регистрационный номер, дата, в которую происходит составление;
• тема распоряжения;
• текст приказной бумаги;
• место, в котором будет стоять подпись ответственного лица, а также указание его инициалов и должности;
• отметка об исполнителе.

В случае приложения к приказу вспомогательной документации этот факт констатируется в рамках текста.

Хранение, нумерация, ответственность

Правильное хранение документации в течение нужного времени – залог успеха развития фирмы. Сначала информация лежит на предприятии «под рукой» у ответственного сотрудника, а спустя определенное время она отправляется в архив, где подлежит хранения 75 лет.

Такой длительный срок связан с особой ценностью этой бумаги для масштаба деятельности компании. Страницы распоряжения подлежат нумерации, как и в любом другом документе. Ответственность за сохранность бумаги и за указание в ней тех или иных данных возложена на генерального директора фирмы, а также на высших специалистов отдельных подразделений.

Сроки хранения и учет кадровых приказов есть на данном видео.