Приказ о приеме на работу (форма т-1 и т-1а)

Этапы заполнения приказа о приёме на работу по форме Т-1

Приступая к заполнению, помните: никаких ошибок, описок и исправлений в документе быть не должно. Поправить написанное можно, при этом необходимо поставить печать предприятия и написать “исправленному верить”, а также расписаться должностному лицу, ответственному за кадры, или руководителю. Но проще, если совершена ошибка, приказ уничтожить и создать новый.

То, что вам необходимо заполнить в приказе о приёме сотрудника на работу ниже в изображениях выделено жёлтым маркером. Остальные поля по умолчанию присутствуют в образце приказа и в корректировке не нуждаются.

Итак, первым делом вписывается наименование организации, в нашем случае — ООО “Великий лес”.
Далее — номер документа и его дата.

Нумеровать данные документы можно произвольным образом, но, разумеется, любая кадровая служба делает это по порядку.
В нашем случае приказ составлен 14 февраля 2017 года, номер документа 24.

Графа “принять на работу” содержит два поля для ввода. Причем первое поле должно быть заполнено в любом случае. Это дата, с которой сотрудник приступит к своим должностным обязанностям.
Второе поле чаще всего оказывается пустым, поскольку предприятие по умолчанию принимает работников бессрочно. Однако, если конечный срок присутствия работника на должности установлен трудовым договором, он обязательно должен быть отражен в этой графе.

Далее штатно заполняем ФИО сотрудника в именительном падеже, структурное подразделение (если оно у вашего предприятия присутствует), должность и непосредственно условия работы на этой должности.

Внимание! Заполнение всех полей приказа о приёме сотрудника на работу должны соответствовать заключенному ранее трудовому договору между сотрудником и работодателем

Заполняем поле “оклад” и “премия”. Если премии не предусмотрено (как в нашем примере), последнее поле оставляем пустым.

Также если в трудовом договоре содержится условие испытательного срока, то это должно быть отражено в приказе. В бланке по умолчанию указано “месяц(ев)”, вы же можете исправить на “недели”, если вам необходим срок короче. В примере как раз мы так и поступили.

Поле “основание” — это составная часть приказа, где должны содержаться дата и номер документа, на основании которого составлен данный приказ. В нашем случае — трудовой договор.

После составления приказа, должностное лицо, либо руководитель ставит свою подпись, её расшифровку, вписывает свою должность. Затем даёт приказ на ознакомлении сотрудника, который должен удостовериться, что все сведения в приказе соответствуют ранее заключенному трудовому договору. Если никаких расхождений не замечено, сотрудник смело ставит свою подпись и с назначенной даты может приступать к обязанностям.

Можно ли отменить приказ

В ТК установлено, что после того, как соглашение подписано обеими сторонами, сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей с указанной в нем даты. Если такой даты нет, то выйти на работу нужно начиная со следующего дня.

Но может возникнуть ситуация, что работник в своей первый день на новом месте так и не появился. Поэтому, администрация фирмы наделена правом в такой ситуации отменить оформленное трудовое соглашение.

Чтобы это сделать, нужно составить соответствующий приказ. Аналогичным образом поступают и с созданным приказом на прием. На практике указания об отмене трудового договора и приказа на прием вносятся в один приказ.

Внимание: если с момента приема нового сотрудника прошло более одного дня, и по какой-либо причине он не хочет больше работать, то произвести отмену распорядительного документа уже нельзя. Работнику нужно либо оформить заявление на увольнение по своему желанию, либо договориться на расторжение договора по соглашению сторон.

Внесение изменений в приказ

Вносить правки и корректировки в уже официально изданный приказ можно на основании другого приказа. В таком приказе необходимо указать причину изменений, обязательно нужно указать приказ, в который вносятся правки, последствия изменений. Ознакомление работника с такими актами обязательно.

