Форма т-2 личная карточка работника: образцы и примеры заполнения

Образец заполнения личной карточки работника форма Т-2

Рассмотрим порядок заполнения бланка Т-2 подробнее ниже.

Заполнение «шапки» личной карточки

Вверху бланка расположены строки для указания следующей информации о сотруднике:

• название организации, ее ОКПО;
• дата заполнения Т-2;
• табельный номер — индивидуальный номер, присваиваемый конкретного сотруднику при приеме его на работу, данный номер сохраняется за работником на протяжении всего периода его работы в данной организации;
• ИНН сотрудника;
• номер СНИЛС;
• алфавит — первая буква фамилии работника;
• характера работы — постоянная или временная;
• вид работы — основная или по совместительству;
• пол — М или Ж.

Заполнение первого раздела бланка личной карточки работника:

Здесь отражаются общие сведения о физическом лице:

• номер и дата трудового договора;
• ФИО;
• место и дата рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• сведения об образовании и учебном заведении;
• профессия;
• стаж работы на основании трудовой книжки;
• семейное положение и состав семьи;
• реквизиты паспорта;
• адрес места жительства;
• номер телефона.

При необходимости также заполняются справа коды по различным классификаторам.

Заполнение второго раздела формы Т-2:

Заполняется на основании военного билета работника. Образец заполнения данного раздела можно посмотреть в примере, приведенном для скачивания ниже.

Заполнение третьего раздела бланка Т-2:

Первая запись делается о приеме на работу на основании приказа — указывается дата начала работы, название подразделения и должности, номер и дата приказа о приеме на работу, подпись работника. При этом делается запись в трудовую книжку о приеме на работу.

Если в процессе трудовой деятельности работник переводится на другую работу, то все передвижения также следует отражать в данном разделе на основании приказа о переводе.

Остальные разделы заполняются  в процессе работы сотрудника при наличии соответствующих оснований  приказов.

Заполнение восьмого раздела личной карточки Т-2:

Здесь следует отражать все уходу сотрудника в отпуск (основной оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный, декретный, по уходу за ребенком). Записи делаются на основании приказа на отпуск.

Последняя запись в личной карточке делается при увольнении работника (расторжении с ним трудового договора), указывается дата увольнения, а также номер и дата приказа об увольнении. При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись, после чего она выдается на руки работнику в последний рабочий день.

Заполняет бланк Т-2 сотрудник кадровой службы, о чем он делает запись внизу личной карточки, указав свою должность, подпись и расшифровку.

Работник может в любой момент ознакомиться с содержимым личной карточки. Причем он должен поставить свою подпись при первичной проверке данных, изложенных в формате Т-2.

Пример оформления

На основании каких документов заполняется личная карточка

Все сведения, отмечаемые в личной карточке, необходимо вносить опираясь на документы, представляемые работником, либо оформленные в компании в ходе его работы. Лучше всего с них снимать копии и присоединять к карточке в подтверждение правильности указания информации.

Главными документами, которые используются для внесения данных, являются:

• Паспорт работника.
• ИНН.
• СНИЛС.
• Военный билет (при его наличии).
• Аттестат и иной документ об образовании.
• Трудовая либо справка с основного места деятельности.
• Свидетельство о браке (если есть).
• Свидетельства о рождении на детей (если есть).
• Трудовой договор.
• Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, переводе, премировании, увольнении и т. д.

Большую часть этих документов требуется предоставить изначально при оформлении на работу — на их основании будут вноситься сведения на первые два листа личной карточки.

Важно! Сведения переносимые из приказов в карточку в связи с приемом, переводом, увольнением обязательно должны заверяться подписью самого работника, на которого открыта личная карточка Т-2.

Нюансы

При заполнении личной карточки вручную могут закончиться как графы в разделах, так и обнаружиться какие-то ошибки. Порядок действий в данных случаях представлен ниже.

Если закончилась графа «отпуск»

Если в восьмом разделе личной карточки закончились графы, оформляется дополнение к ней. Обычно это дополнение приказом не подкрепляется.

Далее ставится номер и название требуемого раздела (например, VIII «Отпуск»), переносится и заполняется табличная часть раздела.

