Шаблон благодарственного письма

Что такое благодарственное письмо

Получить письмо-благодарность может отдельный человек лично или какой-либо коллектив

Это подчеркивает важность людей, их заслуги. Такое письмо может быть ответом на поздравление или приглашение

Письмо благодарности соответствует всем требованиям делового стиля, в нем есть основные части: шапка документа, обращение, основной текст, бумага сопровождается подписью руководителя, ставится печать. Письмо пишется на бланке компании, имеет четкую форму, является одним из видов делового общения между людьми.

Образец

Благодарственное письмо считается деловым документом, но здесь допустимы некоторые отступления от правил. Шапка указывается при необходимости, она – необязательный элемент. В ней даются сведения того человека (или людей), которому выражается благодарность. Ниже следует обращение. Затем размещаются слова благодарности, которые состоят из шаблонных фраз. А внизу слева должна ставиться подпись с основными данными выражающего благодарность: указывается ФИО, название должности. Все это часто оформляется на фирменных бланках от имени руководителя.

В интернете можно скачать образцы благодарственных писем:

• за сотрудничество;
• сотруднику;
• организации;
• учителю;
• врачу;
• ученику;
• за помощь;
• за благотворительность;
• благодарность родителям, ветеранам, волонтерам и т. д.

Образцы написания могут быть следующие:

Основные правила написания

Организации, желающие проявить себя с положительной стороны, показать свои деловые качества, а также свою расположенность к плодотворному сотрудничеству, должны знать требования составления подобных писем. Это поможет поддерживать «теплые» отношения с партнерами, строить дальнейшие планы плодотворного сотрудничества.

Главная цель направления благодарственных писем – выразить свою признательность организации или сотруднику фирмы за оперативность выполненных работ, долгосрочное сотрудничество, профессионализм прочее. Например, коммерческая фирма выделила деньги для приобретения памятных подарков за участие в творческих конкурсах, проводившихся на базе развлекательных центров. Будет естественным, если директор данного учреждения скажет «спасибо» своему меценату в письменном виде.

В действующем законодательстве не закреплено норм при оформлении благодарственных писем. Все же нужно учитывать правила, сложившиеся при составлении делового бланка. Нужно учитывать некоторые нюансы при его написании:

• письмо начинается со слов приветствия к лицу, которому оно предназначено;
• текст уведомления не должно быть слишком «сухим» и официальным, в нем должно прослеживаться уважительное отношение к своему деловому партнеру;
• составитель может воспользоваться готовыми шаблонами и образцами, вместе с тем, нужно составить оригинальный текст, который приятно читать;
• в письме стоит упомянуть конкретные детали взаимодействия, послужившие поводом для письменной благодарности;
• как заключение составитель может высказать надежду на дальнейшее сотрудничество между организациями.

Кроме того, руководство предприятия может предложить личную встречу для обсуждения деталей дальнейшего взаимодействия. Либо в случае материальной поддержки юных талантов, участвующих в творческих конкурсах, пригласить предпринимателя на итоговый концентр и вручение подарков.

Благодарственное письмо не принято вручать лично руководителю организации, его лучше направить почтой или курьерской службой.

Правила оформления

По вполне понятным причинам стандартного образца благодарственного письма нет и быть не может. Составляется оно всегда в свободной форме, но придерживаться некоторых норм и правил при его написании совершенно необходимо.

• В первую очередь, следует помнить о том, что письмо обязательно должно содержать информацию об авторе и получателе, причем, если в качестве адресата выступает какой-то конкретный человек, то обращаться к нему необходимо по имени-отчеству.
• Затем в письме надо перечислить конкретные заслуги и достижения, которые стали поводом к его написанию.
• В заключение следует обязательно поставить дату составления письма, а также подпись руководителя организации или иного уполномоченного сотрудника.
• При желании письмо можно заверить печатью – она придаст посланию дополнительной солидности.

Элегантный внешний вид письма, в том числе и конверта, также подтвердит человеку искренность изложенных автором благодарностей.

Оформляться благодарственные письма могут как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Но наиболее предпочтительный вариант – составление письма на красиво оформленном шаблоне, напечатанном на качественной бумаге в цветном виде. Чем презентабельнее дизайн благодарности, там более весомой и значимой она будет для адресата.

Писать благодарность можно как от руки, так и печатать на компьютере. При этом следует помнить о том, что рукописное письмо, особенно написанное каллиграфическим почерком, всегда имеет большую ценность по сравнению с печатным, поскольку оно лишний раз подчеркивает душевность, теплоту написанных слов и особое уважение к адресату.

Сильно оригинальничать при составлении текста не стоит – здесь неуместен пафос, лицемерие и шутки. Точно также следует избегать чрезмерного официоза. Не нужно писать письмо слишком размашисто, лучше подобрать лаконичные, точные слова и уместить их в несколько предложений.