Корректировки чаще всего вносятся в результате:

• изменений в действующем законодательстве;
• изменений обстоятельств, которые имеют значение для исполнения распоряжения, например изменение обстоятельств места и времени;
• изменений первоначальных личных обстоятельств у сотрудника, в отношении которого выносится распорядительный акт.

Таким образом, поправки необходимы, если изменились обстоятельства или правовая основа, и в действующем виде приказ неактуален и не обеспечивает достижение поставленной при его составлении цели.

Порядок учета приказов и выдачи сотрудникам

Каждому приказу по кадрам присваивается регистрационный номер, который фиксируется во внутренних журналах. Для ИП ведение таких журналов не обязательно, поэтому номер документа может присваиваться по порядку оформления обычной внутренней документации. Оригинал приказа передается в делопроизводство или на ответственное хранение специалистам по кадрам.

Сотруднику, ознакомленному с содержанием документа, оригинал не выдается. Однако ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя выдать заверенную копию бланка, если работник подаст соответствующее заявление. Заверение копии происходит путем простановки подписи ответственного лица, расшифровки его должности, скрепления печатью организации.

При увольнении граждане также могут запросить любую документации, связанную с прохождением трудовой деятельности. Для этого нужно подать заявление с указанием перечня бланков и форм, необходимых уволенному специалисту. Срок выдачи заверенных копий документов не может превышать 3 дней.

Регистрация в журнале

Обязанность каждой компании правильно организовать учет документации, для этого работодатель может вменить в обязанности соответствующей штатной единице ведение журнала. Ответственным сотрудником, в данном случае, может быть выступить специалист кадровой службы, бухгалтер или иной работник, касающийся оформления документации при найме и увольнении сотрудников.

Форма журнала должна содержать следующие обязательные графы:

• Дату создания нормативного акта;
• Порядковый номер;
• Дату регистрации.

Случается, что предприятие в качестве журнала применяет опись, которую можно подшить в специальную папку, отведенную для хранения нормативных актов о приеме сотрудников. Однако это не освобождает организацию от присутствия в документе вышеперечисленных реквизитов.

Внимание! Ежегодно нумерация в журнале должна начинаться заново, при этом уже имеющиеся данные, не могут быть удалены по желанию работодателя.

Кто оформляет?

Кадровую работу по приказу директора могут вести:

• кадровик;
• секретарь;
• делопроизводитель;
• другой специалист.

Если фирма небольшая, работу с кадрами может вести директор самостоятельно. Физическое лицо или предприниматель, нанимающий работников, тоже сам обязан вести документацию, в том числе, и приказы оформлять.

Выплаты военнослужащим при увольнении по предельному возрасту — узнайте, какие положены. На какие надбавки к пенсии можно рассчитывать после 80 лет? Узнайте об этом в  нашей статье. Как оформится на бирже труда для получения пособия для безработных — читайте в нашем подробном материале.

Как регистрировать и хранить

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета, журнале регистрации.

Образец журнала регистрации распоряжений по личному составу

Как показывает образец журнала регистрации приказов по личному составу, вести его очень просто. Но данные в нем должны быть точными и достоверными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Книга учета приказов должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после их увольнения.

Что касается хранения приказов, то, согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения:

• 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации;
• 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность приказов о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников;
• 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Нюансы оформления

При временной работе

Принимая человека на временный срок, в данный документ следует внести сведения о продолжительности действия трудового договора. В графе именуемой как: “условия приема на работу”, кадровик должен внести отметку, о том, что деятельность сотрудника ведется временно.

При приеме на работу индивидуального предпринимателя

Приказ оформляется в соответствии со стандартными требованиями. Единственным отличием при составлении данного документа является отсутствие кода по ОКПО и структурного подразделения, ведь деятельность индивидуального предпринимателя, как правило, не является постоянной и отличается временным характером.

Прохождение испытательного срока должно быть обязательно зафиксировано в приказе найма на работу.

При работе на полставки

Такой вид трудовой деятельности ведется только при внутреннем или внешнем совместительстве, размер самой ставки в бланк документа не вносится. В  данной бумаге указывается только величина оклада, сумма которого не может значиться выше, чем 0,5 ставки по штатному расписанию.