Как исправить ошибку?

Ошибочные либо устаревшие данные зачеркиваются аккуратно одной чертой, правильный вариант пишется над неверной записью.

Исправление заверяется подписью лица, его вносящего. Если была исправлена запись с ошибкой, также пишется фраза «Исправленному верить», дата и подпись.

Нужна ли для ИП?

С октября 2006 года индивидуальные предприниматели должны вести кадровую документацию наравне с организациями. Поэтому ИП оформляют и трудовые книжки, и личные карточки для своих сотрудников.

Заводится ли по совместительству и на временного работника?

В организации может быть два вида совместителей: внутренние и внешние. И на первых, и на вторых необходимо оформлять личные карточки.

Личная карточка работника заводится и на постоянных, и на временных сотрудников. Если работник принят на определенное время, в графе характер работы личной карточки отмечается, что работа временная.

Есть ли отличия для государственных и муниципальных служащих?

Для учета труда лиц, находящихся на государственной и муниципальной службе, предусмотрена отдельная форма первичного учета персонала Т-2ГС.

Также отличия в оформлении личной карточки есть и при приеме специалистов научно-педагогического направления.

Для них дополнительно к Т2 оформляется еще одна карточка Т4, разработанная для учета труда научного и научно-педагогического работника.

Можно ли заполнять от руки?

Заполнение личной карточки только от руки – достаточно сложный и трудоемкий процесс. Поэтому большинство кадровиков предпочитает первоначально оформлять личную карточку при помощи компьютерной программы, распечатывать и далее вносить изменения уже вручную.

Полностью вручную могут заполняться личные карточки на толстых типографских бланках, так как принтер зачастую с такими бланками работать не может.

Можно ли вести в электронном виде?

Самым удобным способом ведения личной карточки считают ее заполнение в электронном виде. Большинство компьютерных программ заполняет форму Т-2 автоматически вместе с оформлением приказа.

Однако ведение личной карточки только в электронном виде неприемлемо, так как все вносимые изменения должны обязательно подписываться лично работником. Поэтому в отделе кадров необходимо иметь распечатанный вариант документа.

Образец заполнения карточки Т-2

Перед заполнением разделов личной карточки работника нужно указать в верхней части формы Т-2 — вписывается название организации работодателя, ОКПО, адрес компании, дата, соответствующая дню приема сотрудника на работу.

Работник получает личный табельный номер, под которым он будет фигурировать во всех документах внутреннего значения. При предъявлении принятым сотрудником ИНН, его номер вносится в соответствующее поле.

Номер СНИЛС указывается обязательно, согласно ч.1ст.65 кодекса. Если СНИЛС работник в ПФР еще не получал (первое трудоустройство), то необходимо осуществить его получение, после чего заполнить строку с номером страхового свидетельства.

Поле «Алфавит» заполняется начальной буквой фамилии работника.

В поле «характер работы» карточки Т-2 заполняется информация из одноименного поля приказа Т-1 (постоянная, временная), в поле «вид работы» также отражается информация из приказа о том, основная работа для сотрудника или совместительство.

Далее следует приступить к заполнению разделов бланка личной карточки, на стадии начального заполнения формы Т-2 при приеме на работу нужно внести данные в раздел 1, 2 и 3. Причем второй раздел заполняется только по военнобязанным работникам, которые предъявили военный билет.

В первом разделе личной карточки Т-2 приводится информация общего характера:

• ФИО без сокращений — переписывается точно из паспорта;
• сведения о рождении — также берутся из паспорта, место жительство не должно содержать более 100 символов;
• гражданство с указанием кода, для граждан РФ — код 1;
• степень знания языка заполняется по желанию;
• данные о приобретенном образовании — заполняется на основании диплом или иного документа, предоставленного работником, неоконченное образование в личной карточке Т-2 значится как неполное;
• профессия — берется из трудовой книжки;
• стаж работы — также заполняется на основании данных предъявленной трудовой книжки;
• семейное положение — наличие мужа/жены, детей, сведения о них и ближайших родственниках;
• из паспорта переписываются реквизиты о номере, серии, месте и дате получения документа;
• элементы адреса — по прописке и фактический.