Примеры как НЕ надо писать благодарственное письмо

Глубокоуважаемый всем нашим коллективом Лушников Вячеслав Евгеньевич!
Хотим выразить самые яркие наши чувства в ваш адрес, в связи с присущим вам природным трудолюбием, жизнерадостностью и целеустремлённостью! …

Или так:

Вячеслав Евгеньевич! Братиш!
Во-первых, держи краба! Во-вторых, ты — лучший, поэтому эти строки — для тебя! …

А теперь правильный пример

Вячеслав Евгеньевич!
Коллектив предприятия ООО «Название Фирмы» благодарит вас за многолетний труд, трудолюбие и активную жизненную позицию …

Стоит помнить о том, что письмо составляется не лично от сочинителя, а от лица организации. Даже если внутри коллектива или в отношениях с партнером царит легкая, дружная, непринужденная атмосфера, адресат письма может обидеться на его содержание или отнестись к благодарности не очень серьезно.

С другой стороны, как уже написано выше, каких-то жесткий требований нет, поэтому можете воспользоваться любым приглянувшимся вариантом

Как написать письмо благодарность

Чтобы получатель благодарности почувствовал повышенное внимание, письмо должно быть составлено правильно. Текст должен быть написан не по шаблону, а адресован конкретному человеку

Индивидуальный подход позволит адресату испытать действительно теплые эмоции. Для оформления деловых документов, к которым и относится благодарность, необходим определенный навык. Как правило, у хороших руководителей он постоянно развивается.

Каких-то строгих требований к структуре и оформлению письма не существует. Его можно составлять в любой форме. Однако многолетняя практика показывает, для правильного составления письма все-таки рекомендуется придерживаться определенной структуры:

1. «Шапка». Конечно, документ может обойтись и без нее. Но оформление будет смотреться намного красивее, если в верхнем правом углу поместить информацию о получателе, его инициалы и занимаемую должность.
2. Обращение. Здесь вы должны указать, кому именно адресовано данное письмо. Желательно указать название организации или ФИО полностью.
3. Основная часть. Здесь и будут все слова благодарности, которые вы желаете выразить. Многие боятся начинать с шаблонной фразы, выдумывая что-то уникальное. Но здесь постарайтесь не переборщить с индивидуальностью. Вступление вообще лучше начать с какой-нибудь популярной фразы: «Выражаем свою признательность».
4. Подпись. Внизу листа нужно не только поставить подпись ответственного лица, но и указать его имя, должность и название компании.

Роль благодарственного письма

Уже на протяжении многих лет благодарственные письма активно используются многими частными компаниями и государственными учреждениями. Оформление письма не требует каких-то серьезных затрат, однако адресату оно позволит задуматься о собственной значимости для этой организации. Нередко благодарственные письма мотивируют сотрудников на максимально продуктивную работу. Можно смело сказать, данное письмо является частью делового этикета. Оно имеет множество «полезных» качеств:

• получатель письменной благодарности поймет, что организация, вручившая ее, готова перейти на новый уровень отношений. Это будет приятно не только партнерам и клиентам компании, но и ее сотрудникам;
• благодарность, адресованная клиенту, способствует повышению его лояльности и внимания к организации-отправителю;
• получая письмо от вашей фирмы, клиент выделит ее из серой массы аналогичных компаний. Так вы сможете еще больше «оживить» ваши деловые отношения;
• получатель письма будет приятно удивлен, и обязательно задумается о дальнейшем плодотворном сотрудничестве, что положительно скажется на компании;
• письмо, полученное клиентом, «подтолкнет» его на совершение очередной покупки именно в вашей организации. Такой деловой документ станет залогом длительного сотрудничества.

Каждый руководитель должен помнить, мотивация является гарантией успешной работы всего коллектива. Далеко не всегда имеется возможность поощрять отличившихся работников денежными премиями. В таких ситуациях правильно оформленное благодарственное письмо способно стать прекрасной альтернативой.

Инструкция по написанию благодарственного письма

• В «шапке» благодарственного письма нужно указать получателя, а именно: его должность, название предприятия и конкретного сотрудника.
• Далее посередине строки следует написать непосредственное обращение с именем, отчеством (чаще всего здесь используются такие прилагательные как «уважаемый», «дорогой» и т.п.)
• Следующая часть письма касается непосредственно благодарности. Здесь можно написать как общие фразы, так и конкретные действия, за которые выражается признание. Главное правило – не лукавить, благодарность должна быть искренней.
• В этой же части письма можно сказать, что помимо отмеченных заслуг автор письма рассчитывает на дальнейшее сотрудничество и новые результаты (это позволит подчеркнуть ценность и незаменимость получателя, кроме того, адресат будет замотивирован на успешное решение новых задач).
• В заключение письмо следует подписать. Чем выше статус автора подписи по служебной иерархии, тем, как показывает практика, более ценным будет считаться письмо. Также благодарность нужно датировать.