При приеме на работу совместителя

Оформление такого распоряжения, не имеет существенных отличий от предыдущего образца заполнения. Но если рассматривать вариант замещения временно отсутствующего сотрудника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, то строка с сроком окончания трудового договора не подлежит заполнению, так как основной работник имеет право возобновить деятельность в любое время.

При приеме на работу осужденного

При процедуре найма на работу человека, который был осужден, к основному пакету документов будет приложено предписание о явке на работу. Оно выдается уголовно-исполнительной инспекцией

Следует обратить внимание, что заключение срочного трудового договора с таким работником невозможно, для этого отсутствуют основания в Трудовом Кодексе Российской Федерации

В случаях приема на работу в логистические или транспортные компании.

Прием на работу переводом

В ситуации, когда работника переводят из одной организации в другую, документ о найме будет составляться по форме Т-1 (на прежнем месте ведения деятельности будет издана бумага об увольнении, на новом — о принятии). При осуществлении внутреннего перевода потребуется воспользоваться формой приказа Т-5.

При принятии на должность генерального директора

Оформляя трудоустройство рядового сотрудника, распоряжение о его поступлении в организацию подписывает руководитель. При найме же генерального директора документ подлежит подписи со стороны председателя собрания собственников компании. В данном случае будет применяться приказ о приеме на работу по форме Т-1, скачать который можно использую всемирную паутину.

Внимание! Если генеральный директор единственный собственник, он лично подписывает распоряжение о приеме на работу, так как при этом он является единственным учредителем данной компании.

Прием на работу несовершеннолетнего

Главной особенностью оформления распоряжения на работника, не достигшего совершеннолетнего возраста, является то, что при найме его в организацию с выпущенным документом следует ознакомить не его самого, а одного из родителей.

Устраиваясь же в возрасте уже старше 14 лет, молодые люди подписывают все необходимые документы самостоятельно.

При найме лица на должность бухгалтера применяется стандартный бланк по форме Т-1.

Трудоустройстве по производственной практике

Прохождение производственной практики может происходить как на основании гражданско-правового, так и на основании трудового договора. Во втором варианте, практиканта оформляют в качестве работника.

Прием на работу иностранного гражданина

Иностранцы, в отличии граждан Российской Федерации, трудоустраиваясь должны представить организации-работодателю дополнительные документы и сведения.

В свою же очередь предприятие обязано уведомлять органы ФМС России о найме на работу иностранных граждан. Сам бланк приказа иностранца, не имеет отличий от документа, оформляемого для гражданина России.

Распространенные ошибки и затруднения при составлении

Правильно составленный документ – это не только гарантия избегания проблем с контролирующими органами, но и возможность отстоять свою точку зрения в случае возникновения трудового спора, в том числе и при рассмотрении его в суде. Разберём наиболее распространённые ошибки и трудности, которые возникают у работодателя при составлении подобного документа.

1. Отсутствие названия. Как и любой норматив, этот документ должен иметь оглавление. Кроме того, если он является индивидуальным – в заголовке обязательно должны быть указаны личные данные принимаемого на работу лица. Например, «Приказ о принятии на работу Иванова И.И.». В самом тексте документа также должны быть указаны уже полные фамилия, имя и отчество сотрудника.
2. Неверное название должности. Человека берут на работу на вакантную должность в соответствии со штатным расписанием. Оно составляется согласно классификатору профессий. В документе должна быть правильно указана должность, на которую берут лицо. Особенно это имеет значение в том случае, когда занимаемая должность предполагает наличие у работника дополнительных льгот и гарантий, а также ограничений, предусмотренных трудовым законодательством.