Во втором разделе личной карточке Т-2 нужно заполнить сведения по воинскому учету, данный раздел не нужно заполнять, если это неактуально для конкретного работника. Указанные в разделе сведения заверяются лично тем лицом, которое заполнило раздел формы Т-2.

Информация в разделе 2 бланка Т-2 заполняется по гражданам, подлежащих призыву и находящихся в запасе, по разному. Для первых не нужно заполнять поля 1, 3, 4, 7, в поле 2 написать — подлежит призыву, далее в поле 5 внести категорию годности, в поле 8 — отметка о снятии с учета (актуально для лиц старше 50 лет и лиц, которые сняты с учета по медицинским показаниям.

Для лиц в запасе нужно заполнить все поля данного раздела бланка карточки Т-2.

Заполнение третьего раздела личной карточки проводится также при устройстве работника на работу. Здесь приводятся данные из приказа о приеме на работу, нужно четко переписать все данные из приказа, его реквизиты. Данная информация заверяется лично принятым работником.

Если в процессе работы сотрудник переводится на другую должность, в другое подразделение, то эти действия совершаются также на основании приказа о переводе и подлежат отражению в третьем разделе бланка Т-2 на основании приказа о переводе.

В процессе работы могут заполняться остальные разделы личной карточки, например, в 8-м отражаются данные по всем предоставляемым отпускам, раздел заполняется на основании приказа на отпуск.

Последний 11 раздел заполняется при расторжении трудового договора, в это поле личной карточки вносится информация из приказа об увольнении — его номер, дата, основание увольнения.

На заполненном образце личной карточки Т-2 должна стоять подпись работника после ознакомления и подпись кадрового сотрудника, заполнившего бланк.

Если у работника есть награды, почетные звания, то они показываются в личной карточке на основании ст.191 ТК РФ.

Раздел с дополнительными сведениями заполняется по желанию, если имеется дополняющая информация, которую нужно отразить в сводном кадровом документе о работнике.

Исправление личной карточки работника форма Т-2 проводится с помощью аккуратного зачеркивания ошибочных данных и написания рядом верных сведений. Исправление заверяется личной подписью исправителя.

Кодирование

Для заполнения некоторых полей в карточке может понадобиться кодирование. Проводить его необходимо в соответствии со Стандартами, установленными автоматизированными системами управления кадров.

Каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер, который в течение всей работы на предприятии остаётся неизменным.

Даты записываются арабскими цифрами, например, 16.12.2015.

При заполнении места жительства и места рождения необходимо применять общепринятые сокращения, такие как деревня – дер., область – обл. и так далее.

Опять же следует обратить внимание на то, что если на форму Т-2 будут внесены неправильные коды или цифры, не относящиеся к ней, то она будет считаться испорченной. В этом случае необходимо будет её переписать с самого начала

Поэтому, если знания в области кодирования недостаточные, рекомендуется все необходимые поля оставлять пустыми.

Если на предприятии нет автоматизированной системы по заполнению формы Т-2, допускается не кодировать реквизиты.

Как заполнить личную карточку работника: образец

Для корректной работы каждый сотрудник кадров должен знать, как заполняется личная карточка работника, форма Т-2. Образец заполнения бланка можно найти ниже.

В отличие от личного дела, она позволяет в упрощенном виде консолидировать всю информацию, касающуюся нового сотрудника. В дальнейшем кадровики должны вносить в нее все изменения: новую фамилию, изменения адреса, семейного положения и пр.

В отличие от личных дел, которые обычно не заводятся для младшего персонала (для рабочих), карточки должны быть у каждого сотрудника, независимо от его ранга. Заполняются они вручную, чтобы работник мог лично ознакомиться и поставить подтверждающую подпись.

Раздел №1

Первый раздел предназначен для общих сведений о человеке: его паспортных данных, прописке, дате рождения, образовании и пр. Сюда же вносится номер и дата договора с сотрудником. Вносить информацию можно с сокращениями, в таком случае нужно использовать общепринятую систему.