Общие правила составления благодарственных писем

Чтобы правильно составить благодарственное письмо, нужно понимать, что с ним будет делать получатель.

Обычно документ вешается на стенку, демонстрируется клиентам компании. То есть, он выполняет функцию презентации организации. Обычно письма вешаются в рамку, поэтому они должны быть оформлены на бланке стандартного формата.

Благодарственное письмо составляется на официальном бланке организации. В нем должно фигурировать наименование организации-отправителя. Это не только формальное правило, но и дополнительная реклама компании. Для оформления благодарностей нужен плотный лист

Важно обратить внимание на его эстетичность, так как документ используется именно для демонстрации. Имеет смысл выбрать стильный шрифт, подобрать приятную цветовую палитру

Получателем документа обычно является руководитель компании. В подписи также ставятся инициалы директора организации-отправителя. Обязательно ставятся подписи, печати. Это подтверждение подлинности благодарственного письма

Данные документы являются важной составляющей деловых взаимоотношений. Они позволяют наладить долгосрочное сотрудничество

Письмо направлено на стимулирование действий, выгодных для компаний. Отправлять его можно и партнерам, и клиентам, и сотрудникам.

Как правильно составить благодарственное письмо, адресованное сотруднику и клиенту

1. Благодарность сотруднику

Проделанная работа должна быть оплачена. Это не обсуждается. Любые позитивные профессиональные достижения исполнителей должны вознаграждаться для формирования стимула и мотивации на последующие проекты. В статье №191 Трудового кодекса Российской Федерации прописана возможность вознаграждения сотрудников руководством за успехи в труде материальными подарками, денежными премиями и моральными поощрениями. К последним относятся бланки с благодарностью.

Читайте нашу статью «Повторные продажи: 25 проверенных методов».

Чаще всего вручение благодарственного письма за работу приурочивают к значимому событию, мероприятию. Документ составляется от имени директора. Награждение благодарственным письмом происходит на торжественном собрании перед всем коллективом, вручается лично и зачитывается перед аудиторией.

• Благодарность оформляется на фирменном бланке организации или на типовом бланке, купленном в специализированных отделах или в типографии.
• Составляется письмо в строгом деловом стиле. Существуют конкретные рекомендации по формированию текста:
• Использовать официальный стиль формулировок.
• Начинать обращение конструкцией «Уважаемый(ая) (ФИО работника)!».
• Не использовать просторечные фразы и фамильярное обращение.
• Обязательно отразить в документе причину благодарности.
• Благодарственное письмо сотруднику должно содержать перечень его заслуг и достижений, положительные качества, важные для данной организации.
• Завершать письмо логично надеждами на дальнейшее продуктивное сотрудничество и пожеланиями успешного карьерного роста.

2. Благодарность клиенту

При ведении предпринимательской деятельности одной из самых важных задач является построение долгосрочных взаимовыгодных отношений с клиентами. Чтобы стимулировать их повторное и регулярное обращение к вашим услугам, можно воспользоваться бланками благодарственных писем. Для составления такого документа в данном случае следует придерживаться некоторых рекомендаций:

• При формировании текста благодарности необходимо проверить правильность указания имени клиента.
• Описать повод отправления благодарности.
• Придерживаться искренних формулировок. Добавить слова из ваших общих деловых разговоров, что даст понять клиенту, что его персону помнят лично.
• Снабдить документ вопросами о рекомендациях по усовершенствованию качества вашего сотрудничества.
• Выразить надежду, что он доволен сервисом, и указать на устремление к реализации его рекомендаций по укреплению деловых отношений.
• Поинтересоваться его дополнительными пожеланиями.
• Отразить название вашей компании, логотип и брендовые знаки. Лучше сразу составлять документ на фирменном бланке с этими символами.
• При рассылке благодарственного письма по электронной почте имя и логотип фирмы нужно отобразить под подписью автора.
• В завершении нужно выразить надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество с адресатом.

В каких случаях пишутся благодарственные письма

Естественно, раздавать благодарственные письма всем подряд нет смысла. В этом случае сотрудники не будут ощущать мотивацию. Партнеры также будут в недоумении, если получат письменную благодарность без какой-либо причины.

Письмо принято вручать после какого-то определенного достижения сотрудника. Нередко оно является дополнением денежной премии. Компаньонов награждают письмом после составления важных контрактов, при оказании помощи всей фирме, за эффективное сотрудничество на протяжении длительного времени.

Конечно, на усмотрение руководителя благодарственное письмо может вручаться и по другим случаям. К примеру, директор может поблагодарить весь коллектив в какой-то общероссийский или профессиональный праздник. Вручение благодарностей на корпоративном мероприятии также станет дополнительным источником хорошего настроения. Письма, врученные в дни рождения постоянным клиентам компании, обязательно поднимут им настроение.