1. Отсутствие размера оклада. Одним из существенных условий труда является его оплата. Поэтому если на предприятии установлен фиксированный оклад – это обязательно нужно отразить. Запрещается указывать вместо точной суммы определённый диапазон. Так называемой, вилки, которая может создаваться за счёт премий и других надбавок, не должно быть. Такие положения прописываются в отдельном внутреннем нормативном акте организации.
2. Отсутствие важных условий труда. В зависимости от обстоятельств, в приказе должны быть указаны следующие условия:

• назначение на должность в результате прохождения конкурса, с кадрового резерва, в результате успешного прохождения стажировки или подписания контракта;
• установление испытательного срока;
• работа постоянная или на определённый промежуток времени;
• назначение на должность по переводу;
• условия работы для должностей, которые требуют проведения аттестации рабочих мест;
• продолжительность рабочего дня или недели (при неполной занятости, и т.д.).

Такие условия индивидуальны и могут отличаться в каждом конкретном случае. Однако их указание поможет в дальнейшем избежать споров, в частности тех, что касаются увольнения трудящегося. Особенно такое актуально, если человек пришёл на временное место работы.

1. Отсутствие даты, с которой лицо приступает к работе. Чтобы правильно рассчитать трудовой стаж сотрудника, в приказе определяется конкретная дата, с наступления которой человек считается принятым в штат компании. Зачастую она совпадает с датой заключения трудового договора.
2. Отсутствие подписи работника. Как уже говорилось выше, сотрудник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с документом о своём назначении. На это у администрации есть три календарных дня. Своей подписью будущий сотрудник соглашается со всеми прописанными в нём положениями, а также фактически допускается к выполнению возлагаемых на него должностных обязанностей.
3. Отсутствие номера и даты документа. Вся документация юрлица подлежит строгой отчётности. Каждый акт должен иметь свой номер и дату, по которым их можно идентифицировать. Кроме того, документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале или книге учёта.

Чтобы избежать возможных ошибок, работодатели зачастую используют унифицированные формы

Для тех, кто предпочитает составлять документ по своему желанию в свободной форме, важно следить за тем, чтобы в документе были указаны все требуемые данные.

Ещё одна часто встречаемая ошибка связана с хранением документов. Многие работодатели избавляются от документации, которая, по их мнению, не актуальна. При этом они забывают, что документацию о трудоустройстве следует хранить 75 лет, независимо от того, работает ещё сотрудник на предприятии или нет. Все кадровые бумаги подшиваются и сдаются в архив. Уничтожать документы раньше предусмотренного в законе времени запрещено!

Случаи издания приказа

По норме статьи 68 Трудового кодекса после подписания трудового договора следует процедура издания приказа. Распоряжение о трудоустройстве оформляется и в том случае, если договор срочный.

Статья 59 Трудового кодекса содержит полный перечень обстоятельств, при которых возможно заключать срочные договоры, то есть именно такие ситуации служат основанием к изданию приказа о временном трудоустройстве.

Обстоятельства срочности таковы:

• замещение временно отсутствующего сотрудника (на время отпуска, декрета и т.п.);
• необходимость выполнения временных работ в компании, срок которых не превышает двух месяцев;
• необходимость выполнения сезонных работ (когда нужда в них возникает только в определённый сезон: летний, зимний и т.д.);
• направление на работу за границу;
• необходимость выполнения работ, отличных от основной деятельности компании (ремонт, пусконаладка, монтаж, демонтаж и т.д.);
• временное увеличение объёма работ;
• компания создана для выполнения определённых работ на обозначенное время;
• объём работ строго определён, но время выполнения не конкретизировано;
• стажировка, производственная практика;
• направление с биржи труда на определённый срок;
• альтернативная служба.

В перечисленных случаях приказ о временном трудоустройстве издаётся только на основании заявления, но существуют ситуации, когда и по взаимному соглашению устанавливается срок трудоустройства (ч.2 ст.59 ТК):

• работа у предпринимателя или в небольшой компании со штатом меньше 35 единиц;
• претендент является возрастным пенсионером;
• претендент может работать только временно по заключению врача;
• имеет место вахтовая работа на Крайнем Севере и приравненных к нему районах;
• работник принимается на время предотвращения аварий, ЧП, катастроф и их последствий;
• работа творческая (в СМИ, театрах, кинематографе, цирках и т.д.);
• трудоустраивается руководитель компании, его зам или главбух;
• трудоустраивается студент‑очник;
• работа по совместительству.