В графе образование вносятся необходимые данные на основании диплома. Если у специалиста нет диплома о высшем образовании, указывается «среднее» или «средне-специальное». Если дипломов слишком много, можно добавить дополнительный лист, описать опыт на нем и вложить в карточку.

В этом документе также подробно фиксируется информация о стаже: общем и непрерывном. Для этого используются сведения из трудовой книжки.

Раздел №2

Второй раздел предназначен для мужчин и содержит сведения о воинском учете. Он заполняется на основании предоставления воинского билета. Для тех, кто находится в запасе, существует несколько особенностей заполнения.

Для сотрудников с офицерским званием не нужно заполнять графу «категория запаса», сокращать названия, описания и обозначения нельзя.

Если сотрудник не годится для военной службы – об этом также необходимо сделать соответствующие записи. В таком случае пишется, что он снят с учета по возрасту или по состоянию здоровья.

Категории годности к службе обозначаются буквами – А – годен, Д – негоден, и другими промежуточными.

Раздел №3

Другой пример унифицированной формы Т-2, образец заполнения которой мы сейчас рассматриваем, — раздел 3. Он не заполняется в день поступления работника на службу и становится актуален только тогда, когда наниматель проводит аттестацию сотрудников.

Также обязательно должно быть указано решение аттестационной комиссии. После того, как процесс завершен, изменения зафиксированы, сотрудник может лично ознакомиться и поставить свою подпись.

Если в ходе аттестации работнику был предложен новый статус, сведения об этом должны быть отражены и в этом разделе.

Раздел №4 и №5

Пятый раздел является продолжением предыдущего и содержит правила заполнения карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Сюда вносится полная информация о сроках обучения, полученной специальности и пр. Сведения берутся с диплома или сертификата, полученных на обучении.

Также можно указать, является ли обучение инициативой предприятия. Если это так, то в карточке делается пометка о номере и дате приказа, подтверждающим это решение. Если нет, достаточно будет указать вид (диплом, сертификат, свидетельство и пр.) и номер выдачи.

Раздел№7

Сюда входят награды, присуждаемые работнику в течение его работы на этой должности. Кроме самого названия, необходимо указать номер и дату приказа. Информация о финансовых ежемесячных премиях, входящих в систему оплаты рабочих часов, в эту категорию не входит.

Раздел №8

В восьмом разделе фиксируются сведения о том, когда и как часто сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в процессе работы по мере необходимости. Сначала кадровик на основании приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой он начинается, а уже затем, после того, как работник вышел из отпуска, он вносит запись о его завершении.

Это необходимо для избегания правок в этом документе: сотрудник может заболеть в отпуске, продлить его, уйти на больничный, написать заявление об уходе. Информация об отпуске за свой счет также фиксируется в личной карточке, как и остальные.

В разделе №6 отображаются аналогичные сведения, касающиеся повышения квалификации с помощью переподготовки или перепрофилирования.

Другие разделы

Следующие два раздела содержат информацию о льготах, порядке их предоставления, сюда же вносятся дополнительные сведения, которые невозможно квалифицировать в другие разделы.

Завершающий раздел содержит сведения об увольнении. В него вносится последняя запись об истории работы сотрудника в компании. Кадровик вписывает информацию об увольнении в последний рабочий день сотрудника и приглашает его для ознакомления. Увольняющийся должен поставить свою подпись в личной карточке и в своей трудовой.

Внесение сведений о ВУ

Постепенно подошли к интересующей нас теме. Основанием для внесения сведений в личную карточку служит военный билет или приписное удостоверение. Процедура заполнения некоторых полей зависит от званий военнообязанных и видов воинского учета.

Внесение сведений об офицерах запаса

Первый пункт в анкете не заполняется, а сразу вносится воинское звание. Данные берутся из военного билета. При последовательном присвоении званий писать нужно последнее по дате. Наименование профиля указано в п.7 в военном билете. Для большинства офицеров это командный профиль, однако может встречаться медицинский, педагогический, юридический и т.д.

Пункт №5, указывающий на категорию годности должен содержать литеру, соответствующую категории, которая была присвоена по результатам заседания военной комиссии. Если в документе отсутствует категория, то в карточку заносится литера «А».