Журнал регистрации приказов о приёме на работу

Каждая организация, независимо от формы собственности и статуса учредителя, обязана вести журнал, где регистрируются приказы. Журнал имеет вид книги и специализированную форму, в которой расположена таблица с колонками, в которые вносятся сведения о каждом документе:

• порядковый номер записи;
• дата внесения;
• номер приказа;
• вид (о приёме, увольнении, переводе и т.п.);
• Ф.И.О. сотрудника;
• табельный номер работника;
• основание (ссылка на заявление, договор и т.п.).

Листы в журнале должны быть соблюдать нумерацию, а журнал опломбирован и прошнурован. Опломбировка удостоверяется штампом или печатью, с указанием должности или фамилии лица, проводившего опломбировку.

В небольших компаниях допустимо вести такие журналы, изготовленные самостоятельно. В крупных организациях и учреждениях целесообразно приобрести готовые бланки журналов. Когда все страницы журнала будут заполнены, заводится новый экземпляр, а старый убирается на хранение в архив.

Важные моменты

Роструд в Письме от 22.09.2010 № 2894-6-1 предоставил юридическую консультацию относительно документов, на основании которых разрешено заполнять трудовую книжку директора. Чиновники говорят, что работодатель может записывать данные из приказа о назначении на должность. Этим разъяснением можно воспользоваться и при заполнении трудовых книжек иных руководящих лиц.

Если новый сотрудник заменит на посту прежнего, важно следить за датами вступления в силу приказа об отзыве с должности первого работника и приказа о назначении нового работника. На примере директора это объяснить достаточно легко: два руководителя не могут в полной мере осуществлять свои полномочия в один день

То же самое относится к главным бухгалтерам, начальникам отделов и т. д.

Несколько слов об основаниях для выпуска приказа о назначении на должность. Рядовой сотрудник принимается на работу после заключения с ним трудового договора. Но когда речь идет о директоре, главном бухгалтере, иных назначаемых лицах, только этого документа может быть мало. Как правило, директора выбирает собрание акционеров или единственный учредитель: процедура должна быть прописана в правоустанавливающих документах или уставе. Поэтому данные о соответствующих решениях и протоколах также вписывают в качестве оснований для выпуска приказа о назначении на должность.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов, в том числе приказов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами приказов. Все необходимые кадровикам формы приказов доступны в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках — данные о формах, используемых при издании одного приказа на нескольких сотрудников.

Если в организации предусмотрено составление приказов по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих приказ. Если в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Мы Вконтакте

Кадровые документы

• Форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
• Форма Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
• Форма Т-2. Личная карточка работника
• Форма Т-3. Штатное расписание
• Форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
• Форма Т-6, Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
• Форма Т-7. График отпусков
• Форма Т-8. Приказ об увольнении работника
• Форма Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• Форма Т-10. Командировочное удостоверение
• Формы Т-11, Т-11а. Приказ о поощрении работника
• Формы Т-12, Т-13. Табель учёта использования рабочего времени

Форма приказа о приеме на работу 2019

Традиционно в кадровом делопроизводстве используются унифицированные формы. Для приказа о приеме применяется форма Т-1, либо Т-1а. Первая форма предназначена для оформления одного сотрудника, форма с литерой «а» используется для одновременного оформления нескольких сотрудников.

В настоящее время использование этой формы не является обязательным, и организация может использовать свою форму. Для этого такая форма должна быть разработана и утверждена приказом. Можно не разрабатывать свою форму полностью, а лишь внести изменения в унифицированную. Внесение изменений также нужно зафиксировать приказом.

Но, несмотря на это большинство организаций, и предприятий продолжают пользоваться унифицированной формой, поскольку она удобна в обращении и содержит все необходимые сведения.