Следующая запись производится в случае наличия мобилизационного предписания. Это документ, выданный военкоматом для сверки данных. Он подразумевает явку без повестки во время объявления мобилизации. В анкету выставляется номер команды, взятый из предписания. При постановке лица на спецучет в соответствующее поле вносится номер удостоверения об отсрочке. Данные о ВУ часто меняются, поэтому рекомендуется писать их простым карандашом.

О рядовых

Категория запаса – это показатель, который определяет прохождение воинской службы. Если гражданин служил в ВС не меньше года, то в запасе он состоит в 1 категории. Лица, не служившие, имеют 2 категорию. Пункты, заполнение которых не вызывает трудностей или производится по аналогии с процедурой внесения сведений об офицерах, рассмотренной ранее, пропустим и выделим лишь те, что имеют особенности. Напротив графы «профиль» без сокращений должно быть написано: «солдаты» или «матросы».

Все остальные поля оформляются по данным военного билета без каких-либо дополнений. Необходимо отметить, что такой способ ведения личной карточки характерен не только для рядовых, но и для матросов, прапорщиков, мичманов и сержантов.

О призывниках

Личные корточки на граждан, которые должны быть призваны в состав ВС, заполняются на общих основаниях. Призывником считается гражданин, верхний возрастной порог которого не достиг 27 лет. Трудоустройство этой категории граждан часто встречается, если была получена отсрочка от армии.

Первое поле, отвечающее за категорию запаса, по понятным причинам не заполняется. Если сотрудник намеревается работать в организации продолжительное время, то запись можно делать ручкой, так как после достижения им возраста 27 лет он получит военный билет и будет считаться военнообязанным в запасе с категорией 2.

Вместо воинского звания следует написать «Подлежит призыву». Часто случается такое, что после службы гражданин возвращается на предыдущее место работы. Чтобы не производить лишних исправлений, поля с изменяющейся информацией, не позволяющие вносить дополнения, следует заполнить карандашом. После изъятия карточки из картотеки обязательно все записи дублировать ручкой.

Все заполненные сведения согласуются с самим работником. После ознакомления он должен расписаться в документе. Кстати, свою роспись он должен устанавливать при внесении любых изменений. Работник подлежит снятию с учета, если достиг определенного предусмотренного законодательством возраста или отбывает на другое место жительства. Перед тем, как личная карточка будет изъята из картотеки, необходимо в пункте 8 сделать отметку в военкомате, свидетельствующую о снятии с учета.

Самое важное требование к заполнению бланков, которое предъявляется к лицу, ответственному за учетную работу, это аккуратность. Дело в том, что по требованию некоторых военкоматов формуляры с исправлениями могут приравниваться к нарушениям в ведении ВУ

Оспорить их требование невозможно, поэтому прежде чем вносить какую-либо информацию, следует несколько раз проверить ее достоверность. Почерк должен быть каллиграфическим, а записи производиться в строгом соответствии с правилами.

https://www.youtube.com/embed

Начало формы и раздел лОбщие сведения»

Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.

Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:

• табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);

• идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;

• номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

• алфавит (первая буква фамилии сотрудника);

• характер работы (постоянно или временно);

• вид работы (основная или по совместительству);

• пол (мужской, женский).

Теперь предстоит заполнить самый объемный раздел формы Т-2 — лОбщие сведения». Первым делом в специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.

ПУНКТ 1. лФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО». Внимательно перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество нужно указывать полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных (это особенно актуально, если вы заполняете личную карточку женщины).

ПУНКТ 2. лДАТА РОЖДЕНИЯ». Месяц рождения пишется буквами, а число и год — цифрами. С правой стороны в ячейке для кода напишите дату рождения цифровым способом.

ПУНКТ 3. лМЕСТО РОЖДЕНИЯ». Записывается в соответствии с паспортом. Если вы кодируете данные в форме Т-2, то для заполнения пункта 3 вам понадобится ОКАТО.

ПУНКТ 4. лГРАЖДАНСТВО». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если вы не кодируете информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору.